Google Form là gì và cách tạo biểu mẫu khảo sát/đăng ký hiệu quả

Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, việc thu thập thông tin, khảo sát ý kiến hay quản lý đăng ký đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đối với nhiều người, đặc biệt là những người không quá am hiểu về công nghệ, các thuật ngữ như “Google Form là gì” hay “Google biểu mẫu là gì” có thể còn khá mơ hồ. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về Google Form và hướng dẫn cách tạo biểu mẫu một cách hiệu quả.

Google Form là gì?

Google Form (hay Google Biểu mẫu) là một công cụ trực tuyến mạnh mẽ, miễn phí do Google phát triển, cho phép người dùng tạo và quản lý các loại biểu mẫu khác nhau. Các ứng dụng phổ biến của Google Form bao gồm việc tạo form đăng ký, thu thập thông tin khách hàng, tổ chức khảo sát mức độ hài lòng, thu thập ý kiến, tổ chức bình chọn, hoặc tạo mẫu liên hệ.

Điểm nổi bật của Google Form là khả năng thu thập và lưu trữ thông tin mà người dùng điền vào một cách an toàn. Chỉ chủ sở hữu của biểu mẫu hoặc những người được chia sẻ quyền mới có thể truy cập và xem xét dữ liệu này.

Cách tạo Google biểu mẫu để làm phiếu khảo sát/form đăng ký

Google Form là một công cụ vô cùng hữu ích trong công việc và đời sống, đặc biệt đối với các nhà kinh doanh muốn thu thập thông tin khách hàng, hoặc các tổ chức/cá nhân muốn thực hiện khảo sát ý kiến. Việc tạo một biểu mẫu trên Google Form là một quy trình khá đơn giản và trực quan.

Điều kiện để tạo Google Form

Để bắt đầu sử dụng Google Form, bạn chỉ cần một điều kiện duy nhất: có một tài khoản Google (bao gồm cả Gmail). Hầu hết mọi người sử dụng smartphone hoặc máy tính đều đã có sẵn tài khoản này. Nếu chưa có, việc tạo một tài khoản Gmail là hoàn toàn miễn phí và rất nhanh chóng.

Với công cụ này, bạn có thể dễ dàng tạo cuộc khảo sát, thu thập ý kiến đánh giá, tổ chức bình chọn, hoặc thiết lập mẫu liên hệ. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước chi tiết để tạo một biểu mẫu Google Form hiệu quả.

Các bước tạo và tùy chỉnh Google Form

Bước 1: Tạo Google Form

Để tạo biểu mẫu, trước hết bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google của mình. Sau đó, truy cập vào địa chỉ:

//docs.google.com/forms/

Tại giao diện chính, nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc dưới bên phải để tạo một biểu mẫu mới.

Sau khi nhấp vào dấu (+), một biểu mẫu trống sẽ xuất hiện trên màn hình, sẵn sàng cho bạn chỉnh sửa.

Bước 2: Chỉnh sửa và tùy chỉnh Biểu mẫu

Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu theo mục đích sử dụng. Bạn có thể thêm các trường nhập liệu như Họ tên, Email, Số điện thoại, hoặc đặt các câu hỏi dưới dạng lựa chọn (trắc nghiệm, hộp kiểm). Ngoài ra, bạn có thể chèn thêm hình ảnh hoặc video để làm cho biểu mẫu của mình thêm sinh động và thu hút.

1/ Thêm các trường nhập liệu

Đặt tiêu đề và mô tả: Thay đổi “Mẫu không có tiêu đề” thành tiêu đề biểu mẫu của bạn và thêm phần mô tả chi tiết ở ô “Mô tả biểu mẫu” để người dùng hiểu rõ mục đích.

Thêm câu hỏi/trường nhập liệu: Nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) ở thanh công cụ bên phải để thêm câu hỏi mới.

2/ Chỉnh sửa trường nhập liệu

Bạn có thể tùy chọn các loại câu hỏi/trường nhập liệu khác nhau. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh câu hỏi để chọn loại phù hợp.

Google Form cung cấp 9 loại trường nhập liệu chính:

• Trả lời ngắn: Dùng cho các thông tin ngắn gọn như tên, số điện thoại, mã số,…
• Đoạn: Dùng cho các câu trả lời dài hơn như ý kiến đóng góp, địa chỉ chi tiết, nội dung mô tả,…
• Trắc nghiệm: Cho phép người dùng chọn MỘT đáp án duy nhất trong danh sách các lựa chọn.
• Hộp kiểm: Cho phép người dùng chọn NHIỀU đáp án trong danh sách các lựa chọn. Ví dụ: “Sở thích của bạn là gì?”.



• Menu thả xuống: Tương tự như trắc nghiệm, cho phép chọn MỘT đáp án duy nhất, nhưng hiển thị dưới dạng menu cuộn xuống, tiết kiệm không gian. Ví dụ: chọn tỉnh/thành phố.
• Phạm vi tuyến tính: Thường dùng để đánh giá trên một thang điểm. Ví dụ: đánh giá mức độ hài lòng từ 1 đến 10.



• Lưới trắc nghiệm: Cho phép bạn tạo ra các câu hỏi dạng bảng, với các hàng và cột tương ứng. Hữu ích cho việc khảo sát đa chiều.



• Ngày: Dùng để nhập ngày tháng, ví dụ ngày sinh.
• Giờ: Dùng để nhập giờ, ví dụ giờ làm việc.

Sau khi chọn loại trường, bạn nhập tiêu đề câu hỏi và các tùy chọn trả lời (nếu có) vào các ô tương ứng.

Mỗi trường nhập liệu đều có các tùy chỉnh mở rộng:

• Nhân đôi trường: Sao chép nhanh một câu hỏi đã có để tiết kiệm thời gian.
• Xóa trường: Xóa câu hỏi không cần thiết.
• Bắt buộc nhập: Đánh dấu là câu hỏi bắt buộc trả lời. Người dùng không thể gửi form nếu bỏ trống câu hỏi này.
• Mở rộng: Cung cấp các tùy chọn bổ sung như thêm mô tả cho tiêu đề, ràng buộc dữ liệu nhập (ví dụ: chỉ chấp nhận định dạng email, URL, số, hoặc độ dài đoạn văn bản nhất định).

Hoàn tất quá trình thêm và chỉnh sửa câu hỏi, bạn sẽ có một biểu mẫu tương đối hoàn chỉnh:

3/ Xóa và tùy chỉnh giao diện biểu mẫu

Để tùy chỉnh giao diện, hãy nhấp vào biểu tượng bảng màu ở thanh công cụ phía trên màn hình quản lý biểu mẫu.

Tại đây, bạn có thể:

• Tùy chỉnh màu sắc và hình nền: Chọn bảng màu hoặc tải lên hình ảnh header để làm cho biểu mẫu thêm phần chuyên nghiệp và phù hợp với thương hiệu của bạn.
• Xem trước biểu mẫu: Nút “Con mắt” cho phép bạn xem biểu mẫu sẽ hiển thị như thế nào với người dùng trước khi gửi đi.
• Cài đặt nâng cao: Bạn có thể cấu hình các tùy chọn như yêu cầu đăng nhập tài khoản Google, cho phép người dùng chỉnh sửa sau khi gửi, hiển thị thanh tiến trình, hoặc xáo trộn thứ tự câu hỏi.
• Tùy chọn khác: Bao gồm các chức năng như nhân đôi biểu mẫu, xóa biểu mẫu, khám phá các tiện ích bổ sung (add-ons) để mở rộng chức năng.

Bước 3: Gửi Form của bạn tới mọi người

Sau khi hoàn tất việc tạo và tùy chỉnh biểu mẫu, bạn có thể gửi nó đến người dùng qua nhiều kênh khác nhau. Nhấp vào nút “GỬI” ở góc trên bên phải màn hình.

Một cửa sổ sẽ hiện ra với các tùy chọn gửi:

• Gửi qua Email: Nhập địa chỉ email người nhận (có thể nhập nhiều email, cách nhau bằng dấu phẩy). Bạn cũng có thể chọn gửi kèm một thông điệp ngắn.
• Chia sẻ dưới dạng liên kết URL: Google Form sẽ tạo một đường link duy nhất cho biểu mẫu của bạn. Bạn có thể chia sẻ link này qua tin nhắn, mạng xã hội, hoặc bất kỳ kênh liên lạc nào khác. Có tùy chọn rút gọn URL để đường link trông gọn gàng hơn.
• Nhúng vào Website (Embed HTML): Copy đoạn mã HTML được cung cấp và dán vào mã nguồn website hoặc blog của bạn. Biểu mẫu sẽ hiển thị trực tiếp trên trang web.



• Chia sẻ qua mạng xã hội: Trực tiếp chia sẻ lên các nền tảng như Google+, Facebook, Twitter bằng cách nhấp vào biểu tượng mạng xã hội tương ứng và làm theo hướng dẫn.

Phân tích dữ liệu thu thập từ Google Form

Sau khi gửi biểu mẫu và nhận được phản hồi, bước tiếp theo là phân tích dữ liệu để rút ra những thông tin hữu ích. Google Form cung cấp các công cụ tích hợp sẵn để giúp bạn thực hiện điều này một cách hiệu quả.

Xem phản hồi trực quan

Google Form tự động tổng hợp và hiển thị các phản hồi dưới dạng biểu đồ và đồ thị. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về kết quả ngay lập tức mà không cần phải xử lý dữ liệu thủ công.

• Biểu đồ tóm tắt: Đối với các câu hỏi trắc nghiệm, hộp kiểm, hoặc menu thả xuống, Google Form sẽ tạo ra các biểu đồ tròn, biểu đồ cột để thể hiện tỷ lệ phần trăm của từng lựa chọn.
• Dữ liệu dạng bảng: Với các câu hỏi dạng trả lời ngắn hoặc đoạn văn, dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng danh sách, giúp bạn dễ dàng đọc và xem xét từng phản hồi riêng lẻ.

Liên kết với Google Sheets để phân tích chuyên sâu

Để có khả năng phân tích sâu hơn, bạn có thể dễ dàng liên kết Google Form của mình với Google Sheets.

Cách thực hiện:

1. Trong giao diện chỉnh sửa biểu mẫu, chuyển sang tab “Phản hồi”.
2. Tìm và nhấp vào biểu tượng Google Sheets (hình vuông màu xanh lá cây).
3. Bạn có thể chọn tạo bảng tính mới hoặc liên kết đến một bảng tính đã có.

Khi liên kết, mọi phản hồi mới gửi đến Google Form sẽ tự động được cập nhật vào bảng tính Google Sheets tương ứng theo thời gian thực. Điều này cho phép bạn:

• Sử dụng các hàm và công thức của Google Sheets để xử lý, lọc, sắp xếp và tính toán dữ liệu phức tạp.
• Tạo ra các báo cáo tùy chỉnh, biểu đồ nâng cao và dashboard để trực quan hóa dữ liệu theo ý muốn.
• Dễ dàng chia sẻ bảng tính dữ liệu với đồng nghiệp để cùng phân tích.

Tùy chỉnh nâng cao và Quản lý Form

Ngoài các chức năng cơ bản, Google Form còn cung cấp nhiều tùy chọn nâng cao để bạn có thể tùy chỉnh trải nghiệm người dùng và quản lý biểu mẫu hiệu quả hơn.

Các cài đặt quan trọng cần lưu ý

• Yêu cầu đăng nhập: Bạn có thể chọn yêu cầu người dùng đăng nhập bằng tài khoản Google để gửi phản hồi. Điều này giúp giới hạn số lần gửi của mỗi người và đảm bảo tính xác thực của dữ liệu.
• Cho phép chỉnh sửa sau khi gửi: Tùy chọn này cho phép người dùng xem lại và chỉnh sửa câu trả lời của họ sau khi đã gửi. Hữu ích khi bạn muốn người dùng có thể cập nhật thông tin của mình.
• Hiển thị thanh tiến trình: Đối với các biểu mẫu dài, thanh tiến trình giúp người dùng biết họ đang ở bước nào và còn bao nhiêu phần trăm công việc cần hoàn thành.
• Xáo trộn thứ tự câu hỏi: Khi bật tùy chọn này, thứ tự các câu hỏi sẽ được hiển thị ngẫu nhiên cho mỗi người dùng. Phù hợp cho các bài kiểm tra hoặc khảo sát mà bạn không muốn thứ tự ảnh hưởng đến kết quả.

Thêm tiện ích bổ sung (Add-ons)

Google Forms có một hệ sinh thái tiện ích bổ sung (add-ons) phong phú, cho phép bạn mở rộng đáng kể chức năng của form. Một số ví dụ phổ biến bao gồm:

• FormLimiter: Giới hạn số lượng phản hồi nhận được hoặc đặt giới hạn thời gian cho biểu mẫu.
• Email Notifications for Forms: Nhận thông báo qua email ngay lập tức khi có phản hồi mới.
• Choice Eliminator: Ngăn chặn một lựa chọn bị lặp lại quá nhiều lần trong các câu hỏi trắc nghiệm hoặc menu thả xuống.

Để truy cập và cài đặt các tiện ích bổ sung, bạn tìm biểu tượng ba dấu chấm dọc (More) ở góc trên bên phải của giao diện chỉnh sửa biểu mẫu, sau đó chọn “Add-ons”.

Quản lý nhiều biểu mẫu

Khi số lượng biểu mẫu tăng lên, việc quản lý chúng trở nên quan trọng. Google Forms cung cấp các tùy chọn để:

• Nhân đôi biểu mẫu: Sao chép nhanh chóng một biểu mẫu hiện có để chỉnh sửa và sử dụng lại mà không cần tạo lại từ đầu.
• Xóa biểu mẫu: Dọn dẹp các biểu mẫu không còn cần thiết.
• Thêm người quản lý: Chia sẻ quyền chỉnh sửa và xem biểu mẫu với các thành viên khác trong nhóm.

Cảm ơn quý vị đã đọc bài viết.

“`