Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là phần mềm hỗ trợ quản lý thực hiện công việc thông qua việc lập danh sách công việc cần thực hiện và theo dõi mức độ hoàn thành công việc.Phần mềm quản lý công việccó thể được thiết kể để sử dụng cho cá nhân hoặc nhóm làm việc/doanh nghiệp.Phần mềm quản lý công việcdành cho nhóm làm việc/doanh nghiệp do đó sẽ phức tạp hơnphần mềm quản lý công việcdành cho cá nhân do bổ sung các tính năng về phân quyền tương ứng với quan hệ cấp trên/cấp dưới trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
WinWork là gì?
Winwork là tên phần mềm quản lý công việc (Bộ giải pháp quản trị nhân sự TOP 1 Việt Nam) Với kinh nghiệm hơn 7 năm xây dựng hệ thống ERP cho các doanh nghiệp lớn như TOSHIBA, ATP SOFTWARE, IMGROUP, AB BANK…….. WinERP đã phát triển công cụ WinWork để giúp các cấp nhân sự quản lý có thể hiểu rõ giao việc một cách hiệu quả cho nhân viên. Cũng như nhân viên có công cụ làm việc đạt hiệu suất với công nghệ quản lý hiện đại nhất.
Những lợi ích của phần mềm Winwork
Nhiệm Vụ Cần Làm
- Quản lý các lịch nhiệm vụ cần làm, cho phép quản lý các đầu việc của nhân viên ở công ty, kế hoạch làm việc hôm nay, ngày mai, ngày kia. Các công việc bị trễ, chưa xử lý xong. Quản lý công việc có deadline cụ thể, nhắc nhở thực hiện.
- Quản lý công việc của mình hoặc mình đang theo dõi: theo dõi các công việc của chính mình theo các dấu sao đánh ưu tiên làm hoàn thành, theo các móc thời gian đã trễ hạn, hôm nay, 7 ngày kế tiếp, đã lên kế hoạch,…
- Quản lý công việc nhân viên cấp dưới: theo dõi các công việc nhân viên cấp dưới do mình quản lý, theo các dấu sao đánh ưu tiên làm hoàn thành, theo các móc thời gian đã trễ hạn, hôm nay, 7 ngày kế tiếp, đã lên kế hoạch,…
Thảo Luận Nội Bộ
- Trao đổi nội bộ: cho phép nhân sự của toàn công ty có thể chat trao đổi với nhau.
- Chat riêng: 2 người chat trực tiếp với nhau để trao đổi công việc.
- Chat nhóm kín: Khi chat theo nhóm thì có thể chia nhóm kín thành từng phòng ban hoặc từng team nhỏ để trao đổi, tránh chat chung một nhóm gây loãng thông tin.
- Chat nhóm công khai: ngoài nhóm kín thì có thể tạo 1 nhóm công khai để cho tất cả nhân viên công ty cùng chat chung trong đó hoặc để nhận thông báo của phòng nhân sự.
- Song song đó nhân viên còn nhận các thông báo từ các thành viên khác trong công ty, các thông báo về công việc mình đang làm hoặc đang theo dõi ở các hạng mục công việc.
Trang Cá Nhân
- Ghi chú: cho phép nhân viên tự ghi chú các công việc của mình lên hệ thống, truy cập mọi lúc mọi nơi, và có thể chia sẻ cho thành viên khác.
- Hộp Email: tích hợp các cổng sử dụng email của doanh nghiệp lên hệ thống, giúp nhân viên làm việc email với khách hàng hoặc đối tác ngay trên WinWork.
- Xin nghỉ phép: cho phép nhân viên xin nghỉ phép trực tiếp trên hệ thống, không cần giấy tờ rườm rà.
- Lịch biểu: cho phép tạo các lịch họp nội bộ team hoặc phòng ban. Quản lý lịch họp với khách hàng, đối tác, ngày sinh nhật của các thành viên công ty.
- Phiếu lương: cho phép nhân viên xem chi tiết phiếu lương của mình hằng tháng, không cần bảng in từ nhân sự. Nhân viên chủ động theo dõi lương và các phúc lợi của mình.
Quản Lý Dự Án
- Quản lý dự án: quản lý hàng trăm dự án cùng lúc, phân bổ trạng thái theo nguyên lý kanban. Quản lý thời gian thực hiện dự án, thành viên tham gia dự án, tình trạng của dự án, trạng thái thực hiện dự án, tiến độ thực hiện dự án, các hạng mục trong dự án, phân quyền trong dự án.
- Kế hoạch công việc: mỗi dự án có khoảng thời gian thực hiện dài ngắn khác nhau, tuy nhiên vẫn cần phải lên kế hoạch thực hiện từng giai đoạn cụ thể. Mỗi kế hoạch sẽ có ngày bắt đầu và ngày kế thúc cho một dự án cụ thể, quản lý chi tiết các đầu mục công việc trong từng Sprint, mỗi đầu việc có ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể, phân công cho ai làm.
Phân công việc: mỗi đầu việc (task) được phân công chi tiết rõ ràng cho từng nhân sự, có deadline (hạn chót) cụ thể, nhân viên xử lý công việc liên tục cập nhật trạng thái trên đầu việc (task). Ngoài ra các nhân sự liên quan trên 1 đầu việc (task) có thể chat trao đổi trực tiếp ngay trên đầu việc đó khi cần. Cấp quản lý có thể theo dõi và chat hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên. - Quản lý tiến độ: quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ từng dự án, mỗi dự án thực hiện bao nhiêu Sprint, mỗi Sprint mất bao lâu, từ đó thông kê được dự án thực tế thực hiện hết bao nhiêu thời gian. Ngoài ra còn có thể theo dõi tổng quan tiến độ của các task trong mỗi dự án, task nào đã thực hiện xong, task nào trễ, task nào đang có kế hoạch làm việc.
- Báo cáo hiệu suất: từ việc theo dõi sát sao ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các task, phân công cho ai làm, sẽ giúp cho người quản lý dự án có thể tính ra hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, cũng như hiệu suất của toàn dự án. Ngoài ra WinWork còn có thể thống kê được doanh thu và chi phí cho mỗi dự án.
Quản Lý Nhân Sự
Cấu trúc phòng ban
Cho phép tạo và quản lý tên các phòng ban trong công ty, người đứng đầu mỗi phòng ban.
Cấu trúc chức vụ:
Cho phép tạo và quản lý tên các chức vụ trong công ty, chức vụ thuộc phòng ban nào, mức lương cơ bản và các phúc lợi của từng chức vụ. Quản lý phân quyền sử dụng.
Sơ đồ tổ chức công ty:
Thể hiện sơ đồ tổ chức của công ty, mọi nhân viên có thể truy cập, xem chi tiết về các nhân sự khác của công ty bao gồm: phòng ban, chức vụ, số điện thoại và email công việc.
Giờ giấc làm việc:
Cho phép quản lý chi tiết các khung giờ làm việc của công ty, có thể chia khung giờ làm việc thành 2,3 ca hoặc hơn; mỗi ca bắt đầu từ mấy giờ và kết thúc vào mấy giờ,tính ra số tổng giờ làm việc trên 1 tuần. Cho phép tạo nhiều khung giờ làm việc ứng với mỗi chức vụ và nhân viên.
Loại ngày nghĩ phép:
Cho phép quản lý nhân sự tạo các loại ngày nghĩ khác nhau, thông tin loại ngày nghỉ có thể tạo theo luật lao động hoặc tạo theo quy định riêng của công ty. Cấu hình loại ngày nghỉ có cho phép xin nghỉ vượt mức quy định hay không, xin nghỉ cần duyệt 1 cấp hay 2 cấp.
Thông tin nhân viên:
Tạo và quản lý thông tin nhân viên mới, nhân viên cũ một cách chi tiết bao gồm: thông tin cá nhân (email, số điện thoại, giới tính, chứng minh nhân dân,…), làm việc tại phòng ban nào, chức vụ gì, ai là cấp trên, ai là người hướng dẫn công việc.
Hợp đồng làm việc:
Tạo và quản lý thông tin hợp đồng của mỗi nhân viên, thể hiện chi tiết các mức lương, phúc lợi công ty, thời hạn hợp đồng. Quản lý trạng thái hợp đồng làm việc của nhân viên: chờ ký, hợp đồng 1 năm hoặc 2 năm, … Tải cập nhật các giấy tờ thủ tục lên hệ thống như hợp đồng làm việc, thoả thuận bảo mật thông tin, thoả thuận đào tạo nhân sự,…
Quản Lý Tuyển Dụng
Tạo và quản lý form tuyển dụng:
quản lý nhân sự tạo ra các biểu mẫu form tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng trực tiếp lên website công ty. Người tuyển dụng có thể truy cập vào đường link tuyển dụng của mỗi công việc để gửi thông tin ứng tuyển.
Cấu trúc giai đoạn phỏng vấn:
quản lý nhân sự có thể tạo nhiều trạng thái theo dõi tình trạng tuyển dụng của các ứng viên như: Ứng Tuyển Mới, Phỏng Vấn Chuyên Môn, Phỏng Vấn Nhân Sự, Đậu Phỏng Vất, Rớt Phỏng Vấn theo nguyên lý Kanban (quản lý giai đoạn). Khi phỏng vấn ứng viên nào thì kéo hồ sơ ứng tuyển vào các cột trạng thái tương ứng.
Quản lý hồ sơ ứng tuyển:
cho phép quản lý nhân sự cập nhật file cv và tạo hồ sơ ứng tuyển của ứng viên trực tiếp trên hệ thống một cách chi tiết bao gồm các thông tin như: Họ tên, email, số điện thoại, bằng cấp, vị trí ứng tuyển, phòng ban, mức lương mong đợi, mô tả,….
Xét duyệt hồ sơ nhân sự phỏng vấn:
quản lý nhân sự lựa chọn các ứng viên phù hợp, các ứng viên không đạt yêu cầu sẽ được loại bỏ hồ sơ, cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên. Trao đổi công việc phỏng vấn giữa quản lý nhân sự và người phỏng vấn chuyên môn trực tiếp trên mỗi hồ sơ ứng tuyển.
Đặt lịch phỏng vấn:
người quản lý nhân sự có thể tạo được lịch hẹn phỏng vấn cụ thể với mỗi hồ sơ ứng tuyển, nội dung lịch hẹn bao gồm các thông tin: địa điểm, thời gian, nội dung phỏng vấn,… Hệ thống sẽ tự động gửi email mời ứng viên tham gia buổi phỏng vấn, cũng như gửi thông báo đến người phỏng vấn chuyên môn.
Tạo nhân viên khi nhân sự đậu phỏng vấn:
quản lý nhân sự có thể ngay lập tức tạo hồ sơ nhân viên lên hệ thống bằng một hành động click chuột duy nhất. Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến nhân viên đường link và tài khoản đăng nhập WinWork.
Quản Lý Chấm Công
- Việc chấm công bằng máy chấm công độc lập, sổ chấm công dễ xảy ra sai sót, có thể bị chỉnh sửa. Với phần mềm quản trị nhân sự WinWork, mọi dữ liệu chấm công đều được ghi nhận và đưa lên trực tuyến.
- Máy Chấm Công liên kết trực tiếp hệ thống WinWork kết xuất dữ liệu realtime ngay lập tức. Quản lý nhân sự thống kê kết quả ngày công của nhân viên một cách dễ dàng, tiện lợi, thông minh.
Quản Lý Bảng Lương
Xét duyệt chấm công:
Quản lý truy xuất dữ liệu máy chấm công, điều chỉnh, xét duyệt ngày công của nhân viên mỗi tháng.
Xét duyệt tính lương:
Tạo và quản lý bảng lương của các phòng ban, phiếu lương của mỗi nhân viên. Quản lý việc xét duyệt bảng lương của giám đốc. Ghi nhận toàn bộ lịch sửa cập nhật bảng lương. Thông báo tổng lương ngay trên hệ thống cho kế toán lương.
Quản Lý Tài Sản
- Tạo và quản lý các danh mục tài sản.
- Tạo các tài sản cần quản lý, khấu hao chi phí của tài sản theo các kỳ quy định.
- Xét duyệt và phân công tài sản cho nhân viên nào sử dụng và quản lý.
- Cập nhật tình trạng của tài sản: hoạt độnh tốt, hư hỏng, đang sửa chữa, đã giao nhân viên, đã thu hồi mỗi tháng.
Quản Lý Tài Liệu
- Tài liệu cung cấp theo tiêu chuẩn wikipedia, giúp tổ chức và quản lý tài nguyên tri thức của doanh nghiệp. Giúp nhân viên có thể sử dụng tài liệu, quy trình một cách trực quan, hiệu quả.
Báo Cáo
- Báo cáo tình hình nhân sự công ty mỗi tháng
- Báo cáo tình trạng & tiến độ công việc, dự án
- Báo cáo chi phí lương công ty mỗi tháng
- Báo cáo tình trạng tài sản công ty đang sử dụng
Thiết Lập
- Thiết lập các cổng email, sms, voice ip (nếu có)
- Thiết lập thông số đấu nối với máy chấm công
- Thiết lập cấu trúc tính lương của công ty
- Thiết lập cơ cấu phân bổ tài sản theo kỳ
Hình ảnh WinWork VỚI CÁC DỮ LIỆU TRÊN TÍNH NĂNG THỰC TẾ
Xem thêm:
