MRP là gì? Tại sao cần lập kế hoạch mua hàng MRP? So sánh ERP và MRP

MRP là gì?

MRP (Material Requirement Planning) là quy trình lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu được dùng trong doanh nghiệp trước khi đưa vào sản xuất hoặc mua hàng. MRP hoạt động dựa trên các yêu cầu đã đặt ra mà ta gọi đó là nguồn cầu trên cơ sở hàng tồn kho sẵn có và các yêu tố đầu vào để cung cấp cho kho mà ta gọi đó là nguồn cung.

Mục đích của việc thực hiện MRP nhằm cân bằng giữa cung và cầu của doanh nghiệp. Có 2 ý nghĩa quan trọng:

• Thứ nhất, MRP nhằm để lên kế hoạch các nhu cầu cần thiết trong kho để đáp ứng kịp thời việc cung cứng hàng hoá cho khách hàng hay cho sản xuất hoặc các mục đích sử dụng khác trong doanh nghiệp.
• Thứ hai, khi thiết lập MRP ta sẽ kiểm soát được các yêu cầu cung cấp hàng hoá đầu vào cho doanh nghiệp sẽ chạy theo các yêu cầu đã đề ra, tránh tình trạng dư thừa khi nhập kho hay là hàng tồn để quá lâu, không sử dụng được.

Trong phần mềm QAD, MRP hoạt động độc lập tại mỗi Site. Có nghĩa là kế hoạch nguyên vật liệu sẽ được xem xét độc lập với tồn kho, nhu cầu, nguồn cung tại những Site khác nhau.

Đầu ra của MRP bao gồm:

• Kế hoạch mua hàng: là kế hoạch mua nguyên vật liệu dùng để phục vụ chính cho quá trình sản xuất khi có yêu cầu xuất nguyên vật liệu dùng trong sản xuất.
• Kế hoạch sản xuất: nhằm mục đích chính là sản xuất ra thành phầm hay là bán thành phẩm theo các yêu cầu bán hàng, dự trữ, v.v..

Yêu cầu quản lý của MRP:

• Quản lý các kế hoạch mua hàng hoặc sản xuất về số lượng cần nhập kho, số lệnh sản xuất sẽ được tạo ra.
• Quản lý về mặt thời gian các kế hoạch mất bao nhiêu ngày để thực hiện, thực hiện theo mốc thời gian như thế nào.

Từ các thông tin quản lý trên, doanh nghiệp có thể đánh giá tổng quan được các dự án của doanh nghiệp sẽ thực hiện nhanh hay chậm để có thể điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu đã đặt ra.

Ảnh hưởng của nguồn cung và nguồn cầu đến lập kế hoạch sản xuất

MRP hoạt động dựa trên 2 cơ sở chính đó là Cung và Cầu. Đối với phần lập kế hoạch sản xuất, kết quả sản xuất cần được lập kế hoạch dựa trên các yêu cầu như sau:

Nguồn Cầu:

• Các kế hoạch cần sản xuất dự kiến (Master Schedule) – là các kế hoạch đã được lập khi chạy MRP vào kỳ trước nhưng vẫn chưa được triển khai thành lệnh sản xuất nên nó vẫn là yêu cầu và được liệt kê vào danh sách nguồn cầu.
• Các lệnh bán hàng đã được dự báo (Forecasts) – là các dự báo bán hàng theo từng kỳ, đem lại nguồn doanh thu ổn định cho doanh nghiệp hoặc được dự báo theo dự án, tuỳ mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
• Đơn hàng bán (Sales Orders) – là yêu cầu khách hàng đã đặt mua. Yêu cầu này doanh nghiệp cần phải có thành phẩm trong kho mới xuất bán được, vì vậy nếu hàng trong kho đang thiếu, doanh nghiệp cần phải sản xuất thêm thành phẩm. Lúc này thì các bạn chú ý đến phần Forecast (*).

(*)Việc lập một đơn hàng sẽ khiến nhu cầu bán hàng muốn bán giảm đi một phần đã đặt hàng.

VD: Khi ta đi bán 10kg gạo, mục tiêu ban đầu của ta là bán 10kg gạo. Nhưng hôm nay có 1 vị khách đã đặt hàng 8kg gạo. Lúc này thì nhu cầu bán chỉ còn lại là 2kg gạo. Số lượng theo nhu cầu bán ra còn lại được gọi là Net Forecast – Dự báo ròng.

• Các yêu cầu nội bộ (Intersite Requests) – yêu cầu sản xuất để sử dụng hay là những vấn đề khác.
• Dự báo sản xuất (Production Forecasts) – dự báo kế hoạch sản xuất thực hiện trong module forecast để nhập hàng thêm vào kho. Dự báo này khác với MRP ở chỗ được lên lịch thủ công vào một thời điểm, không được tính toán dựa trên các nguồn khác như MRP.
• Yêu cầu dự trữ hàng trong kho (Safety Stock Requirements) – yêu cầu tồn kho an toàn tuỳ theo mỗi item để đảm bảo rằng kho luôn có hàng, không để kho trong tình trạng thiếu hàng.

Nguồn Cung:

• Số lượng tồn kho thực tế (Nettable Quantity Onhand) – tồn kho trong các kho được phép để tính toán chạy MRP.
• Các lệnh nội bộ (Intersite Orders) – Các lệnh kiểm kê hàng hoá, kiểm kho định kỳ hay các lệnh nhập xuất khác ngoài lệnh sản xuất.
• Các lệnh sản xuất (Manufaturing Orders).

Khi MRP tổng hợp hết tất cả các nguồn cung và nguồn cầu và thực hiện chạy MRP sẽ cho ra kết quả là các kế hoạch sản xuất – gọi là Planned Order. Song song đó là các thông báo về các hoạt động sản xuất sắp tới cần đưa vào sản xuất theo các kế hoạch đã đề ra – Action Messages.

Cách tính số lượng yêu cầu sản xuất

Ảnh hưởng của nguồn cung và nguồn cầu đến lập kế hoạch mua hàng

Tương tự như ảnh hưởng đến phần sản xuất, phần lập kế hoạch mua hàng cũng dựa trên nguồn cung và cầu để chạy MRP.

Nguồn Cầu:

• Các kế hoạch cần sản xuất dự kiến (Master Schedule) – là các kế hoạch đã được lập khi chạy MRP vào kỳ trước nhưng vẫn chưa được triển khai thành lệnh mua hàng.
• Các yêu cầu nội bộ (Intersite Requests) – là các yêu cầu trữ hàng cho các mục đích khác ngoài việc sản xuất.
• Các yêu cầu xuất nguyên vật liệu (Component Requirements) – đây là yêu cầu chính và chủ yếu để một doanh nghiệp chuyên sản xuất thực hiện lên lịch để mua hàng.
• Yêu cầu dự trữ hàng trong kho (Safety Stock Requirements), tương tự như bên sản xuất.

Nguồn Cung:

• Số lượng tồn kho thực tế (Nettable Quantity On Hand)
• Các lệnh nội bộ (Intersite Orders)
• Các đơn mua hàng (Purchase Orders).

Đầu ra của MRP ở đây sẽ là các kế hoạch mua hàng, cũng được gọi là Planned Order như bên sản xuất, và đồng thời cũng có các thông báo cho các kế hoạch mua hàng cần phải thực hiện – Action Messages.

Cách tính số lượng yêu cầu mua hàng

Các kết quả đạt được khi ta lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu

Thứ nhất đó là kế hoạch mua hàng hoặc kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua hàng – Planned Order bao gồm các thông tin về số lượng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số đơn hàng.

Thứ 2 là thông báo các hoạt động sắp tới sẽ diễn ra – Action Message. Ngoài ra Action Message còn hỗ trợ các bạn lập kế hoạch đã đúng chưa, đơn hàng của bạn lập có vượt định mức hay không, có lỗi gì xảy ra không, v.v…

Và từ các kế hoạch đó, ta sẽ tổng hợp được khả năng cung ứng của kho cho mỗi lệnh bán hàng hay là các nhu cầu sử dụng, mỗi đơn hàng bán ra có đủ thành phẩm để bán hay không, hay là các lệnh xuất kho nguyên vật liệu đã có để thực hiện sản xuất hay không.

Dựa vào những báo các về các chỉ tiêu đã trình bày này thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng đánh giá được lượng cung và cầu như thế nào, sau đó tìm cách cân bằng chúng cho hợp lý để giải quyết được bài toán tồn kho.

Tại sao cần lập kế hoạch mua hàng MRP

Lập kế hoạch mua hàng hay tính nhu cầu sản xuất chi tiết theo công đoạn (Material Requirement Planning hoặc Manufacturing Resource Planning) thường gọi tắt là MRP

Tại sao Lập kế hoạch mua hàng MRP lại quan trọng :

• Thứ nhất, MRP tập trung vào một nguồn lực chính của doanh nghiệp là hàng hóa
• Thứ hai, Nó tập trung vào việc lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu sao cho hiệu quả nhằm đảm bảo lượng tồn kho tối thiểu cũng như chỉ đặt mua những hàng hóa thực sự cần thiết cho sản xuất. Nhờ vậy mà dòng tiền của doanh nghiệp sẽ lưu thông nhanh hơn do không bị đọng ở hàng tồn kho.

Kết quả : sau khi Lập kế hoạch mua hàng (MRP) là Hệ thống sẽ tự động lập lịch sản xuất và đơn mua hàng. Bước tiếp theo của lập kế hoạch mua hàng là lập lịch sản xuất và điều độ sản xuất