WinERP là từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên Google trong thời gian vừa qua về chủ đề Phần mềm ERP cho doanh nghiệp. Trong bài viết này mình sẽ viết về WinERP là gì? ERP là gì? Tại sao cần hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể
ERP là gì?
Vậy chính xácERP là gì? ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning – được hiểu là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản thìhệ thống ERPlà được dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh nghiệp hay tổ chức. Hãy suy nghĩ về tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, bán hàng và những thứ khác. ERP tích hợp các quy trình này vào một hệ thống duy nhất. Thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ như: phần mềm tài chính – kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản trị sản xuất, quản lý tiền lương, phần mềm CRM… và các dữ liệu không có tính liên kết và kế thừa thì hệ thống ERP sẽ tích hợp tất cả trên MỘT phần mềm duy nhất và các số liệu sẽ được kế thừa, tạo thành một dòng chảy thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp. Người quản lý thông quaphần mềm ERPcó thể nắm bắt được hoạt động của mọi phòng ban, doanh thu lãi lỗ…dễ dàng thông qua các thiết bị kết nối Internet.
Nguyên tắc hoạt động ERP là gì?
Cáchệ thống ERPcó tính liên kết cơ sở dữ liệu trên cùng hệ thống. Thay vì một số cơ sở dữ liệu độc lập với kho dữ liệu vô tận không có tính kết nối các hệ thống ERP kết nối dữ liệu. Với kho lưu trữ dữ liệu an toàn và tập trung, mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và hoàn chỉnh. Tính toàn vẹn dữ liệu được đảm bảo cho mọi nhiệm vụ được thực hiện trong toàn tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng quý đến báo cáo khoản phải thu tồn đọng duy nhất.
Các module chức năng thường có trong một hệ thống ERP:
- Quản lý bán lẻ
- Quản lý bán hàng
- Quản lý mua hàng
- Quản lý kho hàng hóa, vật tư
- Quản lý sản xuất
- Quản lý nhân sự – tiền lương (HRM)
- Quản lý tài chính – kế toán
- Báo cáo quản trị
Một số module mở rộng:
Bên cạnh các chức năng cơ bản nhiềuphần mềm ERPđược thiết kế theo yêu cầu quản lý đặc thù của doanh nghiệp như phần mềm 3S ERP từ ITG. Đây là phần mềm thiết kế theo yêu cầu dựa trên khảo sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài những phân hệ cơ bản trong hệ thống ERP thì 3S ERP còn có các phân hệ khác như: Quản lý bảo hành, quản lý kênh phân phối DMS, Quản trị máy móc thiết bị và bảo dưỡng, Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)… sẽ được bổ sung tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Các phân hệ này sẽ được thiết kế thành một thể thống nhất có tính liên kết, kế thừa dữ liệu nhưng cũng có thể hoạt động tương đối độc lập. ITG là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp ERP chuyên sâu đặc biệt là các ngành: Dược phẩm, bao bì, cơ khí chế tạo, hóa chất….Giải pháp đặc biệt chuyên sâu cho ngành sản xuất đã được ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác. Mới đây mình có nghiên cứu về ERP, và mặc dù nó là phần mềm cho doanh nghiệp nhưng sẵn tiện mình xin chia sẻ cho anh em biết thêm vài thông tin về loại phần mềm thú vị này và người ta xài nó trong đời sống như thế nào.
ERP có thể giúp các công ty như thế nào?
Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.
Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.
Nói tóm lại, có một số mặt mà ERP có thể giúp các công ty như sau:
Kiểm soát thông tin khách hàng:như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ:ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số. Mình có biết một hội nghị về ERP dành cho doanh nghiệp sản xuất sắp diễn ra vào ngày 26/3 tới đây, nếu quan tâm bạn có thể nhấn vào link này để đăng kí và xem thêm thông tin.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)
Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.
Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi trường doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Mình biết có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như khi bạn chat trên Facebook. Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho giám đốc biết. Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…
Giao diện khu vực tương tác xã hội trên hệ thống ERP của Infor. Trên đây chỉ là một số ứng dụng tiêu biểu thôi, chứ thật ra ERP còn có tiềm năng ứng dụng vô cùng rộng rãi mà mình không thể nào kể hết ra đây được.
WinERP là gì?
Câu chuyện bắt đầu từ những Startups & SMEs khi họ kinh doanh.
Làm sao quản trị doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Làm sao giải quyết các con số tài chính rõ ràng? Làm sao quản lý kho hàng? Làm sao quản lý nhân sự, KPI? Làm sao quản lý và tương tác với khách hàng?…
Rất rất nhiều câu hỏi làm sao, làm thế nào được đặt ra? Và WinERP là câu trả lời cho tất cả các câu hỏi đó.
WinERP là hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái năng lực của mình. Từ đó, có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Hơn nữa WinERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
WinERP sẽ cho thấy hiệu quả đáng kinh ngạc mang lại sự phát triển tối ưu, khoa học cho các doanh nghiệp. Vì thế để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ vững bền thì sử dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp – WinERP nên là một trong những ưu tiên hàng đầu.
6 lợi ích không thể bỏ qua khi ứng dụng phần mềm ERP
Những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp
- Khả năng tích hợp:Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm trung tâm cho tất cả các thông tin quan trọng mà doanh nghiệp và các phòng ban cần để duy trì các hoạt động và hoạt động kinh doanh hàng ngày. Tất cả thông tin sẽ được lưu trữ tại một phần mềm để giữ cho dữ liệu nhất quán, chính xác và duy nhất. Thông tin về khách hàng của bạn, đơn đặt hàng và hàng tồn kho của bạn, tất cả ở một nơi. Không cần phải lo lắng về việc thông tin mà bạn đang sử dụng từ hệ thống có chính xác hay không, vì nó được cập nhật theo thời gian thực. Điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của bạn, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.
- Tăng cường sự phối kết hợp phòng ban:Thật khó khăn trong liên kết dữ liệu nếu mỗi bộ phận hoạt động tách biệt với bộ phận khác. Hợp tác giữa các phòng ban là một phần quan trọng và thường xuyên cần thiết của doanh nghiệp, đặc biệt là vì các dự án kinh doanh thường liên quan đến nhiều hơn một bộ phận. Với dữ liệu được nhập vào hệ thống ERP được tập trung và nhất quán, giúp các bộ phận làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin và hợp tác bất cứ khi nào cần thiết. Cái hay của phần mềm ERP là nó cập nhật theo thời gian thực, do đó, dù bạn đang sử dụng phần mềm ERP vào buổi sáng, buổi chiều hay từ một địa điểm xa, cơ hội để giao tiếp, chia sẻ thông tin và sử dụng dữ liệu luôn luôn sẵn sàng và chính xác.
- Dịch vụ khách hàng được cải thiện: Việc cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao bằng hệ thống ERP dễ dàng hơn. Nhân viên bán hàng có thể tương tác với khách hàng tốt hơn và cải thiện mối quan hệ với họ, thông qua việc truy cập nhanh hơn, chính xác hơn vào thông tin và lịch sử của khách hàng.
- Ứng dụng trên di động:Một lợi thế của các hệ thống ERP như phần mềm 3S ERP là có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu tập trung từ bất cứ nơi nào bạn làm việc. Nhà, văn phòng, bất cứ nơi nào bằng các thiết bị di động để cập nhật hoạt động doanh nghiệp cũng như duyệt các báo cáo.
- Cung cấp báo cáo tức thời và chính xác: Hệ thống ERP cung cấp cho người quản trị hàng loạt các báo cáo: Báo cáo quản trị mua hàng, Báo cáo quản trị kho, Báo cáo quản trị chuỗi bán lẻ, Báo cáo quản trị tài chính – kế toán…giúp người quản trị nắm bắt đa chiều mọi hoạt động doanh nghiệp để đưa ra các quyết định cho từng giai đoạn
- Dự báo:Hệ thống ERPcung cấp cho người dùng của bạn và đặc biệt là người quản lý, các công cụ họ cần để tạo dự báo chính xác hơn. Vì thông tin trong ERP càng chính xác càng tốt, doanh nghiệp có thể đưa ra ước tính thực tế và dự báo hiệu quả hơn.
Tại sao cần hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể
Quản Lý Nhân Sự
Quản trị nhân lực là việc khai thác, sử dụng nguồn nhân lực của một công ty, tổ chức một cách hợp lý, hiệu quả. Hay theo giáo sư Felix Migro: “Quản trị nhân lực là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”.
Quản trị nhân lực là một trong những chức năng quan trọng và cơ bản của công tác quản trị, bởi con người là bộ phận nòng cốt, là nguồn lực quan trọng nhất và cũng chính là trung tâm của sự phát triển của một công ty, doanh nghiệp. Nếu như nói bộ phận bán hàng là mũi nhọn đứng đầu, mang lại mọi nguồn lợi, doanh thu cho doanh nghiệp, thì nhân sự được xem là hậu phương vững chắc giúp doanh nghiệp phát triển. Chính vì vậy, việc thu hút, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá, sắp xếp những có năng lực, phẩm chất phù hợp với vị trí, đồng thời giám sát, lãnh đạo, đảm bảo phù hợp với luật lao động và việc làm… chính là nhiệm vụ hàng đầu của những nhà quản trị.
Quản Lý Bán Hàng và Mua Hàng
Bạn có thể quản lý tất cả quy trình thật tinh gọn. Đồng bộ từng bước, để tối thiểu việc nhập liệu trùng lặp.
Quản Lý Bán Hàng
Vận hành hoạt động bán hàng hóa & dịch vụ xuyên suốt quá trình từ chào giá đến xuất hóa đơn với toàn bộ các thông tin liên quan và dễ truy xuất. Theo dõi các hợp đồng dài hạn, tự động hóa việc xuất hóa đơn và thông báo đến nhân viên bán hàng khi họ có tác vụ cần phải thực hiện.
Quản Lý Mua Hàng
Tự động tạo các yêu cầu mua sắm, yêu cầu khởi tạo cho báo giá, theo dõi đơn hàng, quản lý thông tin nhà cung cấp, kiểm soát việc nhận hàng và kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp – bạn có thể làm tất cả và nhiều hơn nữa với hệ thống quản lý mua hàng của chúng tôi
Quản Lý Kho Bãi & Sản Phẩm
Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp ghi sổ kép mang tính đột phá.
Giảm thời gian quản lý của bạn, tự động thực hiện các nghiệp vụ kho, giảm mức hàng tồn kho của bạn và nhận được truy xuất nguồn gốc đầy đủ về các hoạt động với hệ thống kiểm kê ghi sổ kép.
Quản lý xuất, nhập, tồn bằng phương pháp ghi sổ kép.
Dựa trên khái niệm ghi sổ kép đã cách mạng hóa kế toán, hệ thống quản lý hàng tồn kho không làm hao hụt, giảm hoặc mất mát hàng hóa; hàng hóa chỉ là chuyển từ một địa điểm này sang địa điểm khác.
Điều này cho phép truy xuất nguồn gốc đầy đủ (từ khách hàng đến nhà cung cấp, không giới hạn địa điểm kho hàng của bạn), báo cáo tiên tiến (ví dụ như định giá hàng tồn kho vào sản xuất tại vị trí tồn kho đối ứng) và một giao diện người dùng rất đơn giản.
Quản Lý Marketing và CSKH
Quản lý các tiềm năng (leads), cơ hội kinh doanh (opotunities), và cuộc gọi (phone call) một cách thông minh và hiệu quả. Ngoài ra còn có khá nhiều các activity được định nghĩa khác.
Nhận dạng khách hàng, ưu tiên hóa từng loại tác vụ bán hàng, phân công công việc, hướng xử lý và thông báo tự động.
Các cơ hội kinh doanh cũng như các tác vụ được quản lý và thực thi kịp thời bởi nhân viên chuyên trách, khách hàng và nhà cung cấp bằng cách có thể tự động gửi nhắc nhở, tăng mức báo động hay tự động thực hiện một hay nhiều tác vụ nào đó dựa trên các quy tắc định sẵn của doanh nghiệp.
Quản Lý Kế Toán và Tài Chính
Chế độ kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Ghi nhận các giao dịch chỉ với một vài cú nhấp chuột và dễ dàng quản lý tất cả các hoạt động tài chính ở một nơi. Giao diện người dùng được thiết kế để giúp cho người dùng có được năng suất lao động tối ưu.
Chia sẻ quyển truy cập đối với các nghiệp vụ phát sinh mới nhất cho các cộng sự trong nhóm và kế toán của bạn. Vì vậy tất cả mọi người sẽ được cập nhật những thông tin mới nhất và những thay đổi nếu có dù ở công ty, ở nhà hay đang đi trên đường.
Cập nhật sao kê ngân hàng của bạn và cân đối chúng chỉ trong một vài cú nhấp chuột. Chuẩn bị các lệnh thanh toán dựa trên hoá đơn nhà cung cấp và các yêu cầu cụ thể.
Quản lý tài sản, theo dõi thu chi, kiểm soát ngân sách, kế toán phân tích đa cấp; ERPOnline có tất cả các tính năng cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn một cách trôi chảy.
Tích hợp các hoạt động kế toán quản trị của bạn với bảng chấm công, các dự án, hóa đơn, chi phí, vv… Không cần phải ghi lại các giao dịch, tất cả các mục phân tích tự động được đăng theo các quy tắc quản trị của bạn.
