Phần mềm erp là gì? Giải pháp phần mềm erp tốt nhất hiện nay

ERP là gì?

ERP(Enterprise Resource Planning) nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”.

• Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là đơn vị áp dụng hệ thống phần mềm để sử dụng các nguồn tài nguyên và hoạt động một cách tốt nhất.
• Resource (Nguồn lực): Là những tài nguyên của doanh nghiệp. Là những tài sản có sẵn, liên quan đến công ty hoặc là những giá trị được tạo ra mỗi ngày. Nhân sự cũng là một nguồn tài nguyên vô cùng quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
• Planning (Hoạch định): là dự định, kế hoạch. Nhân viên ở các phòng ban trao đổi để giải quyết công việc ngắn hạn hoặc dài hạn. Quá trình này dù phức tạp hay đơn giản cũng sẽ tác động đến mọi cơ sở tài nguyên của doanh nghiệp.

ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one. Để giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh, thu thập và phân tích dữ liệu, lưu trữ một cách tự động hoá từ A đến Z. Một nền tảng tích hợp gồm nhiều công cụ: quản lý nhân sự, kế hoạch sản phẩm, chi phí, giao vận, bán hàng, quản lý kho, kế toán và vận hành doanh nghiệp rất phù hợp với công ty lớn.

Erp là phần mềm gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp các chức năng quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp từ nguồn lực, sản xuất, kinh doanh, cung ứng cho đến tài chính, kế toán và hậu cần. ERP giúp tăng cường hiệu quả quản lý và giảm thiểu chi phí chi tiêu.

Phần mềm ERP là một hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp tích hợp, cho phép các phòng ban và các quy trình hoạt động được kết nối lại với nhau tốt hơn. ERP (Enterprise Resource Planning) cho phép doanh nghiệp độc lập trong quá trình quản lý nguồn lực của họ từ quản lý khách hàng và đơn hàng, kế toán, mua hàng và sản xuất. Việc áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp sẽ giúp cho việc quản lý và tối ưu hóa các quy trình hoạt động trên toàn bộ hệ thống công ty.

Hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều sản phẩm phần mềm ERP như SAP, Oracle, Netsuite, Microsoft Dynamics và Odoo. Tuy nhiên, Odoo được đánh giá là phần mềm ERP tốt nhất hiện nay với nhiều tính năng ưu việt, được tích hợp đầy đủ các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp, giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn. Odoo có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, với giá thành hợp lý và dễ dàng sử dụng.

Tuy nhiên, với một doanh nghiệp lớn và quy mô phức tạp, một phần mềm ERP cao cấp như SAP có thể là lựa chọn tốt nhất. Nó có thể cung cấp các khả năng quản lý và tính toán phân tích phức tạp hơn, đồng thời thích nghi với các quy mô lớn và đa quốc gia. Dù cho giá thành của SAP khá cao, nhưng với những doanh nghiệp có quy mô và quy trình hoạt động phức tạp, SAP hoàn toàn xứng đáng để đầu tư vào.

Các tính năng cơ bản của hệ thống ERP

Tài chính – kế toán

Tài chính – kế toán chính là một chức năng của ERP cực kỳ quan trọng. Các phần mềm ERP cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ những công cụ, tính năng cơ bản cho lĩnh vực tài chính – kế toán như: tài khoản chi trả, những tài khoản nhận về số dư, sổ cái chung, ngân sách, theo dõi và kiểm soát tiền mặt, các báo cáo phân tích,…

Chức năng tài chính – kế toán hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả dòng tiền, giảm thiểu thời gian cho việc nhập liệu, hoàn thành các nghiệp vụ chuyên môn cũng như giúp cho quy trình quản lý những khoản thu chi được chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều.

Theo dõi và kiểm soát quy trình sản xuất, phân phối

Chức năng của ERP về quản lý quy trình sản xuất, phân phối sẽ bao gồm: quản lý kho bãi, theo dõi chất lượng sản xuất – phân phối, quản lý số lượng xuất nhập và tồn kho, điều phối việc giao hàng,…

Hệ thống ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng những kế hoạch sản xuất phù hợp nhằm tối ưu chi phí, thời gian, nguồn nhân lực, đồng thời, giảm thiểu tỷ lệ xảy ra lỗi trong quy trình sản xuất. Ngoài ra, công cụ ERP còn giúp kiểm tra và phân phối hiệu quả quá trình xuất nhập, vận chuyển hàng hóa. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tăng trưởng hiệu quả sản xuất, phân phối và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình.

Bán hàng

Chức năng không thể thiếu tiếp theo của ERP chính là chức năng bán hàng, bao gồm những việc như: tạo và xử lý đơn hàng, bán hàng trực tuyến, tạo và quản lý hóa đơn bán hàng,… Tính năng bán hàng hỗ trợ doanh nghiệp minh bạch hóa mọi quy trình bán hàng và đặc biệt là nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên Sales, song song đó là tiết kiệm thời gian mua cho khách hàng.

Ngoài ra, ứng dụng ERP này sẽ giúp doanh nghiệp trong cả việc quản lý bán hàng đa kênh, cung cấp các công cụ hữu ích thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu để đánh giá, nhận xét toàn bộ hoạt động bán hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng được những chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi và tăng trưởng doanh số hiệu quả.

Mua hàng

ERP cực kỳ hữu ích các cho doanh nghiệp trong nghiệp vụ quản trị mua hàng, giúp hạn chế tình trạng thiếu hàng, trễ hàng hay hàng hóa kém chất lượng ở khâu đầu vào. ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch mua hàng, theo dõi sát sao tình trạng đơn hàng phải nhận theo những tiêu chí đã đặt ra ban đầu, đảm bảo các ràng buộc về vận chuyển và thanh toán đơn hàng,… Sau khi doanh nghiệp đã nhận được hàng hóa, phần mềm ERP sẽ chuyển đến giai đoạn kiểm soát việc thanh toán, trả công nợ một cách tự động hóa đến khi giao dịch đã được hoàn thành.

Quản lý dịch vụ

Tính năng trong các Module của ERP về quản lý dịch vụ bao gồm: kiểm soát chất lượng, thiết lập lịch trình, làm hợp đồng dịch vụ, triển khai các chương trình khách hàng thân thiết,… Hoạt động quản lý dịch vụ thường phức tạp và đánh giá sẽ khó hơn việc quản lý các sản phẩm, hàng hóa thông thường. Chính vì vậy, tính năng quản lý dịch vụ này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và duy trì chất lượng của dịch vụ hiệu quả, từ đó, thiết lập và kéo dài mối quan hệ với khách hàng của mình.

Những tính năng linh hoạt dựa trên lĩnh vực kinh doanh

Ngoài những tính năng cơ bản trên thì các Module của ERP được doanh nghiệp ứng dụng phổ biến khác là: quản trị mối quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý việc bảo hành, sửa chữa máy móc – thiết bị, điều hành doanh nghiệp,…

Không những vậy, như đã đề cập ở phần giới thiệu về ERP, đây chính là một hệ thống mở (ERP Open Source) nên doanh nghiệp có thể linh hoạt và dễ dàng tích hợp thêm nhiều tính năng khác phù hợp nhất với đặc thù riêng của lĩnh vực kinh doanh, ngành nghề hoạt động của mình.

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Bởi lẽ tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” – phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.

ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi – một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.

ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống như một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì.

Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay “14” thùng hàng rất dễ nhầm thành “19”, hay lỗi gõ Word biến khách hàng ” Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.

ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên liên quan đến bút toán đó.

Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.

Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.

Những loại hình doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm ERP?

Phần mềm quản lý ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong khâu quản lý, vận hành. Đặc biệt, một số nhóm ngành nhất định được đánh giá là có khả năng thu lợi nhiều nhất từ ​​việc thực hiện.

Theo báo cáo ERP của Panorama Consulting Group (Mỹ), sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp đó là các lĩnh vực Dịch vụ & Công nghệ thông tin, Dịch vụ tài chính cũng chiếm tỷ trọng cao, lần lượt là 18% và 17%.

Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến nên sử dụng phần mềm ERP:

• Ngành cơ khí chế tạo máy
• Ngành sản xuất – đóng gói bao bì
• Ngành công nghiệp thép
• Ngành phân phối – bán lẻ
• Ngành xây dựng – bất động sản
• Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
• Ngành khai thác mỏ – khoáng sản
• Ngành vận tải – logistic
• Ngành dược và thực phẩm
• Thương mại dịch vụ
• …

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai giải pháp ERP?

Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp triển khai linh hoạt dựa trên nhu cầu kinh doanh của chính mình. Cụ thể, dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp nên triển khai ứng dụng ERP:

• Thay đổi quy mô hoạt động:Tổ chức đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô doanh nghiệp.

• Kế thừa và nâng cấp hệ thống:Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng.
• Cần nâng cao năng suất làm việc:Doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý số liệu một cách thủ công, khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.
• Phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý:Doanh nghiêp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.
• Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm rời rạc:Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.
• Cập nhật xu hướng quản lý mới:Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp doanh nghiệp mới.
• Sát nhập hoặc mua lại:Các công ty/tập đoàn lớn đang có nhu cầu hợp lý hóa hệ thống giữa các công ty con.

Giải pháp phần mềm erp tốt nhất hiện nay

AMIS.VN – MISA

Amis là một trong những phần mềm ERP được cung cấp bởi công ty phát triển phần mềm uy tín MISA.

Phần mềm đáp ứng được nhiều các hoạt động nghiệp vụ trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp mà còn bổ sung thêm các tính năng hỗ trợ CEO với những ưu điểm nổi trội như:

– Liên thông dữ liệu giữa các phòng ban Kế Toán – Bán Hàng – Nhân Sự.

– Xem báo cáo mọi lúc mọi nơi thời gian thực trên thiết bị di động.

Amis là giải pháp quản trị doanh nghiệp phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Các báo cáo tự động được cung cấp tức thời giúp cho người điều hành có thể quan sát và có những đánh giá đúng về tình hình phát triển công ty, chi nhánh từ đó quyết định tối ưu nguồn lực, phân bổ nguồn vốn và có các hoạt động tối ưu hợp lý.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phiên bản toàn bộ phần mềm không giới hạn người sử dụng cho công ty của mình. Hiện đã có 12.000 doanh nghiệp lựa chọn sử dụng ERP Amis.

ERP MICROSOFT DYNAMIC

Microsoft Dynamics 365 là phần mềm ERP nước ngoài và bán thông qua các chi nhánh tại Việt Nam.

Với ERP Dynamics 365 chủ doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động như từ quy trình bán hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng, hoạt động vận hành, tài chính, bảo trì vận hành, quản lý dự án, marketing và thông tin khách hàng.

Hiện tại ERP Microsoft Dynamics hỗ trợ cho các ứng dụng iOS và Android, Windows Phone.

Bên cạnh đó ứng dụng cho khả năng sử dụng khi ngoại tuyến vì vậy bạn có thể làm việc mà không cần kết nối dữ liệu và dữ liệu sẽ có cơ chế tự đồng bộ hóa sau khi kết nối được thiết lập trở lại.

ERP ORACLE

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle JD Edwards EnterpriseOne là giải pháp ERP trên nền tảng điện toán đám mây.

ERP Oracle quản lý các hoạt động chính, hàng tiêu dùng, nhân lực, phân phối và sản xuất.

Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.

Với phần mềm ERP Oracle các chủ doanh nghiệp có thể thực hiện công việc quản lý tài chính, quản lý dự án, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý đơn hàng, lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng sản xuất, kế hoạch kinh doanh.

ERP SAP BUSINESS ONE

SAP Business One tích hợp đa dạng module phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Phần mềm được tích hợp trên nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động tài chính, chăm sóc khách hàng CRM, hàng tồn kho, vận hành hệ thống.

Hệ thống cung cấp hệ thống hỗ trợ từ xa giúp kiểm tra sự vận hành trơn tru của hệ thống, dữ liệu được backup bảo trì một cách hiệu quả, nâng cấp kiểm tra dữ liệu và sữa lỗi tự động khi phát hiện được vấn đề.

OPEN BRAVO

Phần mềm ERP OPEN BRAVO được đánh giá một trong những hệ thống ERP có tốc độ load nhanh, cực kỳ dễ sử dụng và hiện tại phần mềm đã được tin tưởng và sử dụng bởi 6000 công ty doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Open ERP được xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở và có khả năng chạy được trên nhiều thiết bị trình duyệt khác nhau.

Hệ thống Open Bravo phát triển quy trình làm việc hiện đại logic và rất dễ áp dụng cho các hoạt động quản lý, điều hành dành của chủ doanh nghiệp.

Nguồn: Tham khảo và tổng hợp từ internet

• //magenest.com/vi/phan-mem-erp/
• //resources.base.vn/productivity/phan-mem-erp-la-gi-uu-nhuoc-diem-cua-erp-erp-phu-hop-voi-doanh-nghiep-nhu-the-nao-297/#2
• //itgtechnology.vn/he-thong-erp-la-gi/