Cách xử lý đơn hàng và cách in đơn hàng trên Shopee 2021

Vâng bạn đã có thể bắt đầu tốt bằng cách tạo shop và đăng bán sản phẩm trên Shopee rồi, bây giờ tới giai đoạn tiếp theo khi bạn bắt đầu có những đơn hàng đầu tiên thì bạn sẽ cần phải làm gì? Tất nhiên là phải xử lý đơn hàng rồi. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý đơn hàng trên Shopee nhanh chóng và hiệu quả nhất.

1. Xác nhận đơn hàng và chọn ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển qua App

Ngay sau khi có đơn hàng mới, bạn sẽ nhận được thông báo trên ứng dụng Shopee. Và nếu sau 30 phút kể từ khi có thông báo và khách hàng không hủy đơn thì hệ thông Shopee sẽ xác nhận đơn hàng và chuyển nó vào mục Chờ lấy hàng. Lúc đó bạn cần xác nhận đơn hàng theo các bước sau.

Xem thêm khóa học Shopee:

• Khóa học Quảng cáo Shopee dành cho người mới – Tận dụng hiệu quả nguồn traffic trên sàn Shopee để bán hàng
• Khóa học Cày đơn affiliate với sàn Shopee – Tạo thu nhập với affiliate marketing trên sàn TMĐT có traffic cao nhất Việt Nam
• (Ebook) Hướng dẫn tạo 100 đơn mỗi ngày trên Shopee. Phù hợp với cả người mới và người đang kinh doanh trên Shopee
• Khóa học bán hàng trên Shopee từ A-Z: Bí quyết & kinh nghiệm cày đơn trên Shopee và xây dựng shop vững mạnh, vượt đối thủ.
• (Chỉ 100,000đ) Full Video quy trình làm Dropshipping với Shopee A-Z: Toàn bộ các bước nhỏ nhất tới hoàn thiện 1 shop hoàn chỉnh..
• Khóa học Shopee Super Affiliate – Tạo thu nhập đều đặn với affiliate marketing trên nền tảng Shopee
• Khóa học hướng dẫn bán hàng online không cần vốn kiếm $500 – $1000/tháng bằng hình thức Shopee Dropshipping
• Hiếu Suro: Khóa học từng bước tạo ra đơn hàng, X2 tới X5 lần doanh số trên Shopee, Sendo, Lazada: Hướng đi và cách làm hiệu quả

Bước 1: Từ giao diện chính của App bạn vào mục Tôi >> Shop của tôi >> Chờ lấy hàng 

Bước 2: Chọn Chuẩn bị hàng 

Bước 3: Chọn Ngày lấy hàng >> Xác nhận

Đơn vị vận chuyển sẽ tới lấy hàng vào đúng ngày lấy hàng hoặc bạn sẽ mang hàng tới đơn vị vận chuyển đúng ngày. Điều này tùy thuộc vào đơn vị vận chuyển bạn chọn.

Dưới đây là một số lưu ý dành cho bạn:

• Nên xác nhận đơn hàng trước 15 giờ hàng ngày
• Địa chỉ lấy hàng không được khác Tỉnh/Thành phố với địa chỉ lấy hàng mặc định của bạn tại thời điểm Người mua đặt đơn hàng.
• Với đơn hàng Giao hàng nhanh, việc đổi địa chỉ lấy hàng từ Nội thành sang Ngoại thành có thể phát sinh thêm chi phí 11.000 VNĐ/đơn hàng. Sau khi đơn hàng được phát thành công cho Người mua, Shopee sẽ cấn trừ chi phí này khi thanh toán tiền hàng cho bạn.
• Đơn hàng cần được giao cho Đơn vị vận chuyển trong vòng 2 ngày kể từ khi đơn hàng phát sinh trên hệ thống.
• Luôn phải giữ lại phiếu gửi hàng hoặc bằng chứng xác nhận đã gửi hàng để phòng trường hợp xảy ra khiếu nại về sau.

2. Thiết lập đơn vị vận chuyển và xử lý đơn hàng

Bạn bán hàng cần phải quan tâm tới cảm nhận của người mua. Họ sẽ có trải nghiệm tốt nhất khi phải trả một khoản phí vận chuyển thấp nhất nhưng vận chuyển lại nhanh nhất có thể. Ngoài sự cố gắng của các đơn vị vận chuyển hợp tác với Shopee thì người bán là bạn cần phải giao hàng đúng hạn hoặc sớm nhất có thể.

Cách xử lý đơn hàng đầu tiên trên Shopee

Để gia tăng doanh số bán hàng và giúp người mua có trải nghiệm tốt nhất thì bạn cần tận dụng tốt các đối tác vận chuyển của Shopee. Vì như thế bạn sẽ chủ động theo dõi hành trình đơn hàng, người mua thì sẽ nhận được thông báo về trạng thái đơn hàng và Shop sẽ được hưởng những chính sách hỗ trợ vận chuyển từ Shopee.

Ngoài ra bạn cần thiết lập đúng kích thước và khối lượng của gói hàng. Bởi vì nếu lớn hơn thực tế thì phí vận chuyển người mua chịu cao hơn và nếu thấp hơn thực tế thì gây khó khăn cho bên vận chuyển.

Hơn nữa bạn cần giao hàng cho bên vận chuyển đúng hạn, như vậy thì cả bạn và bên vận chuyển cùng cố gắng sẽ cho khách hàng của bạn có trải nghiệm mua hàng nhanh nhất ở shop của bạn.

Bạn cần chuẩn bị như nào cho đơn hàng đầu tiên?

Hãy bắt đầu bằng việc thiết lập Đơn vị vận chuyển, cân nặng và kích thước sau đóng gói cho sản phẩm của Shop.

Thiết lập đơn vị vận chuyển cho Shop

Bạn có thể thiết lập đong vị vận chuyển cho sản phẩm dựa trên Kênh người bán hoặc shop của tôi trên App.

• Kênh người bán >> thiết lập shop 

• Sau đó chọn mục Cài đặt vận chuyển shop
• Chọn“Thiết lập làm đơn vị vận chuyển ưu tiên”cho đơn vị vận chuyển bạn muốn

Thiết lập kích thước và khối lượng sản phẩm

• Bạn vào Kênh người bán >> Thêm sản phẩm 

• Tại phần vận chuyển thì bạn cần điền đầy đủ thông tin về cân nặng và kích thước đơn hàng sau đóng gói. Đầy đủ các mục đã đánh dấu a >> e

Thời hạn xử lý đơn hàng

Tính từ thời điểm người mua đặt hàng thì bạn sẽ có tối đa là 1,5 ngày tức là 36 giờ để xác nhận và giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển (không tính chủ nhật và ngày nghỉ).

Ví dụ như trong hình trên:

• Đơn hàng phát sinh vào ngày 5/9 phải được xác nhận trễ nhất trước 15h ngày 7/9 và phải giao hàng cho đơn vị vận chuyển trong ngày 7/9 mới được tính là đơn hàng giao đúng hạn
• Đơn hàng phát sinh vào ngày 5/9 không được xác nhận sau 15h ngày 7/9 sẽ bị tự động hủy và tính vào Tỷ lệ đơn hàng không thành công
• Đơn hàng phát sinh vào ngày 5/9 xác nhận kịp trước 15h ngày 7/9 nhưng đến trước 15h ngày 8/9 mới giao ra cho đơn vị vận chuyển sẽ bị tính vào Tỷ lệ đơn hàng giao trễ
• Đơn hàng phát sinh vào ngày 5/9 xác nhận kịp trước 15h ngày 7/9 nhưng đến cuối ngày 8/9 vẫn chưa giao ra cho đơn vị vận chuyển sẽ bị tự động hủy và tính vào Tỷ lệ đơn hàng không thành công

Bạn cần xác nhận đơn hàng như thế nào?

Người bán có thể thao tác xác nhận đơn hàng thông qua Kênh Người Bán hoặc ứng dụng Shopee. Shopee khuyến khích Người bán sử dụng các Đơn vị vận chuyển liên kết với Shopee để giao hàng dễ dàng hơn và Người bán có thể chủ động theo dõi hành trình đơn hàng. Các thao tác xác nhận đơn hàng như sau:

• Bạn vào Kênh người bán >> Chờ lấy hàng

• Bạn tiếp tục vào mục Chưa xử lý để kiểm tra những đơn hàng chưa được xác nhận
• Sau đó nhấp vào Chuẩn bị hàng 

• Trong giao diện chuẩn bị hàng thì sẽ có 2 thư mục đó là Người bán tự mang hàng ra bưu cục hoặc Hẹn bưu tá đến lấy hàng và bạn sẽ phải chọn một trong hai mục này tùy theo đơn vị vận chuyển bạn chọn
  • Nếu bạn chọn tự mang hàng tới bưu cục thì bạn cần điền vào cửa số hiện ra tiếp theo là chọn địa điểm và bưu cục gửi hàng
  • Nếu bạn chọn bưu cục tới lấy hàng thì bạn cần điền vào ngày lấy hàng và địa chỉ lấy hàng rồi chọn chuẩn bị hàng. 
• Sau khi đóng gói hàng, Người bán có thể in Phiếu giao hàng hoặc ghi tay Mã vận đơn, dán lên gói hàng và giao hàng cho Đơn vị vận chuyển

3. Thao tác xử lý đơn hàng hàng loạt trên Kênh người bán

Bạn cần tận dụng tốt hệ thống Shopee để vừa xử lý đơn hàng hiệu quả vừa tiết kiệm thời gian. Việc này sẽ giúp bạn tăng lượng đơn hàng xử lý trong ngày và hạn chế đóng gói nhầm sản phẩm trong đơn hàng. Bạn có thể xử lý đơn hàng hàng loạt như hướng dẫn dưới đây.

• Bạn vào Kênh người bán >> Xử lý đơn hàng loạt sau đó hệ thống sẽ hiển thị đơn hàng theo từng đơn vị vận chuyển.

• Chọn đơn vị vận chuyển mà bạn muốn xử lý đơn
• Chọn hình thức giao hàng >> Chọn hình thức đơn vị vận chuyển đến lấy hàng
• Chọn tổng số đơn hàng hiển thị tối đa trên 1 trang.

• Từ giao diện yêu cầu tới lấy hàng sẽ có 2 mục cho bạn như hình dưới :
  • 3.1a Chọn ngày bạn muốn đơn vị vận chuyển đến lấy hàng
  • 3.1b Kiểm tra địa chỉ lấy hàng, chọn “Đổi” nếu muốn đổi địa chỉ khác
• Cuối cùng, chọn “Xác nhận” và mã vận đơn sẽ được tạo.

• Nếu bạn chọn hình thức tự đem hàng tới gửi tại đơn vị vận chuyển thì chọn mục 3.2
• 3.2a Người bán tự mang hàng ra bưu cục, sau đó nhấn “Xác nhận”

• Sau khi chọn xong tất cả thì bạn chọn in phiếu giao hàng, chọn đơn hàng muốn in và đánh dấu các phiếu bạn muốn in. Sau đó, chọn “Tải xuống tệp tin đã chọn“.

Bạn lưu ý rằng dù bạn xử lý bao nhiêu đơn hàng thì thời gian xử lý đơn hàng cũng chỉ được 1,5 ngày như đã nói ở trên. Vì vậy bạn cần chuẩn bị đầy đủ nhân lực vật lực để xử lý nhanh chóng nhất có thể.

Các loại phiếu của đơn hàng

Phiếu gửi hàng

Sau khi in Phiếu gửi hàng, Người bán cần dán phiếu lên gói hàng để giao cho Đơn vị vận chuyển

Phiếu xuất hàng

Dành cho bộ phận Xuất hàng: Phiếu xuất hàng sẽ hiển thị đầy đủ các sản phẩm trong đơn hàng để Người bán có thể dễ dàng xuất hàng từ kho chứa

Phiếu đóng gói

Dành cho bộ phận Đóng gói hàng: Sau khi nhận sản phẩm và phiếu đóng gói, bộ phận Đóng gói hàng sẽ dễ dàng nắm được thông tin chi tiết của các sản phẩm trong đơn hàng.

4. Những tính năng mới để xử lý đơn hàng nhanh chóng hơn

Dễ dàng xác định và ưu tiên xử lý đơn hàng bằng tính năng lọc và sắp xếp theo thời hạn xử lý. Như vậy đơn hàng nào đặt trước xử lý trước và bạn có đủ thời gian và không bị chồng chéo lên nhau; Có thể in danh sách các phiếu lấy và đóng gói hàng trước khi chuẩn bị giao hàng.

Bạn có thể sắp xếp và lọc các đơn đặt hàng của mình theo những cách sau:

Sắp xếp theo thời hạn giao hàng

Bạn sắp xếp các đơn đặt hàng của mình theo hạn giao hàng để xác định những đơn hàng nên được giao trước.

Sắp xếp các đơn hàng đã xử lý và chưa xử lý

Chọn các đơn đặt hàng “Chưa xử lý” để sắp xếp giao đơn hàng loạt, hoặc chọn các đơn hàng “Đã xử lý” để in phiếu giao hàng.

Tóm lại Shopee đã xây dựng một quy trình đơn giản để giúp người bán là bạn bắt đầu kinh doanh một cách nhanh nhất mà không lo lắng nhiều về mặt bằng.

Theo như quy trình này thì bạn sẽ nhận tiền hàng từ Shopee mỗi tuần vào sau ngày thứ 3. Từ khi khách đặt hàng thì bạn sẽ có 1,5 ngày để chuẩn bị hàng và giao tới tay bên vận chuyển. Sau đó bên vận chuyển sẽ cần 2-7 ngày để đưa hàng từ tay bạn tới khách hàng, như vậy chỉ cần 3-8 ngày là hàng sẽ tới tay khách hàng của bạn.

Sau đó còn cần tới 4-8 ngày để hệ thống Shopee xử lý tiền hàng cho bạn và thu đầy đủ tiền hàng về. Sau ngày thứ 3 hàng tuần thì tài khoản của bạn sẽ Ting Ting tiền về. Chúc bạn thành công!

Sau khi đã xác nhận đơn hàng thì việc tiếp theo mà người bán trên Shopee cần làm là in phiếu gửi hàng và đóng gói sản phẩm. Điều này không chỉ thể hiện được “bộ mặt” của cửa hàng mà còn giúp tăng tỉ lệ thành công, giảm nguy cơ hàng đã xuất kho phải trả lại. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách in phiếu gửi hàng trên Shopee dành cho người bán một cách dễ dàng với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn.

Cách in phiếu gửi hàng trên Shopee dành cho người bán

Bước 1. Tiến hành truy cập vào Danh sách đơn hàng, chuyển sang mục In & Đóng gói.

Bước 2. Trong giao diện làm việc của mục, người bán sẽ thấy những đơn hàng ở trong 3 trạng thái: Đang đóng gói sản phẩm; Đã xác nhận và Đổi kho xuất hàng. Tại đây:

* Để in một đơn hàng cụ thể, người bán lựa chọn nút thao tác nhanh  tại mỗi đơn hàng, sau đó chọn In phiếu gửi

* Để in một vài hoặc tất cả những đơn hàng này, người dùng tích chọn vào ô  tại danh sách đơn hàng, chọn mục Hành động => In phiếu gửi các đơn đã chọn.

* Để in các đơn hàng đang ở trạng thái Đã xác nhận, bạn tiến hành lọc trạng thái này trên bộ bọc, sau đó tiến hành các bước: Tích chọn toàn bộ đơn hàng => click nút  => In phiếu gửi tất cả những đơn đã chọn

* Những đơn hàng ở trong trạng thái Đang đóng gói sản phẩm đồng nghĩa với việc chúng đã được in phiếu gửi hàng.

Trên phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn, người dùng có thể lưa chọn in phiếu giao hàng theo các kích cỡ khác nhau, phù hợp nhu cầu của từng doanh nghiệp. Một số mẫu phiếu gửi bao gồm:

– In phiếu gửi (Khổ A4|A5): Loại này dùng cho gói hàng cỡ lớn, dán vừa khổ giấy A4 hoặc A5, có thể in được bằng giấy in và máy in thông thường.

– In phiếu gửi (Khổ 80mm): Loại phiếu gửi này dùng cho các gói hàng nhỏ hơn, không cần quá nhiều thông tin.Chúng được in bằng máy in hóa đơn chuyên dụng.

– In 4 phiếu gửi 1 trang A4: Dùng cho các đơn hàng nhỏ, có thể in được bằng giấy và máy in thường. Ưu điểm của loại phiếu này là có thể in được 4 phiếu gửi hàng khác nhau trên 1 trang A4, giúp tiết kiệm giấy và cô đọng thông tin.

– In nhãn: Dùng để dán vào các sản phẩm nhỏ. Trên nhãn chứa các thông tin như mã đơn hàng, tên, địa chỉ, điện thoại người nhận và tổng thu nhưng không hiển thị chi tiết sản phẩm trong đơn hàng.

Trong trường hợp muốn chuyển đơn hàng sang kho khác (khi kho mặc định đặt hàng hết hàng), nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành đổi đơn hàng sang trạng thái Đổi kho xuất hàng.

Dùng thử free 10 ngày phần mềm quản lý bán hàng đa kênh đồng bộ các sàn TMĐT tại đây