5/5 - (5 bình chọn)

Mục lục

Hướng dẫn xử lý đơn hàng trên Shopee chi tiết từ A-Z

Hướng dẫn Xử Lý Đơn Hàng Trên Shopee Toàn Diện Cho Người Bán

Sau khi đã hoàn tất việc thiết lập gian hàng và đăng tải sản phẩm, bước tiếp theo trên hành trình kinh doanh trên Shopee của bạn chính là xử lý đơn hàng. Đặc biệt, khi những đơn hàng đầu tiên bắt đầu xuất hiện, việc nắm vững quy trình xử lý chuyên nghiệp sẽ là chìa khóa để tạo dựng uy tín và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết và hiệu quả nhất về cách xử lý đơn hàng trên Shopee.

1. Quy trình Xác Nhận Đơn Hàng và Lên Lịch Lấy Hàng

Ngay khi có đơn hàng mới, bạn sẽ nhận được thông báo trực tiếp trên ứng dụng Shopee. Nếu sau 30 phút kể từ khi nhận thông báo mà người mua không hủy đơn, hệ thống Shopee sẽ tự động xác nhận đơn hàng và chuyển nó vào mục “Chờ lấy hàng”. Lúc này, bạn cần tiến hành xác nhận đơn hàng theo các bước dưới đây:

Tìm hiểu thêm các khóa học hữu ích về Shopee:

Các bước xác nhận đơn hàng trên ứng dụng Shopee:

Bước 1: Trên giao diện chính của ứng dụng Shopee, vào mục Tôi >> chọn Shop của tôi >> sau đó truy cập vào mục Chờ lấy hàng.

Bước 2: Chọn nút “Chuẩn bị hàng” cho đơn hàng bạn muốn xử lý.

Bước 3: Tiếp theo, chọn “Ngày lấy hàng” mà bạn mong muốn hoặc phù hợp với lịch trình của đơn vị vận chuyển, sau đó nhấn “Xác nhận”.

Sau khi hoàn tất các bước này, đơn vị vận chuyển đã đăng ký sẽ tới lấy hàng vào ngày đã hẹn, hoặc bạn sẽ cần chủ động mang hàng tới bưu cục của đơn vị vận chuyển vào đúng ngày đã chỉ định. Thời gian và phương thức nhận hàng cụ thể sẽ phụ thuộc vào chính sách của đơn vị vận chuyển mà bạn lựa chọn.

Những lưu ý quan trọng khi xác nhận đơn hàng:

Thời gian xác nhận: Nên ưu tiên xác nhận đơn hàng trước 15 giờ hàng ngày để đảm bảo đơn hàng được xử lý kịp thời trong ngày.
Địa chỉ lấy hàng: Địa chỉ yêu cầu lấy hàng phải trùng khớp với Tỉnh/Thành phố của địa chỉ lấy hàng mặc định đã thiết lập trên tài khoản Shopee của bạn tại thời điểm người mua đặt đơn.
Phụ phí đổi địa chỉ lấy hàng (áp dụng cho Giao hàng nhanh): Việc thay đổi địa chỉ lấy hàng từ nội thành sang ngoại thành có thể phát sinh chi phí. Shopee sẽ trừ trực tiếp chi phí này vào khoản thanh toán tiền hàng cho bạn sau khi đơn hàng được giao thành công đến người mua.
Thời gian giao hàng cho đơn vị vận chuyển: Đơn hàng cần được giao cho đơn vị vận chuyển trong vòng 2 ngày kể từ khi đơn hàng được phát sinh trên hệ thống Shopee.
Lưu giữ bằng chứng: Luôn giữ lại phiếu gửi hàng hoặc bất kỳ bằng chứng nào xác nhận việc bạn đã giao hàng. Điều này rất cần thiết trong trường hợp phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp sau này.

2. Tối Ưu Vận Chuyển và Quản Lý Đơn Hàng Hiệu Quả

Là người bán hàng, việc tạo dựng ấn tượng tốt với khách hàng là vô cùng quan trọng. Trải nghiệm mua sắm của họ sẽ được nâng cao đáng kể khi họ được hưởng mức phí vận chuyển hợp lý đi kèm với thời gian giao hàng nhanh chóng nhất có thể. Bên cạnh nỗ lực của các đối tác vận chuyển, bạn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo giao hàng đúng hạn hoặc thậm chí sớm hơn dự kiến.

Bí quyết xử lý những đơn hàng đầu tiên trên Shopee

Để gia tăng doanh số và mang lại trải nghiệm mua hàng tuyệt vời, bạn nên tận dụng tối đa các đơn vị vận chuyển liên kết với Shopee. Việc này giúp bạn chủ động theo dõi hành trình của từng đơn hàng, người mua nhận được cập nhật trạng thái liên tục, và gian hàng của bạn có cơ hội nhận được các chính sách hỗ trợ vận chuyển ưu đãi từ Shopee.

Ngoài ra, việc thiết lập chính xác cân nặng và kích thước của gói hàng là rất quan trọng. Nếu thông số lớn hơn thực tế, chi phí vận chuyển người mua phải chịu sẽ cao hơn. Ngược lại, nếu thông số nhỏ hơn thực tế có thể gây khó khăn cho đơn vị vận chuyển trong quá trình xử lý.

Hơn nữa, việc giao hàng cho đơn vị vận chuyển đúng hạn là yếu tố then chốt để đảm bảo cả bạn và đơn vị vận chuyển đều nỗ lực nhằm mang lại trải nghiệm mua sắm nhanh chóng nhất cho khách hàng tại shop của bạn.

Chuẩn bị sẵn sàng cho đơn hàng đầu tiên như thế nào?

Hãy bắt đầu bằng việc thiết lập thông tin về đơn vị vận chuyển, cân nặng và kích thước dự kiến của sản phẩm sau khi đóng gói cho gian hàng của bạn.

Thiết lập Đơn vị Vận Chuyển cho Gian Hàng

Bạn có thể thực hiện việc thiết lập này thông qua Kênh Người Bán hoặc mục Shop của tôi trên ứng dụng Shopee.

Truy cập Kênh người bán >> chọn mục Thiết lập shop.

Tiếp theo, chọn mục Cài đặt vận chuyển shop.
Tại đây, bạn có thể chọn “Thiết lập làm đơn vị vận chuyển ưu tiên” cho các đơn vị vận chuyển bạn mong muốn.

Thiết lập Kích Thước và Khối Lượng Sản Phẩm

Truy cập Kênh người bán >> chọn mục Thêm sản phẩm.

Trong phần Vận chuyển, bạn cần điền đầy đủ thông tin về cân nặng và kích thước của sản phẩm sau khi đóng gói. Đảm bảo hoàn thành tất cả các mục được đánh dấu từ a đến e.

Quy Định Về Thời Hạn Xử Lý Đơn Hàng

Kể từ thời điểm người mua đặt hàng, bạn có tối đa 1,5 ngày (tương đương 36 giờ) để xác nhận và giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển. Lưu ý, các ngày Chủ Nhật và ngày nghỉ lễ sẽ không được tính vào thời hạn này.

Ví dụ minh họa chi tiết:

Một đơn hàng phát sinh vào ngày 5/9 cần được xác nhận trễ nhất trước 15h ngày 7/9 và phải được giao cho đơn vị vận chuyển trong ngày 7/9 thì mới được xem là giao hàng đúng hạn.
Nếu đơn hàng phát sinh vào ngày 5/9 không được xác nhận sau 15h ngày 7/9, đơn hàng sẽ tự động bị hủy và bị tính vào Tỷ lệ đơn hàng không thành công của shop.
Nếu đơn hàng phát sinh vào ngày 5/9 được xác nhận kịp trước 15h ngày 7/9, nhưng đến trước 15h ngày 8/9 mới được giao cho đơn vị vận chuyển, đơn hàng này sẽ bị tính vào Tỷ lệ đơn hàng giao trễ.
Nếu đơn hàng phát sinh vào ngày 5/9 được xác nhận kịp trước 15h ngày 7/9, nhưng đến cuối ngày 8/9 vẫn chưa được giao cho đơn vị vận chuyển, đơn hàng sẽ tự động bị hủy và bị tính vào Tỷ lệ đơn hàng không thành công.

Hướng dẫn xác nhận đơn hàng trên Kênh Người Bán

Bạn có thể thực hiện xác nhận đơn hàng thông qua Kênh Người Bán trên website hoặc ứng dụng Shopee. Shopee khuyến khích Người bán sử dụng các Đơn vị vận chuyển liên kết để quá trình giao hàng diễn ra thuận tiện hơn, đồng thời cho phép Người bán chủ động theo dõi hành trình đơn hàng. Các bước xác nhận đơn hàng chi tiết như sau:

Truy cập Kênh người bán >> chọn mục Chờ lấy hàng.

Tiếp tục vào mục Chưa xử lý để kiểm tra các đơn hàng chưa được xác nhận.
Sau đó, nhấp vào nút “Chuẩn bị hàng”.

Trong giao diện chuẩn bị hàng, bạn sẽ thấy hai tùy chọn: “Người bán tự mang hàng ra bưu cục” hoặc “Hẹn bưu tá đến lấy hàng”. Bạn cần chọn một trong hai tùy chọn này tùy theo cách thức bạn muốn giao hàng:
- Nếu bạn chọn tự mang hàng đến bưu cục, một cửa sổ sẽ hiện ra yêu cầu bạn điền thông tin về “Địa điểm” và “Bưu cục gửi hàng”.
- Nếu bạn chọn hẹn bưu tá đến lấy hàng, bạn cần điền thông tin về “Ngày lấy hàng” và “Địa chỉ lấy hàng”, sau đó chọn “Chuẩn bị hàng”.
Sau khi đóng gói hàng hóa, Người bán có thể in Phiếu giao hàng (hoặc ghi tay Mã vận đơn), dán lên gói hàng và tiến hành giao hàng cho Đơn vị vận chuyển.

3. Xử Lý Đơn Hàng Hàng Loạt Hiệu Quả Trên Kênh Người Bán

Để nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian, bạn nên khai thác tối đa tính năng xử lý đơn hàng hàng loạt của Shopee. Điều này không chỉ giúp bạn tăng số lượng đơn hàng xử lý trong ngày mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình đóng gói. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Truy cập Kênh người bán >> chọn mục Xử lý đơn hàng loạt. Hệ thống sẽ hiển thị các đơn hàng được phân loại theo từng đơn vị vận chuyển.

Chọn đơn vị vận chuyển mà bạn muốn xử lý đơn.
Chọn hình thức giao hàng >> Chọn hình thức bạn muốn đơn vị vận chuyển đến lấy hàng.
Thiết lập số lượng đơn hàng hiển thị tối đa trên mỗi trang để tiện theo dõi.

Trong giao diện yêu cầu đơn vị vận chuyển tới lấy hàng, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau:
- 3.1a Chọn ngày bạn muốn đơn vị vận chuyển đến lấy hàng.
- 3.1b Kiểm tra lại địa chỉ lấy hàng, nhấn “Đổi” nếu bạn muốn thay đổi sang một địa chỉ khác.
Cuối cùng, nhấn “Xác nhận” để hệ thống tạo mã vận đơn.

Nếu bạn chọn hình thức tự mang hàng đến gửi tại bưu cục, hãy chọn mục 3.2.
Chọn 3.2a “Người bán tự mang hàng ra bưu cục”, sau đó nhấn “Xác nhận”.

Sau khi hoàn tất việc lựa chọn, bạn chọn chức năng “In phiếu giao hàng”. Chọn các đơn hàng bạn muốn in phiếu và đánh dấu các phiếu đó. Sau đó, nhấn “Tải xuống tệp tin đã chọn”.

Lưu ý quan trọng: Bất kể bạn xử lý bao nhiêu đơn hàng, thời hạn để xử lý và giao hàng vẫn chỉ là 1,5 ngày như đã đề cập. Do đó, bạn cần chuẩn bị đầy đủ nguồn lực (nhân lực, vật lực) để đảm bảo tốc độ xử lý nhanh nhất có thể.

Các loại phiếu thông tin đơn hàng

Phiếu gửi hàng

Sau khi in Phiếu gửi hàng, Người Bán cần dán phiếu này lên gói hàng để đơn vị vận chuyển dễ dàng nhận diện và xử lý.

Phiếu xuất hàng

Mục đích sử dụng: Dành cho bộ phận Xuất hàng. Phiếu xuất hàng hiển thị đầy đủ thông tin về tất cả các sản phẩm có trong đơn hàng, giúp Người Bán dễ dàng lấy hàng từ kho lưu trữ.

Phiếu đóng gói

Mục đích sử dụng: Dành cho bộ phận Đóng gói hàng. Sau khi nhận sản phẩm và phiếu đóng gói, nhân viên phụ trách đóng gói sẽ dễ dàng nắm bắt chi tiết thông tin của từng sản phẩm trong đơn hàng.

4. Khám Phá Các Tính Năng Mới Giúp Xử Lý Đơn Hàng Nhanh Chóng Hơn

Shopee liên tục cập nhật và cải tiến các tính năng nhằm hỗ trợ người bán xử lý đơn hàng hiệu quả hơn. Với các công cụ lọc và sắp xếp đơn hàng theo thời hạn xử lý, bạn có thể dễ dàng xác định và ưu tiên xử lý các đơn cấp bách. Điều này đảm bảo các đơn hàng được xử lý theo thứ tự ưu tiên, giúp bạn có đủ thời gian và tránh tình trạng chồng chéo công việc. Bạn cũng có thể in sẵn danh sách các phiếu lấy hàng và đóng gói trước khi giao hàng.

Dưới đây là các cách bạn có thể sắp xếp và lọc các đơn hàng của mình:

Sắp xếp theo thời hạn giao hàng

Sắp xếp các đơn đặt hàng theo hạn giao hàng là một phương pháp hiệu quả để xác định thứ tự ưu tiên và đảm bảo rằng những đơn hàng cần được giao trước sẽ được xử lý kịp thời.

Phân loại Đơn hàng Đã Xử Lý và Chưa Xử Lý

Bạn có thể chọn các đơn hàng ở trạng thái “Chưa xử lý” để tiến hành giao đơn hàng loạt, hoặc chọn các đơn hàng “Đã xử lý” để in phiếu giao hàng.