Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì? Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công

 

Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương – Grand Opening là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp, là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu một thương hiệu mới đến với mọi người.

Trong tiếng Hán, “khai” – là mở đầu, “trương” – là lớn mạnh, phát triển và “khai trương” – là chỉ những việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán sẽ màng càng phát đạt và thành công hơn.

Tuy nhiên khi tổ chức lễ khai trương phải tùy vào quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ để có thể lựa chọn được những hạng mục cần thiết cho buổi ra mắt nay. Và những hạng mục cụ thể đó như đón khách, giới thiệu, tiệc ăn mừng, biểu diễn văn nghệ, ca hát,…

 

1. Cần chuẩn bị những gì cho ngày khai trương tốt đẹp

Để ngày khai trương cửa hàng diễn ra thành công và tốt đẹp, có khá nhiều việc bạn cần phải quan tâm. Tất cả mọi yếu tố đều quan trọng và tác động một phần đến buổi lễ của bạn. Dưới đây là những yếu tố bạn nhất định không thể bỏ qua khi lên kế hoạch cho lễ khai trương của mình.

Xem ngày khai trương

Đầu tiên là xem ngày khai trương. Cha ông ta có câu ‘ có thờ có thiêng, có kiêng có lành’, đặc biệt như ngày khai trương. Chọn ngày khai trương tốt giúp bạn cảm thấy an tâm là hài lòng hơn. Chọn ngày hợp mệnh sẽ giúp công việc kinh doanh thuận lợi, may mắn, tài lộc.

Trong thực tế, người kinh doanh nên xác định được những thời điểm thị trường nóng lên, lượng cầu tăng cao như các dịp lễ tết, cuối tuần để việc khai trương thu hút được nhiều khách hàng và sự tò mò, chú ý của người đi đường. Nhờ thời điểm này bạn sẽ có được hình ảnh tốt phục vụ cho việc quảng cáo sau này.

Trang trí cửa hàng

Bạn cần gây sự chú ý vào tạo nên sự hoàn thiện, chỉnh chu cho cửa hàng của mình nhằm gây ấn tượng với khách hàng, khách mời và người đi đường.

Việc bày trí những lẵng hoa bắt mắt, bóng bay, băng rôn, khẩu hiệu là bước cần thiết trả lời cho câu hỏi khai trương cửa hàng cần làm gì? Chúng giúp cho cửa hàng trở lên thu hút và nổi bật. Thêm vào đó là các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Nhằm mang lại không khí sôi động cho buổi tiệc.

Đặc biệt, bạn có thể sử dụng những vật phẩm phong thủy mang ý nghĩa tài lộc để bày trí tại bàn thu ngân như mèo thần tài, tỳ hưu, quả cầu phong thủy và một vài sản phẩm khác bạn có thể tham khảo tại website Shop quà tặng Quà Yêu Thương.

 

 

Cần lựa chọn màu sắc Tỳ Hưu hợp mệnh với gia chủ

 

 

Mèo thần tài chiêu tài chiêu lộc

 

 

Quả cầu thạch anh mang lại sự thuận lợi trong kinh doanh

Lên kế hoạch truyền thông

Trước khi khai trương cửa hàng, bạn cần lên kế hoạch hoàn chỉnh, chia từng bước nhỏ để sát xao theo dõi sự tương tác từ khách hàng tiềm năng.

Việc phát tờ rơi hiện nay không còn được khuyến khích bởi không còn phù hợp với thị yếu người tiêu dùng và không mang lại kết quả cao. Thay vào đó, lợi dụng các trang thông tin điện tử để thông báo buổi khai trương cửa hàng.

Ví dụ:

• Tạo các sự kiện, chạy quảng cáo bài đăng về ngày khai trương đi kèm các chính sách ưu đãi sock để thu hút khách tham dự
• Mời các khách mời là nghệ sĩ, KOLS có lượng fan thuộc nhóm khách hàng tiềm năng của bạn và có ảnh hưởng trên các trang mạng xã hội để thu hút sự chú ý của khách hàng, báo chí

Cúng khai trương

Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?

Dù buổi khai trương cửa hàng có tổ chức với quy mô lớn hay nhỏ thì cúng khai trương là một bước bắt buộc theo truyền thống Việt Nam và mang nhiều ý nghĩa tâm linh. Vật phẩm cần chuẩn bị cho thủ tục cúng khai trương tối thiểu cần những thứ sau đây:

• Mâm ngũ quả
• Hoa
• Nhang trầm
• Đèn cầy
• Gạo, muối, trầu cau
• Nước trắng, rượu
• Bánh kẹo
• 3 hoặc 5 bát chè: Chè trôi nước, chè đậu trắng
• 3 hoặc 5 đĩa xôi
• Gà luộc, heo quay
• Cháo trắng
• Bánh hỏi
• Chả lụa
• Bộ lễ vàng mã
• Một bát gạo

Số lượng trên chỉ là một sự tham khảo. Bạn nên kết hợp với phong tục, văn hóa tại nơi mình sống. Từ đó để có thể chuẩn bị một lễ cúng khai trương hoàn chỉnh và thuận lợi.

 

 

Mâm cúng khai trương có sự khác biệt tại từng địa phương

Giấy mời

Khai trương cửa hàng cần làm gì?

Bạn cần lên danh sách khách mời, thiết kế thiệp mời và lên kế hoạch gửi đến họ. Nội dung tấm thiệp cần đảm bảo sự trang trọng hoặc gần gũi tùy vào cách bạn muốn tiếp cận và xây dựng hình ảnh của mình. Tuy nhiên cần đảm bảo nội dung rõ ràng, ngắn gọn nhất. Và đặc biệt thiệp mời phải thật ấn tượng, độc đáo nhất có thể!

Các bước cụ thể bạn cần làm

• Lên danh sách khách mời cụ thể, phân chia rõ từng nhóm khách mời.
• Lên nội dung chi tiết cho phần thiệp mời
• Tiến hành phác thảo và thiết kế thiệp ( tự làm hoặc thuê ngoài để cân đối chi phí)
• Gửi thiệp đến tận tay khách mời. Chuẩn bị trước các phương án dự phòng nếu thiệp không đến tay khách đúng hẹn.

Kịch bản

Kịch bản cần chia làm 2 mốc thời gian: Trước buổi lễ và trong buổi lễ

Trước buổi lễ

• Lên số lượng khách mời tham dự và chuẩn bị tiệc trà bánh
• Liên hệ các bên làm banner, backdrop, sân khấu
• Phân chia công việc cho từng bộ phận

Trong buổi lễ

• Thuê lễ tân để tiếp đón khách mời
• Thử âm thanh, ánh sáng trước khi buổi lễ khai trương diễn ra, đây là bước quan trọng trong Khai trương cửa hàng cần làm gì?
• Xác định những khách mời trực tiếp lên cắt băng khai trương cửa hàng
• Tăng trải nghiệm dùng thử sản phẩm
• Chủ cửa hàng nên lồng ghép các ưu điểm vượt trội của sản phẩm trong bài phát biểu
• Cuối cùng, trao quà tặng cho khách mời và những khách hàng may mắn, chụp hình giao lưu và đặc biệt chú ý phần xe cộ cho khách.

 

 

Lên chi tiết kịch bản để chuẩn bị cho ngày khai trương diễn ra tốt đẹp

Quà tặng ngày khai trương

Trước khi khách mời ra về, bạn cần chuẩn bị những món quà phù hợp nhất để lấy được thiện cảm của họ và tạo dấu ấn cho buổi lễ.

Món quà bạn tặng nên mang dấu ấn của chính doanh nghiệp và thương hiệu của bạn

Ví dụ: Một bộ sản phẩm thuộc chính thương hiệu của bạn, một vật phẩm in logo thương hiệu,… Việc làm này đồng thời giúp bạn gây thiện cảm với khách mời và tăng mức độ nhận diện thương hiệu của bạn đối với khách mời là các nghệ sĩ hoặc KOLS.

Đội ngũ nhân viên

Người trực tiếp lên kế hoạch và chạy sự kiện cần phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận. Các đầu việc được chia càng chi tiết thì càng hiệu quả. Công việc của chủ cửa hàng là tiếp đãi và giao lưu với khách mời, đối tác và khách hàng

Hoạt động kinh doanh trong ngày khai trương

Trong một sự kiện nổi bật và thu hút nhiều đối tượng khách hàng như ngày khai trương cửa hàng, bạn cần kết hợp các chiến dịch bán hàng, quảng bá sản phẩm khôn khéo giúp các khách mời, và khách hàng dễ dàng ghi nhớ được các đặc tính nổi bật và sự khác biệt của sản phẩm. Khai trương cửa hàng cần làm gì trong khâu chuẩn bị hàng bán.

• Đảm bảo số lương hàng sẵn lớn
• Tăng trải nghiệm dùng thử sản phẩm
• Tạo các chính sách ưu đãi, khuyến mãi với khách hàng mua sản phẩm vào ngày khai trương
• Thanh toán phải chính xác, bọc đồ chỉnh chu nhằm tạo ấn tượng đầu với khách.

 

 

Phân chia đầu việc chi tiết cho từng nhân viên trong buổi khai trương cửa hàng

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công

Các bước tổ chức khai trương thì đã có rồi, sau đây sẽ là 1 số kinh nghiệm mà bạn có thể áp dụng để có 1 lễ khai trương cửa hàng thành công rực rỡ nhé!

1. Đặt mục tiêu cho sự kiện khai trương

Đừng tổ chức khai trương cửa hàng khi chưa có mục tiêu rõ ràng và kế hoạch cụ thể. Vào ngày khai trương, ít nhất bạn cần đặt ra 1 mục tiêu cho ngày khai trương là số lượng khách hàng sẽ đến vào ngày khai trương.

Khi có con số dự kiến này bạn có thể dễ dàng dự trù số lượng tồn kho, nguyên vật liệu, số lượng quà tặng,… cho khách hàng đầy đủ.

Nếu như bạn muốn thu thập contact khách hàng tiềm năng thì cũng nên đặt ra con số cụ thể cho mục tiêu này. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt mục tiêu về nhận diện thương hiệu sau buổi lễ khai trương.

2. Chuẩn bị trước cho ngày lễ khai trương từ sớm

Đừng để nước đến chân mới nhảy. Nếu bạn muốn có 1 buổi lễ khai trương chỉn chu, hoàn hảo thì hãy chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ từ sớm để các công việc trong buổi lễ khai trương cửa hàng được diễn ra suôn sẻ và ăn ý.

Giả sử bạn dự định thuê địa điểm tổ chức sự kiện khai trương thì cũng cần liên hệ sớm với đơn vị tổ chức nếu không dễ bị trùng lịch vào giờ đã định khai trương, làm mất thời gian phải tìm các địa điểm khác, hoặc có khi địa điểm lại không được ưng ý.

Ngoài ra nếu định tổ chức khai trương ngay tại cửa hàng, công ty thì bạn cũng cần chuẩn bị sớm các loại quà tặng, vật phẩm, đồ ăn uống trong bữa tiệc,…

3. Bám sát ngân sách

Theo kinh nghiệm, bạn nên dành 20% ngân sách tiếp thị của năm đầu tiên cho toàn bộ sự kiện khai trương cửa hàng. Đây là tỷ lệ hợp lý đủ để bạn có thể khởi động việc tiếp thị từ trước ngày lễ khoảng 2 tuần cho đến hết lễ khai trương mà vẫn đảm bảo ngân sách tiếp thị cho những tháng còn lại trong năm.

4. Thu hút bằng minigame, tiệc khai trương

Để tổ chức 1 lễ khai trương thành công bạn cần có 1 lý do để thu hút mọi người tham gia. Cách đơn giản nhất là cung cấp đồ ăn, thức uống miễn phí. Bạn có thể đặt tiệc khai trương nho nhỏ với bánh ngọt, hay tự mình bày trái cây, chuẩn bị sẵn trà, cafe,…

Nếu cửa hàng của bạn là 1 nhà hàng thì bạn nên giới thiệu luôn các món ăn ngon nhất của tiệm cho khách hàng dùng thử trong buổi khai trương. 1 công đôi việc, vừa làm tiệc khai trương, vừa giới thiệu được sản phẩm của mình đến khách hàng.

Để sự kiện khai trương thu hút hơn thì không thể thiếu các trò chơi đơn giản nhưng khá hiệu quả như quay số, phi tiêu, rút thăm trúng thưởng,… Hãy xem đối tượng khách hàng của bạn là ai để thiết kế trò chơi phù hợp với đối tượng đó.

Ví dụ, nếu khách hàng của bạn là các bạn học sinh, sinh viên thì có thể thu hút bằng các hoạt động vui chơi như nhóm nhảy, dán hình xăm, vẽ henna miễn phí,… Nếu đối tượng của bạn là các gia đình có trẻ nhỏ thì có thể thuê 1 chiếc cầu trượt, nhà bóng,… các bé sẽ muốn vào chơi.

Ngoài các chương trình gameshow, bạn có thể tặng các món quà nho nhỏ như bóng bay, móc khóa, thú nhồi bông có logo thương hiệu cũng sẽ giúp bạn gây ấn tượng với khách hàng cũng như tăng khả năng lan truyền của thương hiệu.