Khám phá thế giới PDF: Từ Định nghĩa đến Các Công cụ Chỉnh sửa Tối ưu

PDF là gì?

PDF (Portable Document Format) là một định dạng tệp tin tiên tiến, được Adobe nghiên cứu và phát triển với mục tiêu mang đến khả năng chia sẻ tài liệu một cách nhất quán trên mọi hệ điều hành và thiết bị. Tương tự như nhiều định dạng khác, PDF có khả năng tích hợp đa dạng các loại thông tin, từ văn bản, hình ảnh sắc nét, âm thanh sống động cho đến video đa phương tiện. Một ưu điểm vượt trội của PDF là khả năng hỗ trợ in ấn chất lượng cao, đảm bảo tài liệu hiển thị giống hệt trên mọi thiết bị kết nối, dù là máy tính, máy tính bảng hay điện thoại thông minh.

Sức hấp dẫn của tệp tin PDF nằm ở khả năng lưu trữ mạnh mẽ, tính tương thích rộng rãi trên nhiều thiết bị, cùng với việc chia sẻ dễ dàng. Hơn nữa, các tệp PDF thường có dung lượng tối ưu, giúp quá trình tải xuống và truy cập trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, một thách thức lớn đối với người dùng là tính năng chỉnh sửa hạn chế. Việc thay đổi nội dung, dù là nhỏ nhất, thường gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian. Chính vì vậy, sự ra đời của các phần mềm chỉnh sửa PDF đã trở thành “vị cứu tinh” cho người dùng, mang đến sự tiện lợi, nhanh chóng, khả năng lưu trữ sau chỉnh sửa dễ dàng, và cho phép truy cập, chia sẻ tài liệu mọi lúc, mọi nơi.

Dưới đây là những công cụ chỉnh sửa PDF hàng đầu, giúp bạn làm chủ tài liệu của mình một cách hiệu quả.

1. Foxit Phantom PDF

Link tải: //www.foxitsoftware.com/downloads/

Khi nhắc đến phần mềm chỉnh sửa tệp PDF, Foxit Phantom PDF nổi lên như một lựa chọn hàng đầu. Nếu bạn đã từng làm việc với định dạng PDF, chắc hẳn bạn đã quen thuộc với FoxitReader, một trình đọc PDF phổ biến. Tuy nhiên, FoxitReader chỉ giới hạn ở chức năng xem mà không cung cấp khả năng chỉnh sửa. Foxit Phantom PDF chính là phiên bản nâng cấp vượt trội, mang đến trải nghiệm chỉnh sửa tệp PDF mượt mà và trực quan như khi làm việc với Microsoft Word. Bên cạnh khả năng chỉnh sửa mạnh mẽ, Phantom PDF còn sở hữu nhiều chức năng hữu ích khác như: hợp nhất và phân tách tệp PDF, thêm chú thích, chia sẻ tài liệu, tạo biểu mẫu PDF động và chuyển đổi PDF sang nhiều định dạng tệp khác. Đặc biệt, bạn có thể tăng cường bảo mật cho tệp PDF bằng cách thêm mã hóa, chỉnh sửa nội dung và ký điện tử. Mặc dù Foxit Phantom PDF là một phần mềm trả phí, bạn vẫn có thể trải nghiệm đầy đủ các tính năng trong vòng 14 ngày dùng thử miễn phí.

2. Adobe Acrobat Pro DC

Link tải: //acrobat.adobe.com/us/en/free-trial-download.html

Adobe, cha đẻ của định dạng PDF, đã kiến tạo nên chuẩn mực cho phần mềm chỉnh sửa PDF với Adobe Acrobat Pro DC. Đây là một trong số ít các giải pháp cao cấp hoạt động trên cả hai hệ điều hành Windows và macOS, đồng thời cung cấp ứng dụng di động chuyên dụng. Acrobat Pro DC không chỉ giới hạn ở việc chuyển đổi PDF sang các định dạng phổ biến như Word, Excel, PowerPoint mà còn có khả năng tạo ra nhiều trang HTML từ tệp PDF. Với khả năng xử lý tài liệu quét, phần mềm có thể ngay lập tức chuyển đổi chúng sang định dạng PDF chất lượng cao. Bạn cũng có thể dễ dàng kết hợp nhiều tài liệu, bảng tính, trang web và nội dung liên quan thành một tệp PDF duy nhất, sẵn sàng để chia sẻ trên mọi thiết bị. Adobe còn tích hợp lưu trữ và truy cập tài liệu dựa trên đám mây thông qua acrobat.com, cùng với các tính năng bảo mật mạnh mẽ như bảo vệ bằng mật khẩu và xóa thông tin cá nhân nhạy cảm.

3. PDFelement

Link tải: //pdf.wondershare.com/pdfelement/

PDFelement được đánh giá là một trong những trình soạn thảo PDF xuất sắc nhất hiện nay, hứa hẹn mang đến trải nghiệm vượt ngoài mong đợi cho người dùng. Được xem là một giải pháp thay thế xứng đáng cho Adobe Acrobat, PDFelement sở hữu nhiều tính năng ấn tượng. Điểm cộng lớn nhất là phiên bản dùng thử miễn phí cung cấp đầy đủ các giải pháp chỉnh sửa cơ bản, trong khi các phiên bản trả phí lại có mức giá hợp lý so với mặt bằng chung của thị trường. PDFelement tự hào với kho tính năng đa dạng, bao gồm chú thích, chỉnh sửa, chuyển đổi PDF sang các định dạng khác, thêm chữ ký số và điền biểu mẫu PDF một cách dễ dàng. Đây thực sự là một giải pháp toàn diện giúp bạn làm chủ mọi thao tác với tệp PDF.

4. Nitro Pro

Link tải: //www.gonitro.com/

Nitro Pro là một trình soạn thảo PDF mạnh mẽ, cung cấp một loạt các tính năng chỉnh sửa toàn diện, tương tự như các công cụ hàng đầu khác. Các chức năng chính bao gồm chỉnh sửa, tạo mới, hợp nhất tài liệu, xem xét và cộng tác trực tuyến. Bên cạnh đó, Nitro Pro còn hỗ trợ người dùng điền, ký tên và bảo mật các tệp PDF. Phần mềm tương thích với tất cả các hệ điều hành Windows và có hai phiên bản chính: Cá nhân và Doanh nghiệp. Phiên bản Cá nhân, với mức giá 159,99 đô la, cung cấp bộ tính năng nâng cao để đáp ứng nhu cầu của hầu hết người dùng cá nhân.

5. PDF-XChange Editor

Link tải: //www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-editor

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để chỉnh sửa văn bản trong tệp PDF, thì PDF-XChange Editor là một lựa chọn lý tưởng. Phần mềm cho phép bạn chỉnh sửa, xóa, và định dạng lại văn bản một cách linh hoạt, ngay cả khi tài liệu sử dụng phông chữ chưa được cài đặt trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể dễ dàng đính kèm ghi chú, phân tách các tệp PDF, hoặc trích xuất trang từ tài liệu. Một trong những tính năng nổi bật nhất của PDF-XChange Editor là khả năng sử dụng công nghệ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để nhận diện văn bản trong các tài liệu được quét. Tuy nhiên, một số tính năng nâng cao chỉ có sẵn trong phiên bản cao cấp, PDF-XChange Editor Plus. Bạn có thể dễ dàng nhận biết các tính năng này bằng cách di chuột qua biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ.

01. Sejda PDF Editor

Sejda PDF Editor là một trong số ít phần mềm chỉnh sửa PDF cho phép người dùng chỉnh sửa văn bản PDF mà không để lại watermark. Hầu hết các công cụ khác thường chỉ cho phép thêm văn bản mới hoặc sẽ áp dụng watermark sau khi chỉnh sửa văn bản hiện có. Điểm cộng vượt trội của Sejda là khả năng hoạt động hoàn toàn trên trình duyệt web, mang đến sự tiện lợi tối đa mà không cần tải xuống bất kỳ ứng dụng nào. Tuy nhiên, nếu bạn ưu tiên trải nghiệm trên máy tính, Sejda cũng cung cấp phiên bản desktop.

Ưu điểm Sejda PDF Editor

• Có khả năng chỉnh sửa văn bản hiện có và thêm văn bản tùy chỉnh.
• Phiên bản trực tuyến cho phép tải tệp PDF từ các URL hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.
• Hỗ trợ thêm siêu liên kết (hyperlink).
• Bao gồm công cụ thêm chữ ký số.
• Cho phép chèn các trang trống vào tệp PDF.
• Có thể xóa các trang khỏi tệp PDF.
• Hỗ trợ “khoanh vùng” hoặc làm mờ các phần của trang.
• Có thể chèn hình ảnh và biểu tượng vào tệp PDF.

Nhược điểm Sejda PDF Editor

• Giới hạn sử dụng ba tệp PDF mỗi giờ.
• Tệp PDF chỉ có thể chứa tối đa 200 trang.
• Không hỗ trợ chỉnh sửa các tệp PDF có dung lượng lớn hơn 50 MB.

Hoạt động với: Windows, macOS và Linux

Link tham khảo: //www.sejda.com/pdf-editor

Cần lưu ý rằng có một số khác biệt giữa phiên bản trực tuyến và phiên bản desktop. Phiên bản desktop hỗ trợ nhiều loại phông chữ hơn và không cho phép bạn tải tệp PDF bằng URL hoặc từ các dịch vụ lưu trữ trực tuyến như phiên bản trực tuyến (phiên bản trực tuyến hỗ trợ Dropbox và Google Drive). Một tính năng độc đáo khác của Sejda là công cụ tích hợp web cho phép tạo liên kết để người khác có thể mở trực tiếp tệp PDF trong trình chỉnh sửa trực tuyến này. Tất cả các tệp được tải lên sẽ tự động bị xóa khỏi Sejda sau năm giờ. Mẹo: Cả hai phiên bản của Sejda đều có thể được sử dụng để chuyển đổi PDF sang Word hoặc Word sang PDF. Hãy tìm tùy chọn chuyển đổi trong mục “Tools” của chương trình.

02. Chỉnh sửa PDF với Inkscape

Inkscape là một phần mềm chỉnh sửa đồ họa vector miễn phí và phổ biến, nhưng nó lại sở hữu các chức năng chỉnh sửa PDF mà nhiều phần mềm chuyên dụng chỉ hỗ trợ trong các phiên bản trả phí. Inkscape hoạt động tương tự như GIMP, Adobe Photoshop và các trình chỉnh sửa hình ảnh khác. Nếu mục tiêu của bạn là xóa hoặc chỉnh sửa hình ảnh hoặc văn bản trong tệp PDF, Inkscape là một công cụ tuyệt vời. Sau đó, bạn có thể kết hợp với một công cụ khác trong danh sách này để xử lý các tác vụ phức tạp hơn như chỉnh sửa biểu mẫu PDF hoặc thêm hình dạng.

Ưu điểm Inkscape

• Có khả năng chỉnh sửa văn bản PDF.
• Hỗ trợ thao tác đồ họa vector mạnh mẽ.
• Bao gồm nhiều công cụ chỉnh sửa hình ảnh đa dạng.

Nhược điểm Inkscape

• Số lượng công cụ chỉnh sửa đồ họa có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp khi chỉ tập trung vào chỉnh sửa PDF.

Hoạt động với: Windows, macOS và Linux

Link tham khảo: //inkscape.org/en/

03. PDFescape Online PDF Editor

PDFescape là một trình chỉnh sửa PDF trực tuyến mạnh mẽ với nhiều tính năng hữu ích. Công cụ này hoàn toàn miễn phí miễn là tệp PDF bạn xử lý không vượt quá 100 trang hoặc có dung lượng 10 MB.

Ưu điểm PDFescape

• Hoạt động trực tuyến thông qua trình duyệt web, không cần cài đặt.
• Cung cấp rất nhiều công cụ chỉnh sửa đa dạng.
• Cho phép thêm văn bản và hình ảnh tùy chỉnh.
• Có thể xóa và thêm các trang trong tệp PDF.

Nhược điểm PDFescape

• Không thể chỉnh sửa trực tiếp văn bản hiện có trong PDF.
• Có giới hạn về kích thước và số trang của tệp PDF.

Làm việc với: Bất kỳ hệ điều hành nào

Link tham khảo: //www.pdfescape.com/windows/

Lưu ý rằng “chỉnh sửa file PDF trên trang web” không có nghĩa là bạn có thể thay đổi văn bản hoặc hình ảnh gốc. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể thêm văn bản mới, hình ảnh, liên kết, trường biểu mẫu, v.v. Công cụ văn bản cho phép tùy chỉnh linh hoạt về kích thước, kiểu phông chữ, màu sắc, căn chỉnh, in đậm, gạch chân hoặc in nghiêng. Bạn cũng có thể vẽ trực tiếp lên PDF, thêm ghi chú, làm mờ các phần không mong muốn và chèn các hình dạng như dòng, dấu kiểm, mũi tên, hình bầu dục, hình tròn, hình chữ nhật và nhận xét. PDFescape cho phép bạn xóa các trang riêng lẻ, xoay trang, cắt các phần của trang, sắp xếp lại thứ tự các trang và thêm các trang từ các tệp PDF khác. Bạn có thể tải lên tệp PDF của riêng mình, dán URL của tệp PDF trực tuyến và tạo tệp PDF mới. Sau khi chỉnh sửa, bạn có thể tải tệp về máy tính mà không cần tạo tài khoản. Tài khoản chỉ cần thiết nếu bạn muốn lưu tài liệu trực tuyến mà không tải xuống. PDFescape cũng có phiên bản offline là PDFescape Editor, nhưng phiên bản này không miễn phí.

04. PDF-XChange Editor

PDF-XChange Editor sở hữu nhiều tính năng chỉnh sửa PDF mạnh mẽ, tuy nhiên không phải tất cả đều miễn phí. Nếu bạn sử dụng các tính năng nâng cao, tệp PDF của bạn sẽ có watermark trên mỗi trang. Tuy nhiên, ngay cả với các tính năng miễn phí, bạn vẫn có thể chỉnh sửa và lưu tệp PDF một cách hiệu quả.

Ưu điểm PDF-XChange Editor

• Sử dụng công nghệ OCR để nhận diện văn bản trong tệp PDF.
• Hỗ trợ nhập nhiều hình dạng và hình ảnh khác nhau.
• Có thể thêm mã QR vào tệp PDF.
• Cung cấp phiên bản portable tiện lợi.

Nhược điểm PDF-XChange Editor

• Rất nhiều tính năng nâng cao yêu cầu trả phí để sử dụng.

Làm việc với: Windows

Link tham khảo: //www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-editor

Các tệp PDF có thể được tải từ máy tính, URL, SharePoint, Google Drive hoặc Dropbox. Tệp PDF đã chỉnh sửa có thể được lưu lại vào máy tính hoặc bất kỳ dịch vụ lưu trữ file nào. PDF-XChange Editor có giao diện nhiều tính năng, có thể gây choáng ngợp cho người mới bắt đầu. Tuy nhiên, mọi tùy chọn và công cụ đều được sắp xếp gọn gàng và phân loại thành các mục riêng biệt, giúp quản lý dễ dàng hơn. Một tính năng đáng chú ý là khả năng đánh dấu tất cả các trường biểu mẫu, giúp bạn dễ dàng xác định nơi cần điền thông tin, đặc biệt hữu ích khi chỉnh sửa các tệp PDF có nhiều biểu mẫu như đơn đăng ký. Mặc dù phiên bản miễn phí có watermark, chương trình này vẫn cho phép bạn chỉnh sửa văn bản hiện có, thêm văn bản mới, cũng như thêm hoặc xóa trang khỏi tài liệu. Bạn có thể tải xuống chương trình ở chế độ di động để sử dụng trên ổ flash hoặc cài đặt thông thường.

Chỉnh sửa file PDF với phần mềm Foxit PDF Editor

Phần mềm Foxit Editor là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ người dùng xử lý và chỉnh sửa tệp PDF một cách dễ dàng. Các tính năng nổi bật bao gồm tạo mới, thêm ảnh, sửa font chữ và nhiều hơn nữa. PDF vốn là định dạng tệp tin phức tạp để chỉnh sửa, nhưng với Foxit PDF Editor, quá trình này trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Hơn nữa, giao diện của phần mềm có nét tương đồng với Microsoft Word, giúp việc chỉnh sửa tài liệu trở nên trực quan và thuận tiện.

Các bước để chỉnh sửa file PDF với Foxit PDF Editor:

Bước 1: Mở tệp PDF cần chỉnh sửa bằng cách nhấp vào biểu tượng thư mục hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + O. Sau khi chọn tệp, nhấp vào nút Open.