ORKs là gì? Cách xây dựng OKR

5/5 - (1 bình chọn)

OKR là gì?

OKRs (Objective Key Results)không phải là một công cụ mới xuất hiện mà đã được tạo nên, áp dụng lần đầu tiên vào những năm 1970. Đây là công cụ được triển khai nhằm hỗ trợ việc quản lí mục tiêu, đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, tập trung vào các nỗ lực đóng góp của cá nhân, nhóm, tổ chức, đo lường các đóng góp ấy để giúp tổ chức phát triển.

ORKs là gì? Cách xây dựng OKR 1

  1. OKRs cho phép chúng ta “đào sâu” hơn vềý nghĩa của các con số. Việc kiểm tra kết quả của OKRs kĩ lưỡng giúp chúng ta đặt thêm nhiều câu hỏi cho các tình huống có thể xảy ra trong tương lai, hay dự đoán tương lai dựa trên các chỉ số thể hiện kết quả.
  2. OKRs là mộtcam kết về thời gian và nỗ lực liên tụccủa toàn bộ các cá nhân trong tổ chức. Chúng ta sẽ tránh khỏi tình huống đặt các mục tiêu “vô thưởng vô phạt”, đặt ra không có cá nhân hay nhóm nào thực hiện, hoặc quá khả năng của nhóm/cá nhân.
    OKRs chỉ được thực hiện với hiệu quả cao khi các cá nhân trong tổ chức cam kết thực hiện OKRs. Cụ thể, OKRs được cập nhật thông tin thường xuyên trong từng quý, kết quả được kiểm tra cẩn thận, kĩ lưỡng và có sự điều chỉnh các chiến lược/mô hình đang thực hiện khi cần thiết.
  3. OKRs nhấn mạnh vào nỗ lực thông qua các kết quả định lượng. Thay vì việc xem xét hàng loạt các hạng mục công việc, nhiệm vụ cần được hoàn thành, OKRs chú trọng nhiều hơn đến những việc không-được-hoàn-thành cũng như những việc được-hoàn-thành để đo lường các đóng góp cho tổ chức.
  4. Tất cả các nhân viên đều làm việc cùng nhaulà một đặc điểm quan trọng của OKRs nhấn mạnh yếu tố hợp tác liên chức năng và giá trị của các nhóm trong việc tạo nên thành công của tổ chức. OKRs phải được tổ chức và sử dụng để tối ưu hoá sự hợp tác và gắn kết giữa các cá nhân trong tổ chức. Tất cả các cá nhân từ nhân viên đến quản lí đều có thể nắm vững các mục tiêu và các kết quả then chốt của tổ chức.

Các thành tố trong OKRs có thể được trình bày như sau:

Như vậy, khi doanh nghiệp đặt mục tiêu theo OKR sẽ giúp các cá nhân và tổ chức quản lý mục tiêu một cách hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo việc phối hợp giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, đồng thời đo lường được các đóng góp để giúp tổ chức phát triển.

OKR là cách để đặt mục tiêu và quản lý mục tiêu hiệu quả, vậy để làm việc hiệu quả kết hợp tốt với các chỉ số OKR thì sao?Câu trả lời đó chính là kết hợp OKR với Tư duy Agile, Tư duy tinh gọn để có thể đem đến kết quả làm việc tốt nhất. Làm việc theo mô hình Agile là cách làm việc linh hoạt, minh bạch, tự chủ và trao quyền. Chính vì những đặc điểm này mà trong cách doanh nghiệp luôn sử dụng song song OKR và làm việc theo phương pháp Agile.

Lợi ích của OKR

OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.

Cách xây dựng OKR

Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:

Đối với Objective:

Đối với Key Result:Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.


Làm thế nào để bắt đầu với OKR?

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý mới hoặc năm mới.

Lộ trình có thể như sau:

Hướng dẫn cụ thể từng bước như sau:

Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp

Đội ngũ quản trị sẽ đề ra 3-5 mục tiêu cốt lõi của công ty trong quý hoặc năm tiếp theo. Những mục tiêu này nên xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn cấp lãnh đạo trong công ty, nhưng nó có thể linh hoạt, đi từ các số liệu kinh doanh cụ thể “Tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” cho tới giá trị công ty “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.

Sau khi chốt các mục tiêu, phòng ban sẽ xác định những kết quả cụ thể cần thiết để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn, nếu phòng ban có nhu cầu tăng chỉ số kinh doanh lên 200%, họ có thể lấy kết quả then chốt là Tuyển 5 Account Executive. Những kết quả then chốt sẽ giúp định hướng mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.

Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Mỗi một công ty với kiểu quy mô khác nhau khiến việc theo dõi OKR là một thách thức.

Các công ty như Google đã tự xây dựng công cụ nội bộ, một số công ty khác sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Excel, hoặc hiện tại đã có các phần mềm chuyên dụng để theo dõi OKR như Base Goal, Perdoo, Lattice,… Dù sử dụng phần mềm nào, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn một quy trình trước khi bắt tay vào OKR, nếu không công việc sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp sẽ không thể tối ưu được những giá trị mà OKR mang lại.

Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để cùng phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận

Hãy lên lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của công ty. Cuộc họp này cần đem ra thảo luận những vấn đề sau:

Kết thúc bước này, những người đứng đầu các phòng ban sẽ hiểu rõ ràng về OKR của công ty, đồng thời lên sẵn kế hoạch cho Objective và Key Result ở phòng ban của họ.

Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp

Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu các phòng ban, đã đến lúc phổ biến về OKR với toàn bộ công ty trong cuộc họp. Giống như buổi thảo luận phía trên, hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra lí do về sự cần thiết của OKR và cách chúng ta áp dụng nó trong công ty, từ đó nhân viên sẽ có cách kì vọng phù hợp về làm việc dựa trên hệ thống OKR.

Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân

Sau cuộc họp toàn công ty, những người quản lý sẽ hẹn gặp với từng cá nhân để lên ý tưởng cho OKR của mỗi người. Đây cũng là cuộc thảo luận hai chiều – Nhân viên muốn làm gì và Người quản lý muốn nhân viên làm gì.

Kết thúc buổi thảo luận, bạn sẽ chốt xong kì vọng của nhân viên và kì vọng của công ty với các nhân viên. Bằng cách duy trì các cuộc thảo luận này theo hàng quý, các nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền để ra quyết định về sự nghiệp và các công việc hàng ngày của họ.

Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi thảo luận với từng nhân viên trong công ty, người lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cùng ngồi lại và xem lại một lượt góc nhìn của các nhân viên có thể ảnh hưởng gì đến OKR của cả phòng ban hoặc công ty không. Sau khi thống nhất về OKR cho một quý hoặc năm, đã đến lúc để bạn trình bày OKR trong buổi họp toàn thể công ty tiếp theo và thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.

Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của các nhân viên để đảm bảo công ty đang đi đúng định hướng ban đầu.

Cách đánh giá OKR

OKR sẽ được chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.

Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Dưới đây là một ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing:

Ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing

Khi đánh giá OKR, luôn nhớ rằng…

Những hoạt động không định lượng được như triển khai website mới) thì sẽ được đánh thang điểm nhị phân (0-không hoàn thành và 1-hoàn thành); còn các hoạt động đo lường được (như liên hệ với 10 nhà báo) thì tính điểm theo tỉ lệ % hoàn thành.

0.6 – 0.7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa rằng tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao ban đầu có thể không thoải mái cho lắm, nhưng khi được áp dụng đúng sẽ giúp tổ chức có thể đạt những kết quả vượt trội.

Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả – dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.

OKR có thể là một lăng kính để đánh giá cá nhân (hoặc tổ chức) nhưng đây không phải là phương án tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Nếu OKR đồng nhất với đánh giá hiệu suất công việc, các cá nhân sẽ cố gắng đặt mục tiêu dễ thực hiện để được coi là thành công. Động lực này sẽ hạn chế mặt tích cực của mô hình OKR.

Vào đầu mỗi quý, công ty nên cùng ngồi lại và thảo luận tiến độ hoàn thành OKR. Cách thảo luận có thể thay đổi dựa trên quy mô công ty, tuy nhiên về cơ bản thì mỗi lãnh đạo phòng ban sẽ phân tích mức điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho quý tiếp theo.

Bằng việc rà soát lại toàn bộ quá trình, bạn sẽ có dữ liệu cần thiết về hiệu suất làm việc của công ty, học từ những thách thức và tối ưu hoá cho tương lai.

Về Base Goal – Giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện trong doanh nghiệp

Về cơ bản một hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả cần đảm bảo 4 tiêu chí. Thứ nhất là tính nhất quán và gắn kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân, mục tiêu phòng ban và mục tiêu của công ty. Thứ hai là khả năng đo lường một cách chính xác và được thường xuyên cập nhật. Thứ ba, mỗi mục tiêu đặt ra cần có người làm chủ và cam kết hoàn thành, nghĩa là hệ thống phải thuận tiện để mọi người theo dõi và dễ dàng thảo luận. Cuối cùng chính là chú trọng vào khả năng thực thi thay vì chỉ tập trung lập kế hoạch.

Được ra mắt vào tháng 10/2020,giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện Base Goallà công cụ đáp ứng được cả 4 tiêu chí trên.Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua những dữ liệu trực quan được cập nhật hàng ngày; đồng thời kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Base Goal có các tính năng nổi bật nào?

Đặc biệt hơn, Base Goal đã phát hành ứng dụng trên thiết bị di động, giúp việc theo dõi mục tiêu và cập nhật kết quả được thực hiện dễ dàng. Base Goal cũng sở hữu một ưu thế khác so với các phần mềm nước ngoài, là bạn có thể đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm Base Goal ngay tại Việt Nam.

Phần mềm quản trị doanh nghiệpiHCMhỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng OKRs

Không dừng ở việc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, vớiphần mềm iHCM, nhà lãnh đạo có thể tạo các Kết quả then chốt cho mỗi một mục tiêu, mỗi Kết quả then chốt cũng được gắn với các danh sách công việc.

iHCM đã truyền tải rõ tinh thần của OKRs:

– Tập trung vào những gì quan trọng nhất.
– Cộng hưởng mọi nguồn lực để đạt được mục tiêu.
– Không áp đặt và hướng tới sự hiệp đồng cao nhất.
– Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ những giá trị họ tạo ra: họ đã đóng góp gì cho mục tiêu chung của tập thể.
– Xây dựng văn hóa đo lường: mọi hoạt động đều được định lượng hóa.

iHCM giúp người dùng linh động khi thiết lập OKRs

Nhà lãnh đạo có thể xây dựng OKRs theo phương thức Liên kết chặt chẽ hoặc Liên kết có định hướng, và dễ dàng cập nhật tiến độ Mục tiêu/Kết quả then chốt bằng cách chọn “Cập nhật trạng thái”, “Cập nhật % hoàn thành” hay “Sửa trọng số”, “Cập nhật thời hạn”. Tiến độ hoàn thành Kết quả then chốt sẽ được tự động cập nhật theo % hoàn thành của các công việc bên dưới, tiến độ hoàn thành mục tiêu tiếp tục được tính từ % hoàn thành của tất cả các Kết quả then chốt của mục tiêu đó. Đặc biệt, phương pháp này sẽ rất hiệu quả với những doanh nghiệp quản lý theo dự án, những mục tiêu, công việc được định lượng rõ ràng.

Cộng tác liên tục trong doanh nghiệp

Cũng như các tính năng khác, Cộng tác luôn là tính năng vô cùng quan trọng mà đội ngũ phát triển muốn đưa xuyên suốt vào trong phần mềm, và không ngoại lệ đối với quy trình theo dõi và giám sát OKRs. Nhà quản lý và nhân viên có thể phản hồi, trao đổi liên tục theo thời gian thực trong quá trình hoàn thành các Kết quả then chốt và Mục tiêu, đính kèm file tài liệu trong từng Kết quả then chốt dù họ đang ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Như vậy, không chỉ dừng ở MBO, iHCM còn vận dụng OKRs, giúp doanh nghiệpquản trị hiệu suất liện tụcvà xuyên suốt, từ các mục tiêu lớn theo BSC, cho đến OKRs, công việc và từng checklist công việc nhỏ cụ thể, từ mục tiêu cao nhất của công ty, đến từng phòng ban, từng cá nhân trong doanh nghiệp, với mục đích cùng nhau hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

OKRs là công cụ hoàn hảo để quản lý, đo lường kết quả các mục tiêu có tính sáng tạo (Ví dụ như một số mục tiêu của họa sỹ, nhân viên phân tích thiết kế, nhân viên phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,…), các mục tiêu nàyđổi mới liên tục, nhiều mục tiêu diễn rađúng 1 lầnhoặc trong thời gian ngắn. Đó là lý do nó đượcGoogle,Deloitte,…. ứng dụng trongquản trị doanh nghiệp sáng tạo.

Nguồn bài viết: Tổng hợp và cập nhật từ các nguồn website uy tín trên Google

Exit mobile version