MRP: Nền Tảng Lập Kế Hoạch Yêu Cầu Nguyên Vật Liệu và Sản Xuất

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất là yếu tố then chốt dẫn đến thành công. **MRP (Material Requirement Planning)**, hay còn gọi là Lập kế hoạch Yêu cầu Nguyên vật liệu, đóng vai trò trung tâm trong việc tối ưu hóa quy trình này. MRP không chỉ đơn thuần là một công cụ lập kế hoạch, mà còn là một hệ thống tư duy giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu và khả năng cung ứng, đảm bảo sản xuất diễn ra thông suốt và hiệu quả.

MRP là gì? Hiểu rõ bản chất và mục tiêu

MRP (Material Requirement Planning) là một quy trình lập kế hoạch chi tiết các yêu cầu về nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm cần thiết cho hoạt động sản xuất hoặc mua sắm. Hệ thống MRP hoạt động dựa trên việc phân tích các yêu cầu đã đặt ra, hay còn gọi là **nguồn cầu**, đối chiếu với **hàng tồn kho sẵn có** và các yếu tố đầu vào khác để xác định **nguồn cung** cần thiết. Từ đó, MRP đưa ra các kế hoạch hành động cụ thể như mua hàng hay sản xuất.

Hình 1 – Cân bằng giữa Cung và Cầu trong MRP

Mục đích cốt lõi của việc thực hiện MRP là để đạt được sự cân bằng tối ưu giữa cung và cầu trong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Quá trình này mang lại hai ý nghĩa quan trọng:

• Đáp ứng kịp thời nhu cầu: MRP giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng và thời điểm cần thiết của từng loại nguyên vật liệu, linh kiện hay thành phẩm. Điều này đảm bảo rằng các đơn hàng của khách hàng, nhu cầu sản xuất nội bộ hoặc các mục đích sử dụng khác trong doanh nghiệp luôn được đáp ứng đầy đủ và đúng hạn, tránh tình trạng gián đoạn sản xuất hay chậm trễ giao hàng.
• Kiểm soát hiệu quả nguồn cung: Thông qua việc lập kế hoạch chi tiết, MRP giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu và hàng hóa. Điều này ngăn chặn tình trạng nhập kho quá nhiều dẫn đến dư thừa hàng tồn kho (tốn kém chi phí lưu kho, rủi ro lỗi thời, hư hỏng) hoặc đặt hàng không đủ, gây thiếu hụt cho sản xuất.

Trong các hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện đại như phần mềm QAD, MRP thường hoạt động độc lập tại mỗi Site (mỗi địa điểm sản xuất hoặc kho hàng). Điều này có nghĩa là kế hoạch nguyên vật liệu tại một Site sẽ được xem xét và tính toán dựa trên các yếu tố cung cầu và tồn kho của riêng Site đó, mà không bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các Site khác. Tuy nhiên, sự phối hợp giữa các Site là cần thiết để có một bức tranh tổng thể và hiệu quả cao nhất.

Đầu ra chính của quy trình MRP bao gồm:

• Kế hoạch mua hàng (Planned Purchase Orders): Đây là những đề xuất về việc mua sắm nguyên vật liệu, linh kiện hoặc hàng hóa.MRP sẽ xác định số lượng, nhà cung cấp tiềm năng và thời điểm đặt hàng tối ưu để đảm bảo nguồn cung sẵn sàng cho quá trình sản xuất hoặc bán hàng.
• Kế hoạch sản xuất (Planned Production Orders): Mục tiêu của kế hoạch này là tạo ra các lệnh sản xuất để tạo ra thành phẩm hoặc bán thành phẩm, đáp ứng trực tiếp các yêu cầu từ đơn hàng bán, nhu cầu dự trữ hoặc các mục tiêu chiến lược khác của doanh nghiệp.

Yêu cầu và lợi ích quản lý từ MRP:

• Quản lý số lượng và lệnh: MRP tạo ra các kế hoạch chi tiết về số lượng nguyên vật liệu cần nhập kho, số lượng thành phẩm cần sản xuất, cũng như đề xuất các lệnh mua hàng hoặc lệnh sản xuất cần được tạo ra.
• Quản lý thời gian và tiến độ: MRP cung cấp thông tin về thời gian thực hiện của từng kế hoạch, từ đó giúp doanh nghiệp sắp xếp lịch trình sản xuất và mua hàng một cách khoa học, tuân thủ các mốc thời gian quan trọng và tránh chậm trễ.

Nhờ vào việc tổng hợp và phân tích các thông tin quản lý trên, doanh nghiệp có thể đánh giá một cách toàn diện về khả năng thực hiện các dự án, tiến độ sản xuất và chuỗi cung ứng. Từ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng với mục tiêu đã đề ra.

Tác động của Cung và Cầu đến Lập Kế Hoạch Sản Xuất trong MRP

Nguyên tắc hoạt động cốt lõi của MRP xoay quanh sự tương quan giữa hai yếu tố: **Cung** (khả năng đáp ứng) và **Cầu** (nhu cầu cần thiết). Đối với việc lập kế hoạch sản xuất, kết quả đầu ra của MRP sẽ là các lệnh sản xuất được lên kế hoạch dựa trên việc phân tích kỹ lưỡng các yếu tố thuộc nguồn Cầu.

Hình 2 – Ảnh hưởng của Cung và Cầu đối với kế hoạch sản xuất trong MRP

Nguồn Cầu trong Lập Kế Hoạch Sản Xuất:

• Kế hoạch Sản Xuất Dự Kiến (Master Schedule – MS): Đây là tập hợp các kế hoạch sản xuất đã được lập trong các kỳ MRP trước đó nhưng chưa được chuyển thành lệnh sản xuất thực tế. Chúng vẫn được coi là những yêu cầu cần thiết và được đưa vào phân tích nguồn Cầu trong kỳ này.
• Dự báo Bán Hàng (Forecasts): Các dự báo về doanh số bán hàng trong tương lai, có thể được lập theo từng kỳ, dự án hoặc theo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn doanh thu ổn định.
• Đơn Hàng Bán (Sales Orders): Đây là những yêu cầu chính thức từ khách hàng. Nếu số lượng thành phẩm trong kho không đủ để đáp ứng đơn hàng, MRP sẽ xác định nhu cầu sản xuất bổ sung.

Lưu ý quan trọng về Forecast (*): Việc ghi nhận một đơn hàng bán có thể làm giảm một phần nhu cầu từ dự báo ban đầu.

*Ví dụ Minh họa:* Giả sử mục tiêu ban đầu là bán ra 10kg gạo. Nếu có một khách hàng đặt mua trước 8kg, thì nhu cầu bán ra thực tế chỉ còn lại 2kg. Phần nhu cầu còn lại này được gọi là **Dự báo Ròng (Net Forecast)**.

Hình 3 – Ví dụ về Dự báo Ròng

Công thức tính **Dự báo Ròng** như sau:

Số lượng dự báo Ròng = Số lượng dự báo – Số lượng đã đặt hàng

(Net Forecast) = (Forecast) – (Sales Order)

• Yêu Cầu Nội Bộ (Intersite Requests): Bao gồm các yêu cầu sản xuất để sử dụng cho các hoạt động khác trong doanh nghiệp hoặc các yêu cầu khác phát sinh từ các bộ phận nội bộ.
• Dự Báo Sản Xuất (Production Forecasts): Đây là các kế hoạch sản xuất được nhập thủ công vào module forecast, nhằm mục đích bổ sung hàng tồn kho. Điểm khác biệt chính với MRP là loại dự báo này không được tính toán dựa trên các công thức logic phức tạp như MRP mà được lên lịch và nhập liệu một cách chủ động.
• Yêu Cầu Tồn Kho An Toàn (Safety Stock Requirements): Đây là lượng tồn kho tối thiểu được duy trì cho mỗi mặt hàng. Mục tiêu là đảm bảo luôn có đủ hàng trong kho để đáp ứng các nhu cầu đột xuất hoặc sự cố, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.

Nguồn Cung trong Lập Kế Hoạch Sản Xuất:

• Số lượng Tồn Kho Vật Lý (Nettable Quantity Onhand): Đây là lượng hàng hóa thực tế có sẵn trong các kho được phép sử dụng cho việc tính toán và chạy MRP.
• Các Đơn Hàng Nội Bộ (Intersite Orders): Bao gồm các lệnh kiểm kê, kiểm kho định kỳ hoặc các lệnh nhập xuất khác không liên quan trực tiếp đến lệnh sản xuất thông thường.
• Các Lệnh Sản Xuất (Manufacturing Orders): Các lệnh sản xuất đã được phê duyệt và đang trong quá trình thực hiện.

Sau khi tổng hợp tất cả các yếu tố từ nguồn Cung và nguồn Cầu, quy trình MRP sẽ chạy và cho ra các kết quả là các kế hoạch sản xuất chi tiết, được gọi là Planned Order. Song song đó, hệ thống cũng đưa ra các thông báo về các hoạt động sản xuất cần thực hiện, gọi là Action Messages, để hướng dẫn các bộ phận liên quan.

Cách tính Số Lượng Yêu Cầu Sản Xuất:

Hình 4 – Công thức tính yêu cầu sản xuất trong MRP

Tác động của Cung và Cầu đến Lập Kế Hoạch Mua Hàng trong MRP

Tương tự như đối với kế hoạch sản xuất, việc lập kế hoạch mua hàng cũng dựa trên nguyên tắc cân bằng giữa nguồn Cung và nguồn Cầu để vận hành quy trình MRP một cách hiệu quả.

Hình 5 – Ảnh hưởng của Cung và Cầu lên kế hoạch mua hàng trong MRP

Nguồn Cầu trong Lập Kế Hoạch Mua Hàng:

• Kế hoạch Sản Xuất Dự Kiến (Master Schedule – MS): Các kế hoạch này, được lập trong các kỳ MRP trước và chưa được chuyển thành lệnh mua hàng, vẫn là yếu tố đầu vào quan trọng cho việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua.
• Yêu Cầu Nội Bộ (Intersite Requests): Các yêu cầu về việc bổ sung hàng tồn kho cho các mục đích khác ngoài sản xuất trực tiếp, ví dụ như hàng hóa cho bộ phận bán hàng, văn phòng, hoặc các dự án khác.
• Yêu Cầu Xuất Nguyên Vật Liệu (Component Requirements): Đây là yêu cầu chính và chủ yếu đối với các doanh nghiệp sản xuất. MRP sẽ phân tích nhu cầu này để xác định các nguyên vật liệu và linh kiện cần mua sắm.
• Yêu Cầu Tồn Kho An Toàn (Safety Stock Requirements): Tương tự như trong kế hoạch sản xuất, lượng tồn kho an toàn cho nguyên vật liệu cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo không bị thiếu hụt.

Nguồn Cung trong Lập Kế Hoạch Mua Hàng:

• Số lượng Tồn Kho Vật Lý (Nettable Quantity On Hand): Lượng nguyên vật liệu thực tế đang có trong kho, sẵn sàng để sử dụng.
• Các Đơn Hàng Nội Bộ (Intersite Orders): Các lệnh di chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc các hoạt động kiểm kho nội bộ.
• Các Đơn Mua Hàng Đã Có (Purchase Orders): Các đơn hàng đã được đặt với nhà cung cấp và đang chờ nhận hàng.

Kết quả đầu ra của MRP trong khía cạnh mua hàng cũng là Planned Order (Kế hoạch Mua Hàng), đưa ra các đề xuất về số lượng, thời điểm đặt hàng. Đi kèm là các Action Messages thông báo những hành động cần thực hiện để đảm bảo nguồn cung đáp ứng đủ nhu cầu.

Cách tính Số Lượng Yêu Cầu Mua Hàng:

Hình 6 – Công thức tính yêu cầu mua hàng trong MRP

Các Kết Quả Đạt Được Từ Việc Lập Kế Hoạch Yêu Cầu Nguyên Vật Liệu (MRP)

Việc triển khai quy trình MRP hiệu quả mang lại nhiều kết quả quan trọng, giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu và nâng cao năng lực cạnh tranh:

1. Kế Hoạch Chi Tiết (Planned Orders):

• MRP tạo ra các kế hoạch mua hàng hoặc kế hoạch sản xuất chi tiết (Planned Orders). Các kế hoạch này bao gồm đầy đủ thông tin về số lượng cần mua/sản xuất, ngày bắt đầu thực hiện, ngày kết thúc dự kiến, và có thể bao gồm cả số đơn hàng liên quan. Điều này cung cấp một lộ trình rõ ràng cho các hoạt động của doanh nghiệp.

Hình 7 – Màn hình Master Schedule Summary Inquiry trong QAD

2. Thông Báo Hành Động (Action Messages):

• Ngoài các kế hoạch chi tiết, MRP còn tạo ra các Action Messages. Đây là các cảnh báo và chỉ dẫn về những hành động cần thực hiện tiếp theo. Action Messages không chỉ thông báo về các vấn đề cần xử lý mà còn hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá tính chính xác của kế hoạch, phát hiện các sai sót tiềm ẩn (ví dụ: đơn hàng vượt định mức, thiếu hụt nguồn lực) và đề xuất các biện pháp khắc phục.

Hình 8 – Màn hình Action Message trong QAD

3. Đánh Giá Khả Năng Cung Ứng (Available to Promise – ATP):

• Từ các kế hoạch được tạo ra, doanh nghiệp có thể tổng hợp và đánh giá khả năng cung ứng của kho cho từng đơn hàng bán hoặc các nhu cầu sử dụng khác. Điều này giúp trả lời câu hỏi liệu kho có đủ thành phẩm để bán ra, hay đủ nguyên vật liệu để thực hiện sản xuất hay không. Khả năng cung ứng là yếu tố quan trọng để cam kết với khách hàng và quản lý kỳ vọng.

Hình 9 – Avaiable to Promise (khả năng cung ứng của kho)

Nhìn chung, dựa vào các báo cáo và phân tích từ các chỉ tiêu trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá được mối quan hệ giữa lượng cung và cầu. Từ đó, họ có thể tìm ra các giải pháp để cân bằng chúng một cách hợp lý, giải quyết bài toán quản lý tồn kho và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Tại Sao Lập Kế Hoạch Yêu Cầu Nguyên Vật Liệu (MRP) Lại Quan Trọng?

Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (Material Requirement Planning) – đôi khi được mở rộng thành Manufacturing Resource Planning (MRP II), hay gọi tắt là MRP – là một quy trình không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp.

Tầm Quan Trọng Của Việc Lập Kế Hoạch Mua Hàng MRP:

• Tập trung vào nguồn lực cốt lõi: MRP đặt trọng tâm vào việc quản lý hiệu quả nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp, đó là hàng hóa, nguyên vật liệu và thành phẩm.
• Tối ưu hóa chi phí và dòng tiền: Bằng cách lập kế hoạch thu mua và sản xuất một cách chính xác, MRP giúp đảm bảo lượng tồn kho được duy trì ở mức tối thiểu cần thiết, chỉ đặt mua hoặc sản xuất những gì thực sự cần thiết. Điều này giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí vốn bị đọng lại ở hàng tồn kho, từ đó cải thiện lưu thông dòng tiền và tăng khả năng sinh lời cho doanh nghiệp.

Kết quả: Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch mua hàng (MRP), hệ thống tự động đề xuất các lịch trình sản xuất và đơn mua hàng cần thiết. Bước tiếp theo quan trọng là phải tiến hành lập lịch sản xuất chi tiết và điều độ sản xuất để triển khai các kế hoạch này một cách hiệu quả.

Phân Biệt Rõ Ràng Giữa Hệ Thống ERP và Phần Mềm MRP

ERP: Toàn diện, MRP: Chuyên sâu

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản lý tổng thể, tích hợp và tự động hóa mọi hoạt động của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất. ERP bao quát mọi khía cạnh, từ quan hệ khách hàng (CRM), quản lý đơn hàng, thanh toán, cho đến các chức năng tài chính nội bộ mà khách hàng cuối có thể không nhìn thấy. Nó chịu trách nhiệm lập kế hoạch vận hành, theo dõi tồn kho, quản lý dữ liệu tài chính và đảm bảo các quy trình kinh doanh tuân thủ trên toàn bộ chuỗi cung ứng.

Ngược lại, MRP là một phần mềm chuyên biệt hơn, chủ yếu tập trung vào việc lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu và sản xuất. Với MRP, bạn sẽ không tìm thấy các tính năng quản lý tài chính hay CRM mạnh mẽ như trong ERP. Tuy nhiên, MRP cho phép bạn kiểm soát sâu hơn vào quy trình sản xuất mà không cần phải cố gắng tích hợp toàn bộ hệ thống phức tạp như ERP.

Nhiều hệ thống ERP Đã Tích Hợp Module MRP

Hiện nay, MRP thường là một module hoặc một phần quan trọng cấu thành nên hệ thống ERP lớn hơn. Hầu hết các ứng dụng ERP hiện đại đều tích hợp đầy đủ tính năng của MRP, bao gồm quản lý nguyên vật liệu, quản lý phân xưởng, định mức sản xuất (BOM), tính toán báo giá và tạo lệnh sản xuất. Câu hỏi đặt ra là: Liệu doanh nghiệp của bạn có thực sự cần tất cả các tính năng phức hợp này không? Trong một số trường hợp, câu trả lời có thể là không. Đây là lý do tại sao nhiều công ty vẫn lựa chọn triển khai giải pháp MRP độc lập thay vì một hệ thống ERP đầy đủ.

Hệ Thống Nào Phù Hợp Nhất Với Doanh Nghiệp Của Bạn?

Việc lựa chọn giữa ERP và MRP phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại hình doanh nghiệp, đặc thù ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động và nhu cầu