Nội dung bài viết
1. Tại sao cần phải quản lý kho hàng bằng Excel
Kho hàng là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh nào.
Quản lý kho bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, báo cáo,… mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.
Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng.
2. Quản lý kho bằng Excel
2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel
Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel.
Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho luôn rồi.
Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.
Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này.
2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel
Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.
Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.
Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.
Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.
3. Các bước quản lý kho bằng Excel
3.1.Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu
Bước 1: Mở một file mới
Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet
Với sheet NHAP
Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp
Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.
Nhập tên hàng hóa và dữ liệu
Với sheet XUAT
Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng.
Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.
Nhập dữ liệu xuất hàng
Với sheet DANH MUC
Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.
Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây.
Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.
Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ.
Danh mục hàng hóa được lưu trữ
Với sheet BAO CAO
Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.
Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu
Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối
Báo cáo nhập xuất kho
Ở trong các Phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ:
- Xem được báo cáo bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)
- Lãi lỗ từng mặt hàng
- Tồn kho tới hiện tại
- Tồn kho tối thiểu
- Cảnh báo hết hàng khi xuất kho
3.2 Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho
Nhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được phần quản lý kho hàng. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó….
Tuy nhiên lại không phải thế.
Trên thực tế với các hàm excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc.
Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:
- Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.
Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ.
Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang.
Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
- Sumif(s): Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.
Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng
Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.
- Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng.Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.
Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A
Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để làm cho file excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.
Đối với các mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản mà thôi.
VD: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán
Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán
Trên đây, là một vài bước cơ bản khi tiến hành sử dụng Excel để quản lý kho.
Share Mẫu file quản lý kho bằng Excel
Để thay thế phần mềm quản lý kho miễn phí bạn có thể quản lý kho bằng Excel, điều đầu tiên người dùng cần làm đó là thiết kế và nhập số liệu trong file Excel.
Báo cáo nhập xuất tồn trên file Excel
Chia sẻ về mẫu quản lý kho bằng Excel miễn phí dưới đây sẽ giúp bạn bước đầu hiểu được cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel trong hoạt động của cửa hàng.
Các số liệu có trong file Excel quản lý kho
Một bảng Excel thay thế phần mềm quản lý kho cần có:
Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
- Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).
Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Đường dẫn tải file Excel quản lý kho
Một số mẫu file Excel quản lý kho sau sẽ giúp chủ cửa hàng thiết kế và sử dụng Excel trong quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn.
– Tải mẫu file Excel quản lý kho đơn giản (cho cửa hàng) tại ĐÂY
– Tải file quản lý xuất nhập tồn bằng Excel miễn phí (cho các nhà máy) tại ĐÂY
Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel
File Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa là một phương pháp quản lý kho được khá nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng. Tuy khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng quản lý hàng hóa trong kho bằng Excel ẩn chứa nhiều hạn chế, khiến việc quản lý đôi khi rất bất tiện và khó khăn.
Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn
Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực cho cửa hàng.
Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất
Do file Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn
Khi sử dụng file Excel để quản lý kho, thông tin không được lưu trữ thống nhất trên 1 file, vì vậy quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiết sót hay ghi nhầm số liệu không còn quá xa lạ với người dùng file Excel. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.
Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác
Tuy file Excel quản lý kho đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác. Chính vì vậy, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải bất tiện vì không cập nhật thông tin kịp thời.
Không có chức năng báo cáo kinh doanh
Khi sử dụng file Excel xuất nhập tồn kho đơn giản, người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ cửa hàng sẽ không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng hóa cửa hàng.
