Bán hàng Online Ship COD như thế nào? Quy trình ship hàng cho chủ shop mới bắt đầu?

Ship COD là gì?

Ship COD là gì? Ship COD là từ viết tắt của Cash on Delivery nghĩa là hình thức thanh toán ngay khi nhận hàng. người mua hàng có thể được nhận sản phẩm trước rồi sau đó mới phải trả tiền cho shipper để hoàn thiện đơn hàng.

ích lợi của hình thức ship hàng COD với người mua hàng là rất lớn, người mua có thể được nhận hàng tận tay và có khả năng xem hàng, thậm chí thử hàng rồi mới quyết định trả tiền cho món hàng, ngược lại, nếu như không hài lòng có khả năng từ chối thanh toán và trả lại người bán.

Ship COD mang cái lợi đến cho người người mua, nhưng trái lại cũng đem tới không ít “rủi ro” cho người bán. bạn có thể gặp nhiều trường hợp khi hàng đến nơi khách từ chối nhận, khách thử đồ không vừa, khách hết hứng mua,… Và như Vậy là bạn lại “méo mặt” nhận hàng hoàn trong khi phải chịu chi phí thanh toán 2 chiều.

Cũng bởi tư duy “chắc ăn” của người mua, họ chưa thực sự tin tưởng vào loại hình mua hàng Trực tuyến nên ship COD vẫn là hình thức vận chuyển phổ biến tại nước ta vào thời điểm hiện tại.

hướng dẫn ship COD đơn giản

đầu tiên, bạn cần hiểu quy trình ship COD là gì và nó vận hành như thế nào? Blog Sapo chia ra thành các bước để thể hiện sẽ cho bạn hình thức ship COD như sau:

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng

Ở bước này, người bán sẽ nhận đơn đặt hàng của khách tại các kênh online như: Website, trang Facebook, trên sàn TMĐT hoặc đặt tại cửa hàng và có mong muốn ship hàng.

Bước 2: Chốt đơn và xác nhận chuyển hàng

sau khi nhận được đơn hàng, chủ cửa hàng chủ động gọi lại cho khách công nhận thông tin và tạo đơn hàng với các trường nội dung cơ bản để tiến hành gọi Ship như:

• Tên người mua hàng
• Địa chỉ nhận hàng chi tiết
• số điện thoại
• Tên sản phẩm khách đặt hàng
• Giá bán

Với các chủ shop bán Trực tuyến chủ động tìm Ship COD, bạn có thể tự tìm Shipper trên các nhóm tìm Shipper, việc này sẽ đơn giản hơn với các đơn hàng trong nội thành. Còn với cách Ship COD toàn quốc, chủ cửa hàng cần liên hệ với các đối tác Ship hàng chuyên nghiệp, uy tín như các cơ quan vận tải phổ biến hay Ship COD bưu điện để đảm bảo quá trình chuyển hàng và thu tiền diễn ra suôn sẻ.Với các cửa hàng chuyên nghiệp sử dụng các phần mềm kinh doanh, việc tạo đơn được làm trên ứng dụng giao hàng có thể trở nên dễ dàng hơn, rất chuyên nghiệp và minh bạch, đơn giản cho việc quản lý sau này.

Còn một số có thể lại ưu thích lưu thông tin đơn hàng trên tệp excel, thậm chí là sổ sách, tuy nhiên Sapo không khuyến khích bạn làm theo cách này, vì việc quản lý thông tin khách hàng và đối soát sau này sẽ rất vất vả. cụ thể Sapo sẽ giải thích trong các bước sau.

Bước 3: giao hàng cho đơn vị vận tải

gửi hàng cho các đơn vị ship COD toàn quốc, bạn sẽ mang sản phẩm trực tiếp ra các điểm gửi hàng, viết phiếu gửi. Hoặc shipper sẽ đến cửa hàng để lấy hàng (một số đơn vị bạn sẽ phải mất thêm khoản chi khi dùng dịch vụ shipper đến lấy hàng tận nơi). lưu ý, toàn bộ phiếu gửi hàng phải giữ cẩn thận, nếu bị mất bạn sẽ không nhận được tiền thu hộ COD.

Gợi ý: Để tránh thất lạc phiếu gởi hàng, quản lý và đối soát đơn hàng đơn giản hơn, bạn nên sử dụng ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí Sapo. Giúp tạo đơn hàng, quản lý khách hàng, đẩy đơn sang cơ quan ship hàng COD chuyên nghiệp và đối soát minh bạch và rõ ràng.

Với phần mềm quản lý bán hàng Sapo, khi mà bạn tạo xong đơn hàng thì đơn hàng này sẽ được tự động tính phí ship và thời gian ship hàng của 7 đối tác vận tải của Sapo như: GHN, Best Express, Ahamove, VN Post, Shippo,… Để bạn chọn lựa một trong số bên vận tải có khoản chi rẻ nhất hoặc thời gian giao hàng nhanh nhất. phần mềm còn giúp đỡ và hỗ trợ in hóa đơn qua bluetooth điện thoại, nên bạn có thể rất nhàn. Không cần viết phiếu tay, đối soát COD tự động hoàn toàn qua phần mềm vô cùng tiện lợi.

Bạn cũng sẽ không phải tốn công đem hàng đi gởi tới các cơ quan vận chuyển mà giờ đây chỉ cần ngồi một chỗ là đã có khả năng chọn ship COD dễ dàng, tìm shipper dễ dàng mà lại kiểm soát được đơn hàng của mình rất yên tâm.

Bước 4: Tiến hành chuyển hàng

cơ quan giao hàng sẽ vận giao hàng hóa đến địa chỉ người nhận hàng. thông thường thời gian giao hàng trung bình khoảng 2 – 4 ngày (nếu chuyển nhanh), 7 – 10 ngày (chuyển chậm). đây là thông số tương đối thôi, vì sẽ có Mỗi lần đơn hàng được giao nhanh thất thường, hoặc đôi khi bạn có thể “sôi máu” bởi giao nhận nhanh mà 10 ngày khách vẫn chưa nhận được.

tuy nhiên, sự tăng trưởng về dịch vụ ship COD ngày càng cao nên thời gian giao hàng của các bên vận tải cũng đều được rút ngắn đi rất nhiều để phục vụ mong muốn nhận hàng nhanh chóng của người mua cũng giống như giúp người bán thuận lợi hơn trong bán hàng.

Ship hàng COD được rút ngắn thời gian chỉ từ 2 – 4 giờ tùy theo cách tính toán của từng đơn vị. tuy vậy, với thời gian ship hàng nhanh thì đồng nghĩa với giá ship sẽ cao hơn so với thông thường. thế nhưng khi mà bạn sử dụng app quản lý bán hàng và đẩy đơn ship hàng COD Sapo, ứng dụng sẽ tự động gợi ý cho bạn bên ship COD có mức giá rẻ nhất trong thời gian ngắn nhất để bạn thoải mái lựa chọn. Kèm với đó là hàng loạt các ưu đãi về phí vận chuyển cho bạn.

Bước 5: Người mua nhận hàng và thanh toán

đây là giai đoạn Shipper giao hàng và thu tiền hộ dựa trên hóa đơn chuyển hàng. một khi công đoạn nhận hàng và thanh toán hoàn tất bạn có thể ra bưu cục lấy tiền thu hộ. Trường hợp “số đen” khách không nhận thì hàng có thể được hoàn về cho chủ cửa hàng và tùy thuộc theo chính sách của đối tác vận chuyển, người bán sẽ phải trả thêm phí chuyển hoàn hoặc không.

Bước 6: Đối soát

Tại quy trình đối soát, cơ quan vận chuyển sẽ thanh toán phí thu hộ cho bạn. Bạn lưu ý chỉ nhận tiền thu hộ trong giờ hành chính và nhớ đối soát phí COD để khiếu nại nếu có sai sót.

3. Kinh nghiệm ship COD

Phí ship COD thường đắt hơn so sánh với phí vận chuyển hàng thông thường. Khi các đơn vị tính phí ship của bạn sẽ dựa trên 2 yếu tố: Phí vận tải + phí COD thu hộ. thế nên, nếu như chọn lựa hình thức khách nhận hàng thanh toán, bạn sẽ phải chịu thêm khoản phí thu hộ, thay vì chỉ mất phí vận chuyển nếu khách hàng chuyển khoản trước.

đa số những người bán hàng online đều đã từng gặp rắc rối với việc Ship COD toàn quốc. đặc biệt là những trường hợp ship hàng đến nơi khách không lấy, bị bỏ bom… dẫn đến tỷ lệ trả hàng lớn, tổn thất khoản chi. Cùng điểm qua 4 cách ship hàng COD phía dưới, chắc chắn bạn sẽ giảm tối đa tỷ lệ hoàn đơn nhờ vào những cách ship hàng online dưới đây.

Nguyên tắc 1: Sự chuẩn bị của bạn phải đủ tốt

Việc chuẩn bị một dịch vụ/sản phẩm tốt luôn là tiền đề để người bán tiến gần hơn đến túi tiền tài khách hàng, quan trọng là những kế hoạch trong tương lai cũng cần sự ủng hộ không hề nhỏ từ họ. Cách ship hàng COD cũng có những đặc thù của riêng nó, ai làm tốt người đó có thị trường.

Bạn nên có một hoặc hơn một nhân viên luôn theo dõi đơn hàng thường xuyên hoặc sử dụng phần mềm quản lý để giúp đỡ và hỗ trợ làm chủ. phụ trách đóng gói, liệt kê gửi đi, gửi đơn hàng cho bên vận chuyển theo dõi và giải đáp nội dung phản hồi từ bưu điện, thống kê lại các tình huống thường gặp trong ship hàng Trực tuyến.

Nhiều shop online thường tận dụng một nhân viên nhiều việc nên thường bị chồng đơn, không chú tâm đến sự trao đổi qua lại với bên giao hàng và giải quyết nhanh chóng các đơn hàng đã gởi.

người mua hàng ghé thăm cửa hàng của bạn tức là họ đã có sự chú ý nhất định đến sản phẩm. nếu như họ đặt mua thì khả thi nhất đã “chốt” món hàng đó Và chuẩn bị và sẵn sàng chi trả, điều cuối cùng bạn cần là làm họ thật ưng ý với dịch vụ giao hàng của của mình. Hãy nhớ rằng, luôn mang suy nghĩ phục vụ để lần sau họ quay lại.

Nguyên tắc 2: Quản lý những đơn hàng chưa ship COD thành công

Dù cho ship COD ra sao cũng nên kiểm duyệt xem lý do tại sao mà đơn hàng chưa phát được, lý do vì mình hay vì lý do khác, lưu lại thông tin cần để có hướng xử lý kế tiếp, tránh lặp lại.

giải quyết các tình huống khi ship hàng online:

• khách hàng tắt máy: Gọi lại vào một thời điểm khác (tùy thuộc hoàn cảnh, có thể áng chừng thời gian cuộc họp hoặc việc bận).
• Không tắt máy nhưng gọi không nghe: Gọi lại vào ngoài giờ hành chính, hoặc vào Ngày tiếp đó.
• Hẹn một thời điểm khác: thông cáo lại cho bên chuyển hàng để chỉnh sửa. Trước ngày chuyển hàng nhớ nhắc người mua hàng là em sẽ chuyển hàng lại cho anh chị. Nhớ thông tin lại cho bên giao hàng là ngày đấy chuyển hàng.
• khách hàng từ chối nhận hàng: Chắc chắn rằng nhân sự bên chuyển hàng thông cáo ngay cho bạn khi người mua hàng từ chối. lúc đó bạn nên hỏi khách hàng nguyên nhân và chắc chắn rằng mình có khả năng khắc phục nguyên nhân đấy để làm ưng ý họ. Hãy dùng tài đáp ứng của bạn để làm họ chấp nhận vì bạn càng chân thành thì năng lực họ thay đổi quyết định càng cao.
• Địa chỉ sai hoặc đến đúng địa chỉ tuy nhiên người nhận không nhận: Bạn nên kiểm tra lại thông tin khách hàng từ bước đầu và tìm cách liên lạc lại với đúng người đặt mua. Nên nhớ dù có thế nào vẫn giữ thái độ khiêm tốn nhẹ nhàng vì họ vẫn là khách hàng.
• Đúng người nhưng kiểu “đặt chơi”: Riêng thứ này thì 5 ăn 5 thua. Bước đầu bạn vẫn đáp ứng họ nhưng nếu như cảm thấy không có cơ hội, bỏ!

Nguyên tắc 3: giải quyết đơn hàng từ đơn vị vận chuyển góp ý

Các tình huống thường thường xảy ra và gợi ý giải pháp xử lý:

• khách hàng mở hàng ra coi không nhận hàng

Luôn nhớ hàng đã đến tay khách hàng thì sử dụng mọi cách để họ không trả lại. Vì ít nhất họ coi hàng là đã có ý mong muốn thu thập hàng.

Niềm nở hỏi khách hàng nguyên nhân vì sao khách hàng không nhận hàng, lấy mẩu giấy hoặc cuốn sổ ra note lại như một người làm thị trường thực thụ. Hãy cho họ thấy bạn lắng nghe họ và chuẩn bị và sẵn sàng làm họ ưng ý bằng dịch vụ của bạn.

đưa ra giải pháp nhanh và đúng cách nhất để lấy lại lòng tin của họ ngay lúc đó, chỉnh sửa hoặc nâng cao dịch vụ đi kèm. Và đừng quên cám ơn khách hàng hay hứa sẽ giữ lời hứa (nếu có) nhé!

• Shipper/bưu tá không gọi cho bạn ngay tại thời điểm khách không nhận hàng

Giao kèo: Bưu tá/shipper phải bồi thường đơn hàng:

Chắc chắn rằng bạn đã đòi hỏi shipper/bưu tá thông cáo cho bạn ngay tại thời điểm nếu như khách không nhận hàng. Nói với bưu tá phát lại hàng cùng lúc đó liên lạc với khách hàng nhận lại. nhưng nếu không phát được bưu điện vẫn đền đơn hàng này vì không thực hiện đúng nguyên tắc.

liên lạc cho đơn vị giao hàng: Đơn hàng bưu tá không gọi cho shop ngay tại thời điểm phát nếu khách đứng đấy mà không nhận hàng.

Gọi điện thoại đáp ứng khách hàng nhận lại để hỗ trợ bưu tá.

Nguyên tắc 4: cách thức phục vụ làm nên uy tín

Ship COD dù như thế nào thì thái độ của bạn vẫn phải đúng mực. trước tiên hãy học cách nói xin lỗi vì bạn phục vụ không chu đáo. Cố gắng để hiểu khách hàng và cố gắng biết nguyên nhân để sau này sửa để có những dịch vụ tốt hơn.

Càng làm khách hàng ưng ý bao nhiêu thì mức độ tiếp cận đến túi tiền của họ càng cao.

Nên nhớ mình càng phục vụ được nhiều khách thì thị trường của mình càng mở rộng. không chỉ những người đã từng giao được hàng bạn mới phục vụ, những người chưa giao được hàng lại thật sự tiềm năng. Cố gắng giữ liên hệ nào đó với người mua hàng nhằm tăng phần trăm thành công của những lần chuyển hàng tiếp theo.

Các bước vận giao hàng hóa đi tỉnh đơn giản

Bước 1: Chọn dịch vụ ship hàng đi tỉnh uy tín

Để chọn được một đơn vị có dịch vụ ship hàng đi tỉnh uy tín và phù hợp với đặc thù hàng hóa và khả năng tài chính thì chủ shop cần cân đề cập đến số lượng hàng và thành quả của hàng hóa thế nào. Có hai cách ship hàng đi tỉnh phổ biến mà các shop có khả năng lựa chọn gửi hàng đi tỉnh như sau:

1.1. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa không chuyên

Đối với hình thức ship này thì đơn giản thôi, người gửi sẽ mang hàng ra bến xe hoặc thông qua xe khách của các tỉnh để gửi hàng đến người nhận ở tỉnh đấy.

Ưu điểm:

• Thủ tục nhanh gọn, chỉ phải mang hàng hóa ra bến hoặc liên lạc trước với nhà xe để gởi.
• sản phẩm đến tay người nhận nhanh vì sẽ đi theo xe chở hành khách về tỉnh trong ngày. nếu như khoảng cách của người gởi đến các tỉnh gần nhau thì chỉ 1-3 tiếng là khách hàng có khả năng nhận được. nếu xe đi vào buổi tối thì sáng hôm sau người nhận có khả năng nhận được hàng.
• thích hợp khi gửi sản phẩm tươi sống như: rau, hoa quả, thuốc…các hàng nặng, cồng kềnh.

gửi hàng đi tỉnh bằng cơ quan vận chuyển không chuyên

Nhược điểm:

• Với cách gửi hàng đi tỉnh này thì hàng hóa không được bảo đảm an toàn, bởi vì các nhà xe thường vẫn chưa có dịch vụ đóng gói và bảo quản sản phẩm chuyên nghiệp.
• Không gởi được nhiều hàng cùng một lúc vì nơi chứa hàng của xe khách thường là dưới gầm xe, diện tích hẹp và sẽ va chạm với hàng của người gởi khác ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
• Hàng chỉ đỗ ở bến xe nên người nhận phải ra bến hoặc liên hệ trước với nhà xe để hẹn địa điểm lấy hàng nên trong trường hợp nếu người nhận cần giao tận nhà thì hình thức giao hàng này sẽ không phải là một lựa chọn phù hợp.
• Cách ship hàng đi tỉnh này không thích hợp cho các mặt hàng có thành quả cao như đồ công nghệ, trang sức…
• Nhà xe thường chỉ giao hàng tới điểm nhận chứ không thu hộ tiền nên bạn có thể không thể ship COD tỉnh nếu chọn cách này

Cách ship hàng qua bưu điện này cần phải chọn lựa được cơ quan uy tín

1.2. Cách gởi hàng đi tỉnh qua các đơn vị chuyên nghiệp

vào thời điểm hiện tại có rất nhiều dịch vụ vận giao hàng hóa chuyên nghiệp, uy tín, chuyển hàng bảo đảm, nhất là khi ship COD tỉnh. bạn sẽ tham khảo một vài đơn vị gởi hàng đi tỉnh được nhiều shop chọn lựa dưới đây.

Cách ship hàng đi tỉnh qua bưu điện

Với xu thế chuyển hàng nhanh gia tăng như vào thời điểm hiện tại thì bưu điện lại chính là hình thức giao hàng đi tỉnh uy tín được nhiều người mua hàng chọn lựa.

Ưu điểm:

• hàng hóa được đóng gói cẩn thận, nội dung người gởi và người nhận được ghi rất đầy đủ và đúng thủ tục.
• Mạng lưới bưu điện khá rộng rãi gần như tất cả các tỉnh thành đều có bộ máy bưu điện.
• thích hợp khi gửi thư hoặc các giấy tờ quan trọng.
• Cước giao nhận đi tỉnh của bưu điện là rẻ nhất trong các loại hình dịch vụ vận tải.

Nhược điểm:

• Với cách ship hàng đi tỉnh này thì thủ tục gởi hàng khá rườm rà.
• Người gởi phải mang hàng đến tận nơi để gởi.
• sản phẩm được kiểm duyệt kĩ, phải xác minh qua nhiều bước.
• Thời gian trả hàng lâu hơn so sánh với dịch vụ giao hàng bên ngoài.

Cách gửi hàng đi tỉnh qua Viettel Post

Ưu điểm:

• nếu như có gởi hàng qua Viettel post thì bạn cũng biết là họ bảo quản hàng hóa tốt.
• Dịch vụ khá thuận tiện.
• bộ máy bưu cục rộng khắp toàn quốc.

Nhược điểm:

• tuy vậy đối với vận chuyển hàng hóa qua Viettel post thì giá hơi cao so với dịch vụ cùng loại của các đơn vị khác.
• Thời gian giao hàng khá chậm.

Cách ship hàng đi tỉnh qua giao hàng tiết kiệm

Ưu điểm:

• hệ thống Web tự động, lôi cuốn người mua hàng.
• Đội ngũ hỗ trợ khách hàng tốt.
• giá tốt, cước phí có sự cạnh tranh.
• Có dịch vụ bảo hiểm hàng hoá.

Nhược điểm:

• Thời gian vận chuyển giữa các thành phố chậm.

gởi hàng đi tỉnh qua chuyển hàng nhanh

Ưu điểm:

• Hàng được vận chuyển nhanh.
• bộ máy Web, chăm sóc khách hàng tốt.
• Có chế độ bồi thường trong trường hợp hàng hoá hư hỏng.

Nhược điểm:

• Phí COD cao
• Bảo quản hàng còn hạn chế

tùy theo mong muốn, các chủ cửa hàng sẽ tự chọn lựa được cơ quan gửi hàng đi tỉnh phù hợp. Cách ship hàng đi tỉnh qua dịch vụ không chuyên hay cách gởi hàng qua bưu điện hay qua các cơ quan dịch vụ khác cũng đều có những lợi thế riêng. Gợi ý đơn giản dành cho các cửa hàng dễ chọn lựa là:

• nếu chủ cửa hàng muốn tối ưu khoản chi ship hàng đi tỉnh, mà người nhận không không quá cần thiết về thời gian giao hàng thì dịch vụ gởi hàng qua bưu điện là chọn lựa phù hợp.
• nếu shop cần gửi nhiều hàng hóa, cồng kềnh và nặng thì nên chọn một dịch vụ vận tải uy tín vì bưu điện thường sẽ có giới hạn về khối lượng vận tải

Bước 2: Xác minh đơn hàng

Khi vận chuyển hàng hóa đi tỉnh, vấn đề khiến nhiều shop “đau tim” đặc biệt là việc hoàn đơn. Để phần trăm đơn hoàn về shop thấp nhất thì bạn tuyệt đối không được bỏ qua khâu xác minh đơn hàng.

2.1 Cảnh giác với các đơn hàng ảo khi ship hàng đi tỉnh

Đối với các cửa hàng Trực tuyến, khi ship hàng đi tỉnh không thể tránh khỏi việc bị “bom hàng”, rất nhiều trường hợp người mua hàng đặt mua cho vui, đặt cho “sang miệng”, thích lên thì đặt nhưng đến khi ship hàng đến lại kêu không có tiền nên không nhận hàng.

Bên cạnh đấy, cũng có nhiều cửa hàng gặp phải trường hợp sai thông tin địa chỉ người nhận, ship gọi cháy máy vẫn chưa có ai nghe, cuối cùng hàng lại phải trả về kho.

Chính vì vậy, đối với những đơn ship hàng đi tỉnh, để hàng đơn giản đến tay người nhận, còn cửa hàng tránh được việc hủy đơn, hoàn đơn, bạn cần cảnh giác với các đơn hàng ảo bằng cách xác mình chính xác một số nội dung khách hàng như:

• Tên người nhận (Có nhiều trường hợp, người mua hàng ở trung tâm nhưng mong muốn đặt mua cho người nhà hoặc bạn bè ở tỉnh nên chủ shop cần phải chú ý công nhận lại tên của người nhận. thỉnh thoảng người đặt hàng và người nhận khác nhau nên chủ shop cần phải hỏi rõ người nhận là ai để nắm rõ ràng địa chỉ giao hàng).
• số máy (Trong trường hợp người đặt hàng là người nhận thì chỉ phải xác nhận một số điện thoại người đó hay dùng, nếu người nhận và người đặt là hai người không giống nhau thì cần phải xác số máy của cả hai người).
• Địa chỉ chi tiết của người nhận hàng (Nếu người nhận ở trung tâm nội thành thì nhân sự giao hàng sẽ dễ dàng tìm thấy địa chỉ, còn đối với những người mua hàng ở tỉnh, ở các thôn, xã xa xôi thì địa chỉ rất khó nhớ và khó tìm, có nhiều địa điểm vẫn chưa có số nhà, thỉnh thoảng phải hỏi người dân địa phương ở khu vực đó mới nhận biết chuẩn xác nên khi gọi điện xác nhận đơn hàng đi tỉnh, cửa hàng cần lưu ý càng hỏi chi tiết từ số nhà, ngõ/ngách, đường (thôn), phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh thì chuyển hàng càng nhanh và tránh được tối đa trường hợp hủy đơn, hoàn đơn do không tìm được địa chỉ nhà của người nhận).

2.2 liên hệ với người nhận

Có nhiều trường hợp, shop không gọi điện Thông báo về hàng hóa với người mua hàng dẫn đến trạng thái nhân sự giao hàng mang hàng đến nơi tuy nhiên khách bận, khách vẫn chưa có nhà nên không nhận được hàng.

thế nên, khi gửi hàng cho đơn vị vận chuyển thành công, chủ cửa hàng nên liên hệ với người nhận để công nhận đã gởi hàng và Thông báo thời gian chuyển hàng để người nhận chủ động thời gian nhận hàng. Khi gọi điện hoặc nhắn tin cho khách, chủ shop cũng cần miêu tả chi tiết hình dáng chiếc hộp (thùng) hàng hoặc gởi ảnh chụp của gói hàng cho người nhận để tránh trường hợp giao nhầm hàng.

đa số các cơ quan chuyển hàng hoặc nhà xe hiện nay đều có khả năng Thông báo bằng email / tin nhắn / gọi điện cho người nhận trước khi hàng hóa đến địa điểm, nên chủ shop có thể an tâm về việc thông cáo cho người nhận.

sau khi người nhận nhận được hàng, chủ shop cần liên lạc lại để xác minh hàng hóa, đồng thời kiểm tra chéo với người nhận để nhằm bảo đảm người nhận nhận được đúng hàng hóa.

Bên cạnh đấy, sau khi xác minh xong về hàng hóa, bạn nên trao đổi thêm với người nhận để lấy góp ý về chất lượng hàng hóa cũng như chất lượng dịch vụ của đơn vị giao hàng để chú ý cho những lần gởi sau.

Bước 3: Theo dõi hành trình đơn hàng

Với cách gửi hàng đi tỉnh bằng xe khách, bạn sẽ gọi trực tiếp qua số máy của nhà xe để nhận biết sản phẩm của mình đang ở đâu và khi nào thì khách nhận được hàng.

nếu như vận giao hàng hóa qua các đơn vị chuyển hàng chuyên nghiệp, chủ cửa hàng cũng có thể theo dõi hành trình vận chuyển của đơn hàng của mình qua phần mềm của các cơ quan giao hàng nên hoàn toàn có khả năng làm chủ được sản phẩm của mình đang như thế nào.

Mỗi ngày, các đơn vị vận chuyển phải giải quyết khối lượng đơn hàng cực lớn. Với hiện trạng đơn hàng quá tải như hiện nay, không phải lúc nào hàng hóa gửi đi tỉnh cũng được thuận lợi.

Không ít người mua hàng rơi vào tình trạng sản phẩm bị thất lạc, đơn giao chậm, hàng gởi đi mà người mua hàng phản hồi vẫn chưa nhận được, hệ thống treo đơn không giải quyết… Với những trường hợp như vậy, bạn cần gọi điện trực tiếp với người vận chuyển hàng hóa, nhân viên giao hàng tại tỉnh đấy hoặc kiểm duyệt trên hệ thống quản lý sản phẩm của cơ quan vận chuyển để nắm được tình hình thực tế của đơn hàng để có phương án xử lý với khách hàng.

Các đơn vị giao hàng chuyên nghiệp luôn có Lịch trình vận tải trên hệ thống của doanh nghiệp, bạn có thể tra cứu phụ thuộc vào mã số sản phẩm khi giao hàng, để nắm được đơn hàng đang lưu kho tại đâu.

Khi người vận tải làm mất sản phẩm mà họ vẫn chưa có thẩm quyền xử lý trường hợp của bạn thì bạn nên gọi điện trực tiếp tới văn phòng của cơ quan vận tải để được hỗ trợ và xử lý.

nếu như hàng của bạn bị thất lạc và doanh nghiệp vận tải không tìm thấy hàng của bạn, bạn có thể đòi hỏi công ty bồi thường. giá trị bồi thường sản phẩm theo quy định của từng đơn vị vận chuyển hoặc do thỏa thuận của hai bên.

Khi bên chuyển hàng thông cáo đơn hàng của bạn đã bắt đầu được giao, trong khi người nhận liên tục gọi điện thắc mắc với bạn là họ vẫn chưa nhận được hàng, việc bạn Thông báo cho họ hiểu rõ lý do hàng chưa đến tay người nhận cực kỳ cần thiết và quan trọng.

Nó thể hiện bạn có trách nhiệm với đơn hàng của mình và giúp người mua hàng chủ động hơn trong việc nhận hàng. Trong trường hợp mà hàng hóa do công ty vận chuyển làm thất lạc không đến được với khách hàng, họ cũng sẽ dễ dàng cảm thông với bạn hơn.

Bước 4: Thu tiền COD khi gửi hàng đi tỉnh

Với cách ship hàng đi tỉnh dùng dịch vụ giao hàng thu tiền hộ, tiền thanh toán sẽ không nên trả ngay vì mỗi cơ quan vận chuyển sẽ có thời gian quy định về hoàn tiền COD đã thu hộ lại cho khách hàng. Đây hầu như là chính sách của các doanh nghiệp có dịch vụ gửi hàng đi tỉnh áp dụng.

tuy vậy thời gian hoàn tiền sẽ có sự không giống nhau giữa các đơn vị chuyển hàng. thông thường, thời gian để nhận lại tiền cho dịch vụ giao hàng thu tiền hộ trong khoảng 5 – 10 ngày hoặc một số đơn vị sẽ chuyển tiền vào những ngày cố định trong tuần.

Theo quy định của các cơ quan có dịch vụ chuyển hàng thu tiền hộ thì tiền COD sẽ được hoàn lại vào thời gian quy định bằng cách chuyển khoản ngân hàng hoặc nhận trực tiếp từ văn phòng giao dịch. nếu như có sai sót về các khoản tiền thu hộ, bạn sẽ liên hệ trực kế tiếp số hotline của đơn vị vận tải hoặc đến trực tiếp các bưu cục để được nhân viên trả lời câu hỏi thắc mắc và giải quyết.

Bước 5: Đối soát đơn hàng vận giao hàng hóa

thường thường các đơn vị vận chuyển sẽ thực hiện đối soát tiền thu hộ và thanh toán cho khách hàng 2-3 lần/ tháng đối với những shop vừa và lớn, đối với cửa hàng nhỏ thì 1 lần/tháng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Cụ thể:

• chuyển hàng tiết kiệm sẽ tự động đối soát và chuyển khoản vào account tổ chức tài chính của cửa hàng vào thứ hai,4,6 hàng tuần. ngoài ra, giao hàng tiết kiệm có không mất phí phí thu hộ với các đơn hàng tại khu vực thu hộ.
• Đối với chuyển hàng nhanh, hệ thống sẽ tự động chuyển khoản tiền thu hộ vào tài khoản tổ chức tài chính của shop và thứ 2, 4, 6 hàng tuần.

Những chú ý chủ shop nên biết khi ship hàng đi tỉnh

Vận giao hàng hóa đi tỉnh thì đóng gói như thế nào?

Do gởi hàng đi tỉnh xa nên bạn cần phải đáng chú ý chú ý về khâu đóng gói hàng hóa. nếu như bạn chọn dịch vụ ship hàng bằng xe khách, bạn sẽ tự đóng gói hàng hóa của mình trước khi gởi cho nhà xe.

tùy thuộc theo đặc tính của từng hàng hóa bạn chọn giải pháp đóng gói thích hợp nếu bạn chọn cách ship hàng đi tỉnh qua các đơn vị chuyên nghiệp, bạn sẽ đóng gói tại nhà hoặc mang ra bưu cục để đóng gói, để bảo đảm tính an toàn cho hàng hóa, các cơ quan giao nhận sẽ kiểm duyệt lại hàng của bạn. Với những sản phẩm dễ vỡ, để bảo đảm an toàn, tránh các xê dịch hoặc va đập mạnh làm hư hỏng hàng hóa.

shop nên dùng giấy bọt khí để bọc quanh sản phẩm, sau đó dùng thùng carton để đóng gói phía ngoài hoặc cũng có thể sử dụng các loại gỗ ballet để đóng hàng.

Đối với những sản phẩm có chứa chất lỏng, an toàn quan trọng là nên bảo quản các sản phẩm này trong thùng gỗ hoặc thùng thiếc có khoảng trống ở giữa có khả năng chèn được các vật liệu hút chất lỏng để trong trường hợp bình có bị vỡ thì các chất lỏng không bị tràn ra ngoài gây nguy hiểm, ảnh hưởng đến chất lượng của các sản phẩm khác.

Với những sản phẩm bị Pháp luật nghiêm cấm vận chuyển như động vật hoang dã, ma túy, các chất kích thích…thì nên tuân thủ quy định của Pháp luật.

Tính toán chính xác chi phí khi gởi hàng đi tỉnh

Khác với các đơn hàng nội thành, bạn đơn giản lựa chọn cơ quan chuyển hàng và tính toán được chi phí giao hàng. Còn đối với đơn hàng đi tỉnh, giá cả của mỗi cơ quan vận chuyển lại khác nhau tùy thuộc theo khối lượng cũng như khoảng cách giao hàng và ưu nhược điểm của mỗi công ty vận chuyển.

Để tránh trường hợp gởi hàng đi rất mất công nhưng lại chẳng được lời lãi gì, bạn phải cần tính toán chi tiết phí giao hàng cuối cùng là phí đã bao gồm phụ phí và những loại thuế liên quan.​