Brief là gì? Những yếu tố cấu tạo nên một bản Brief “chuẩn không cần chỉnh”

5/5 - (1 bình chọn)

Brief là gì?

Có rất nhiều cái tên để gọi “Brief”, nó có thể là “Bản yêu cầu sáng tạo”,”Bản định hướng sáng tạo” hay dài dòng hơn với cái tên”Bản mô tả thông tin và yêu cầu công việc”.

Vậy Brief thực chất là gì? Brief là những thông tin cần thiết, cô đọng mà khách hàng (Client) cung cấp cho công ty dịch vụ Marketing (Agency), để họ hiểu được những yêu cầu của khách hàng. Brief được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau như: văn bản hay lời nói, nhưng thông thường brief thể hiện bằng powerpoint sẽ trực quan và đầy đủ thông tin nhất.

Phân loại Brief

– Communication brief: Là bản Brief sử dụng giữa Client và bộ phận Account trong Agency

Project: Mục đích của của chiến dịch
Client: Tên đơn vị/công ty chủ đầu tư
Brand: Thông tin thương hiệu (Giới thiệu, đặc trưng, các hoạt động quảng bá trong quá khứ
Project Description: Mô tả những yêu cầu của dự án
Brand Background: Thông tin nền tảng (Thị trường/tình hình thương hiệu, các vấn đề mà thương hiệu đang gặp phải hiện nay, đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh yếu của đối thủ..)
Objectives: Mục đích truyền thông (Tăng độ nhận diện thương hiệu, tăng doanh thu, tái định vị thương hiệu…)
Target Audience: Đối tượng mục tiêu (Thông tin nhân khẩu học, tâm lý, hành vi…)
Message: Thông điệp truyền thông chính (Khơi dậy/ truyền tải thông điệp nào đến đối tượng mục tiêu)
Coverage: Địa bàn thực hiện project
Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch
Timing: Thời gian hai bên gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên

– Creative brief: Bản brief để Creative team làm việc

Sau khi có bản Communication brief trong tay, account sẽ chọn lọc những thông tin quan trọng, một cách ngắn gọn, súc tích và đầy đủ nhất rồi chuyển lại cho Creative team. Tại sao phải mất công làm điều này mà không sử dụng luôn Communication brief?

Communication brief bao gồm rất nhiều thông tin về đối thủ, thị trường, tình hình kinh doanh…và không phải cái nào cũng cần thiết trong quá trình sáng tạo. Việc viết Creative brief sẽ giúp đội ngũ sáng tạo nắm bắt được các thông tin quan trọng, được định hướng chiến lược truyền thông và khơi nguồn cảm hứng sáng tạo qua các “keyword” đinh của chiến dịch.

Nội dung chính của một Creative brief gồm có

Job Description: Hạng mục công việc cụ thể của bộ phận Creative
Target Audience: Thông tin về khách hàng mục tiêu
Single – Minded – Proposition (SMP): Điểm khác biệt nhất của sản phẩm có khả năng tác động đến hành vi, tâm lý của khách hàng mục tiêu
Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau chiến dịch (VD: Họ sẽ bàn tán về sản phẩm, họ đến địa điểm mua hàng,họ dùng thử dịch vụ…)
Desired Brand Character: Mong muốn cảm nhận khách hàng về sản phẩm/dịch vụ
Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch

Brief cho designer

Trách nhiệm đầu tiên của designer là phải hiểu bản Brief, cho đến khi bạn tự tin là bạn đã hiểu một cách đầy đủ những mục tiêu và mong muốn của khách hàng. Vậy designer cần lưu ý những điều gì để hiểu bản brief một cách tốt nhất?

Xác định rõ mục đích và mục tiêu dự án

Điều đầu tiên bạn cần hiểu trong brief, đó là khách hàng của bạn muốn gì trong thiết kế mới của họ. Nâng cấp lại một thiết kế sẵn có, hay thiết kế một thứ mới hoàn toàn? Khách hàng đã có ý tưởng cho sản phẩm của họ chưa hay vẫn mơ hồ không biết mình cần gì?

Bạn cần biết rõ mục tiêu mà khách hàng muốn nhắm đến là gì để có thể dễ dàng triển khai ý tưởng cho bản thiết kế mà không chệch đi mục ban đầu.

Ngân sách và tiến độ dự án

Ngân sách có thể là một chủ đề nhạy cảm đối với một số khách hàng. Rất nhiều người cho rằng nếu họ tiết lộ ngân sách trước khi bạn báo giá sẽ gây bất lợi cho họ. Khách hàng sẽ cảm thấy bạn “hét giá” quá cao, hoặc bạn đang tính giá tối đa cho phần công việc tối thiểu bạn làm cho họ. Thế nhưng khách hàng không hề biết rằng, việc công khai ngân sách sẽ giúp designer điều chỉnh dịch vụ để mang lại lợi ích tốt nhất cho họ. Đây là phần bạn cần nhấn mạnh với khách hàng của mình để giảm thiểu những xung đột đáng tiếc trong quá trình chạy dự án.

Tiến độ dự án cũng quan trọng như ngân sách. Khách hàng hầu như sẽ không biết mất bao lâu để thiết kế một trang web tuyệt vời. Họ không hiểu rằng để có một thiết kế tốt cần phải có thời gian và được đầu tư kỳ công về chất xám sáng tạo.

Do đó hãy thẳng thắn với khách hàng của bạn về cả ngân sách và tiến độ dự án.

Đối tượng mục tiêu

Khi lấy brief khách hàng, bạn phải nắm rõ đối tượng mà khách hàng của bạn đang cố gắng tiếp cận là ai? Một trang web thiết kế cho thanh thiếu niên sẽ có phần nhìn và hoạt động khác với một trang web được thiết kế cho những doanh nghiệp. Hãy hỏi khách hàng của bạn về đối tượng họ nhắm đến là ai ngay từ ban đầu.

QUẢNG CÁO TỰ ĐỘNG

Nếu khách hàng của bạn chưa xác định được người dùng cho website của mình, hãy hỏi xem khách hàng lý tưởng của họ là những người như thế nào. Chắc chắn client đã có hình dung nhất định về những người mua hàng và sử dụng dịch vụ của mình.

Phạm vi dự án

Không phải mọi dự án đều có chiều sâu như nhau. Một số khách hàng muốn một giải pháp mới hoàn toàn, trong khi những người khác chỉ muốn bạn điều chỉnh sao cho phù hợp với một mẫu sẵn có. Có những khách hàng muốn một trang web thương mại điện tử hoàn chỉnh với giỏ hàng, nhưng có khi họ lại chỉ cần một trang tài liệu cung cấp thông tin cơ bản về công ty cho đối tác là đủ.

Thường thường, phạm vi dự án đã được làm rõ ràng từ các mục tiêu của dự án. Ví dụ nếu mục tiêu của khách hàng là bán sản phẩm thông qua trang web của họ, thì thứ họ cần là một giải pháp thương mại điện tử. Tuy nhiên, nếu phạm vi công việc không rõ ràng, bạn cần phải hỏi ngay lập tức.

Phong cách tổng thể

Nắm bắt được phong cách thiết kế mà khách hàng yêu thích hay muốn hướng đến rất cần thiết. Hầu hết khách hàng đều có những điểm họ thích và không thích, nhưng không phải lúc nào họ cũng giỏi trong việc thể hiện quan điểm của mình.

Hãy yêu cầu account đưa các ví dụ trực quan về thiết kế khách hàng thích và không thích, kể cả thiết kế của đối thủ cạnh tranh. Bằng cách này bạn sẽ thu được insight có giá trị về thị hiếu khách hàng.

“Không”

Bên cạnh những điều khách hàng yêu thích, bạn cũng phải thuộc lòng những điều “tối kỵ” tuyệt đối cần tránh trong thiết kế của khách hàng. Giả dụ bạn thiết kế cho một nhãn hiệu đồ ăn nhanh nhưng ông chủ của nó lại vô cùng ghét màu đỏ, thì dù màu đỏ được ưa chuộng trong ngành hàng ăn uống, thì bạn cũng không thể dùng nó làm màu chủ đạo khi thiết kế cho nhãn hiệu ấy. Hiểu “sở ghét” của khách hàng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế cũng như giảm nguy cơ sửa đi sửa lại bản thiết kế, hay tệ hơn là “đập đi làm lại” từ đầu.

Bief Mẫu cho Creative brief và Communication brief

Nội dung Communication brief Mẫu

(Bản tóm tắt nội bộ Agency do Account viết cho Creative team)

Project: Mục đích của của chiến dịch
Client: Tên đơn vị/công ty chủ đầu tư
Brand: Thông tin thương hiệu (Giới thiệu, đặc trưng, các hoạt động quảng bá trong quá khứ
Project Description: Mô tả những yêu cầu của dự án
Brand Background: Thông tin nền tảng (Thị trường/tình hình thương hiệu, các vấn đề mà thương hiệu đang gặp phải hiện nay, đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh yếu của đối thủ..)
Objectives: Mục đích truyền thông (Tăng độ nhận diện thương hiệu, tăng doanh thu, tái định vị thương hiệu…)
Target Audience: Đối tượng mục tiêu (Thông tin nhân khẩu học, tâm lý, hành vi…)
Message: Thông điệp truyền thông chính (Khơi dậy/ truyền tải thông điệp nào đến đối tượng mục tiêu)
Coverage: Địa bàn thực hiện project
Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch
Timing: Thời gian hai bên gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên

Nội dung Creative brief Mẫu

(Bản tóm tắt sử dụng giữa khách hàng và Account)

Job Description: Hạng mục công việc cụ thể của bộ phận Creative
Target Audience: Thông tin về khách hàng mục tiêu
Single – Minded – Proposition (SMP): Điểm khác biệt nhất của sản phẩm có khả năng tác động đến hành vi, tâm lý của khách hàng mục tiêu
Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau chiến dịch (VD: Họ sẽ bàn tán về sản phẩm, họ đến địa điểm mua hàng,họ dùng thử dịch vụ…)
Desired Brand Character: Mong muốn cảm nhận khách hàng về sản phẩm/dịch vụ
Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch

Những yếu tố cấu tạo nên một bản Brief “chuẩn không cần chỉnh”

Ngắn gọn, dễ hiểu và xúc tích

Có lẽ một trong những thách thức lớn nhất là giữ cho bản Brief tóm tắt của bạn phải vừa ngắn gọn, dễ hiểu và thật sự xúc tích. Để giúp cho chiến dịch của bạn được được hoàn thành một cách tốt nhất, hãy bắt đầu với các khối cốt lõi thông tin cần thiết thể hiện vào trong bản Brief. Sau đó, đặt mục tiêu và trách nhiệm cụ thể cho từng nội dung. Điều này cho thấy hiểu được bản Brief là gì rất quan trọng liên quan đến việc tạo ra nội dung hoàn chỉnh.

Những yếu tố cấu tạo nên một bản mẫu Brief là gì? – Ngắn gọn, dễ hiểu và súc tích – Kỹ năng briefing là gì (Nguồn: Designhill)

Nói cách khác, lấy ba câu hỏi chính mà bạn đã hỏi các bên liên quan và sử dụng câu trả lời để chưng cất các chi tiết thành các thành phần khả thi, các câu hỏi đó là:

Vấn đề gì cần được giải quyết?
Các đối tượng mục tiêu là ai?
Sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp nào sẽ giải quyết được vấn đề cốt lõi?

Giải thích mục tiêu của bạn là gì?

Đây có lẽ là phần quan trọng nhất của bản Brief và điều quan trọng là bạn phải suy nghĩ kỹ về chiến lược và mục tiêu của mình trước khi thực hiện dự án. Tại sao bạn cần dự án này? Bạn đang hy vọng đạt được điều gì với nó? Mục tiêu của bạn là gì? Có vấn đề gì bạn đang cố giải quyết không? Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công? Ví dụ: nếu bạn đang phát triển một sách điện tử, bạn có thể đo lường thành công theo số lượt tải xuống. Những chi tiết này sẽ giúp nhà thiết kế hiểu mục tiêu của bạn và đưa ra các giải pháp giải quyết chúng.

Liệt kê các bên liên quan chính

Các dự án cần các chuyên gia và ai đó nắm quyền sở hữu để chỉ đường dẫn lối một cách chính xác. Một phác thảo Brief sáng tạo nên cho biết rõ ràng ai đang “lái thuyền” và ai là người kết nối trực tiếp trong trường hợp nảy sinh vấn đề. Đừng để mọi người đoán xem họ cần liên lạc với ai, hãy liệt kê ra hết những bên liên quan chính trong bản brief để rõ ràng các nhiệm vụ và đầu mối. Chọn các bên liên quan sẽ là một phần hoạt động của quy trình và đảm bảo chúng được liệt kê trong từng phần tương ứng của một bản tóm tắt kế hoạch.

QUẢNG CÁO TỰ ĐỘNG

Brief trong marketing là gì? Những yếu tố cấu tạo nên một bản mẫu Brief là gì? – Liệt kê các bân liên quan chính (Nguồn: infortask.com)

Xác định đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai? Bạn có thể muốn bao gồm tổng quan về bối cảnh cạnh tranh và bất kỳ xu hướng hoặc điều kiện thị trường nào ảnh hưởng đến ngành của bạn. Trong một dự án, đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm gì để so sánh và là điểm khác biệt so với chính đối thủ cùng ngành của bạn. Ví dụ rằng nếu bạn đang làm mới logo thì đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ sử dụng loại biểu tượng và màu sắc nào? Những chi tiết này rất có thể giúp thông báo hướng mà nhà thiết kế sẽ thực hiện. Chính việc phân tích đối thủ cạnh tranh trong một bản brief của bạn cũng sẽ là hướng đi tích cực trong việc tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ đầu.

Thời gian hợp lý (Deadline)

Mốc thời gian là “xương sống” của một dự án và cần được trình bày rõ ràng trong một bản tóm tắt sáng tạo. Nếu đưa ngày 1 ngày cụ thể không dễ dàng thì người làm brief có thể đưa ra một mốc thời gian nào đó. Bởi mỗi hạng mục đều cần có Deadline, cũng như ngày ký hợp đồng. Những điều này sẽ là tín hiệu cho đồng đội cần hoàn thành để kịp Deadline và nếu một bước gì đó bị trì hoãn thì sẽ ảnh hưởng tới cả quá trình trong giai đoạn phát triển tiếp theo như thế nào.

Ngân sách phải chủ động và hợp lý

Nếu không có ngân sách thì không gì có thể hoàn thiện được. Do vậy, khi lập một Brief, ngân sách đóng một yếu tố không nhỏ. Nên nhớ, một số điều bất ngờ có thể phát sinh trong quá trình làm việc nên hãy thiết kế ngân sách dư lên so với kế hoạch. Nếu bạn có một ngân sách thiết lập cho dự án, hãy bao gồm nó trong phần tóm tắt và thảo luận với nhà bên đối tác của bạn. Nếu ước tính của bên đối tác vượt quá ngân sách của bạn, hãy thảo luận về điều đó và đồng ý với các kỳ vọng thực tế, phân phối và chi phí dự án trước khi bắt đầu.

Những yếu tố cấu tạo nên một bản Brief là gì? Ngân sách phải chủ động và hợp lý (Nguồn: comunicacaointegrada.com)

Tham khảo thêm khái niệm khác về Briefing:

Ở những phần trước, chúng ta đã đi tìm hiểu để trả lời cho câu hỏi Brief là gì và những yếu tố cấu tạo nên một bản Brief hoàn chỉnh. Ở phần tiếp theo này, mời các bạn cùng tham khảo thêm khái niệm về Briefing để có cái nhìn rõ nét hơn về Brief nhé.

Khái niệm Briefing là gì?

Briefing nghĩa là gì? Briefing là phần mềm đọc tin tức giúp người dùng có thể tiếp cận với các thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Ứng dụng thu thập thông tin từ các trang báo nổi tiếng qua đó cung cấp các tin tức nóng hổi và chính xác cho bạn đọc.

Thế nhưng, Briefing cũng có những điểm hạn chế riêng của mình. Đặc biệt là lợi ích mà Briefing mang đến chỉ rõ rệt ở một số quốc gia mà phần mềm ứng dụng hỗ trợ ngôn ngữ. Trong khi đó, tại Việt Nam, Briefing vẫn chưa hỗ trợ tiếng Việt trên một số thiết bị. Mắc dù rất ưu việt nhưng đây chính là nguyên nhân mà Briefing vẫn chưa được biết đến nhiều tại Việt Nam.

Hiện nay ở những điện thoại dòng Samsung đời mới, Briefing đã được tích hợp sẵn tính năng trong máy. Theo đó ứng dụng này đã được hỗ trợ tiếng Việt để người dùng có thể sử dụng trên những dòng máy đời mới này. Bên cạnh đó, đối với nhiều người, ứng dụng Briefing đã thay đổi thói quen đọc tin tức trên các ứng dụng khác mà họ từng biết.

Phần mềm Briefing hỗ trợ trên các dòng Samsung có hệ điều hành Android từ 5.0 trở lên. Ngoài ra trên các thiết bị Android và IOS khác cũng được Briefing hỗ trợ với tên gọi Flipboard.

Hướng dẫn bật tắt phần mềm Briefing

Có nhiều người không thích sử dụng Briefing bởi họ không có thói quen đọc tin tức. Đới với những trường hợp đã tích hợp sẵn trên Samsung các bạn có thể tắt phần mềm Briefing như sau: