WinERP là Gì? Khám Phá Giải Pháp Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện
Trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh, WinERP đang nổi lên như một từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên Google về chủ đề Phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào giải thích WinERP là gì, ERP là gì, và tại sao doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị tổng thể.
ERP là gì?
ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning, dịch sang tiếng Việt là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, hệ thống ERP là một giải pháp phần mềm được thiết kế để quản lý và tích hợp mọi hoạt động cốt lõi của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Hãy hình dung tất cả các quy trình cần thiết để vận hành một công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng, bán hàng, và nhiều hơn nữa. Thay vì sử dụng rời rạc các phần mềm chuyên biệt cho từng mảng như phần mềm tài chính – kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản trị sản xuất, phần mềm quản lý tiền lương, hay phần mềm CRM, hệ thống ERP gom tất cả lại trên MỘT nền tảng phần mềm duy nhất. Điều này giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ và kế thừa liền mạch, tạo thành một luồng thông tin xuyên suốt doanh nghiệp.
Với phần mềm ERP, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi hoạt động của mọi phòng ban, nắm bắt doanh thu, lợi nhuận, thua lỗ và các chỉ số quan trọng khác thông qua bất kỳ thiết bị nào kết nối Internet.
Nguyên tắc hoạt động của ERP là gì?
Điểm cốt lõi của các hệ thống ERP là chia sẻ một cơ sở dữ liệu tập trung. Thay vì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập, khó kết nối, ERP tích hợp dữ liệu lại với nhau. Với kho lưu trữ dữ liệu an toàn và tập trung, mọi thành viên trong tổ chức đều có thể tin tưởng rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và đầy đủ. Tính toàn vẹn của dữ liệu được đảm bảo cho mọi tác vụ, từ việc lập báo cáo tài chính hàng quý đến việc theo dõi một khoản phải thu duy nhất.
Các module chức năng thường có trong một hệ thống ERP:
- Quản lý bán lẻ
- Quản lý bán hàng
- Quản lý mua hàng
- Quản lý kho hàng hóa, vật tư
- Quản lý sản xuất
- Quản lý nhân sự – tiền lương (HRM)
- Quản lý tài chính – kế toán
- Báo cáo quản trị
Một số module mở rộng:
Bên cạnh các chức năng cơ bản, nhiều phần mềm ERP còn được thiết kế theo yêu cầu quản lý đặc thù của từng doanh nghiệp. Ví dụ, phần mềm 3S ERP từ ITG là một giải pháp được xây dựng dựa trên khảo sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài các phân hệ cơ bản, 3S ERP còn có thể bổ sung các phân hệ khác như: Quản lý bảo hành, quản lý kênh phân phối (DMS), Quản trị máy móc thiết bị và bảo dưỡng, Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)… tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể. Các phân hệ này được thiết kế để hoạt động thống nhất, liên kết và kế thừa dữ liệu, nhưng cũng có thể vận hành tương đối độc lập. ITG là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp ERP chuyên sâu, đặc biệt cho các ngành Dược phẩm, bao bì, cơ khí chế tạo, hóa chất… Các giải pháp chuyên sâu cho ngành sản xuất của họ đã được ứng dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
Phần mềm Enterprise Resource Planning (ERP) đã tồn tại khá lâu, với mục tiêu cốt lõi là hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động của mình. Chữ “Enterprise” trong tên gọi đã nói lên bản chất của nó: dành cho doanh nghiệp, không phải cho cá nhân. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả các phòng ban, chức năng của công ty vào một hệ thống máy tính duy nhất, giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn, đồng thời đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Bạn có thể hình dung ERP như một phần mềm “siêu lớn” có khả năng xử lý các vấn đề về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất nhiều lĩnh vực khác.
Mới đây, tôi đã có dịp tìm hiểu sâu hơn về ERP. Dù là phần mềm dành cho doanh nghiệp, tôi vẫn muốn chia sẻ những thông tin thú vị này để mọi người cùng biết thêm về loại hình phần mềm độc đáo này và cách nó được áp dụng trong thực tế.
ERP có thể giúp các công ty như thế nào?
Một trong những kỳ vọng lớn nhất đối với ERP là khả năng cải thiện quy trình xử lý đơn hàng, các vấn đề liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây được gọi là “fulfillment process”, và cũng là lý do tại sao ERP thường được xem là “phần mềm chống lưng” cho các hoạt động văn phòng. Trong khoảng 10 năm trở lại đây, các module quản lý khách hàng cũng bắt đầu xuất hiện, trước đó, ERP chủ yếu tập trung vào tự động hóa các bước trong hoạt động của công ty sản xuất.
Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng, hệ thống sẽ cung cấp tất cả thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng đó. Ngay lập tức, tất cả các nhân viên liên quan đều có thể cập nhật và theo dõi tiến độ của đơn hàng bất kỳ lúc nào. ERP mang lại “ma thuật” giúp khách hàng nhận được sản phẩm nhanh hơn nhờ giảm thiểu độ trễ và lỗi dữ liệu. “Ma thuật” này cũng áp dụng cho các hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.
Tóm lại, ERP mang lại những lợi ích sau cho các công ty:
- Kiểm soát thông tin khách hàng: Dữ liệu tập trung cho phép mọi nhân viên trong công ty truy cập và xem thông tin khách hàng. Những người có quyền hạn có thể cập nhật thông tin mà không lo ngại về sự không nhất quán giữa các bộ phận. Ngay cả CEO cũng có thể dễ dàng xem ai đã mua gì, ở đâu và với số tiền bao nhiêu.
- Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất, từ chuẩn bị nguyên vật liệu đến thành phẩm, quản lý đầu vào/đầu ra, đóng gói, v.v. Việc chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm thiểu nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả các thông số hoạt động của công ty trong một giao diện hợp nhất. (Tôi được biết có một hội nghị về ERP dành cho doanh nghiệp sản xuất sắp diễn ra vào ngày 26/3 tới đây, nếu quan tâm bạn có thể nhấn vào link này để đăng kí và xem thêm thông tin.)
- Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính nhất quán trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực hợp lý tùy theo yêu cầu dự án. Thậm chí, ERP còn có thể tự động phân tích thế mạnh của nhân viên để gán họ vào từng tác vụ dự án, giúp người quản lý tiết kiệm thời gian.
- Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu rõ hiệu quả hoạt động, người quản lý thường phải thu thập số liệu từ nhiều bộ phận, đôi khi thiếu chính xác hoặc không đồng nhất. ERP tổng hợp tất cả thông tin tài chính vào một nơi duy nhất với một phiên bản dữ liệu duy nhất, hạn chế sai sót và đánh giá sai lầm về hiệu suất doanh nghiệp. ERP còn hỗ trợ lập báo cáo tài chính theo các chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, và cả chuẩn Kế toán Việt Nam (công ty TRG International tại Việt Nam đang điều chỉnh bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam).
- Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư trong kho, vị trí lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mức tồn kho, chỉ nhập thêm khi thực sự cần thiết (đây chính là yếu tố “Planning” trong ERP – giúp doanh nghiệp lên kế hoạch hoạt động). Kết quả là giảm chi phí, giảm nhân sự và tăng tốc độ làm việc.
- Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Bộ phận nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, khối lượng công việc của từng nhân viên để tính lương và các phúc lợi, ngay cả khi nhân viên làm việc ở nhiều bộ phận hoặc nhiều địa điểm. ERP giúp đảm bảo trả lương đúng hạn, tăng sự hài lòng của nhân viên.
- Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP không chỉ là công cụ quản lý mà còn có khả năng thúc đẩy giao tiếp nội bộ. Nền tảng như Ming.le cho phép mọi người trong hệ thống ERP trò chuyện thời gian thực để truy vấn thông tin. Giám đốc có thể nhanh chóng hỏi thủ kho về số lượng hàng tồn kho và nhận được phản hồi ngay lập tức. ERP còn hiển thị các tác vụ cần làm, cập nhật trạng thái từ đồng nghiệp, tạo nên một môi trường làm việc cộng tác hơn.
Giao diện khu vực tương tác xã hội trên hệ thống ERP của Infor.
Trên đây chỉ là một số ứng dụng tiêu biểu, ERP còn có tiềm năng ứng dụng vô cùng rộng rãi mà không thể kể hết trong một bài viết.
WinERP là gì?
Câu chuyện bắt đầu từ những Startups & SMEs khi họ đối mặt với các câu hỏi:
Làm sao để quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả?
Làm sao để giải quyết các con số tài chính một cách minh bạch?
Làm sao để quản lý kho hàng?
Làm sao để quản lý nhân sự, KPI?
Làm sao để quản lý và tương tác với khách hàng?
Và WinERP chính là câu trả lời cho tất cả những câu hỏi đó.
WinERP là một hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát năng lực hoạt động của mình. Từ đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch khai thác hợp lý các nguồn tài nguyên dựa trên các quy trình nghiệp vụ được thiết lập trong hệ thống. Hơn nữa, WinERP cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo tiêu chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp cho nhân viên.
WinERP mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc, thúc đẩy sự phát triển tối ưu và khoa học cho doanh nghiệp. Do đó, để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững, việc ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp – WinERP nên là một trong những ưu tiên hàng đầu.
6 Lợi Ích Không Thể Bỏ Qua Khi Ứng Dụng Phần Mềm ERP
Những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp
- Khả năng tích hợp vượt trội: Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm điều phối cho tất cả thông tin quan trọng. Tất cả dữ liệu được lưu trữ tại một nơi, đảm bảo tính nhất quán, chính xác và duy nhất. Thông tin khách hàng, đơn đặt hàng, hàng tồn kho, tất cả đều tập trung. Không còn lo lắng về việc dữ liệu đang sử dụng có chính xác hay không vì nó được cập nhật theo thời gian thực. Điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu, loại bỏ lỗi tiềm ẩn do dữ liệu và phân tích sai lệch.
- Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban: Việc các bộ phận hoạt động độc lập gây khó khăn trong liên kết dữ liệu. Hợp tác là yếu tố quan trọng, đặc biệt khi các dự án liên quan đến nhiều bộ phận. Với dữ liệu tập trung và nhất quán trong hệ thống ERP, các bộ phận có thể làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin và hợp tác hiệu quả. Khả năng cập nhật theo thời gian thực cho phép mọi người, dù làm việc ở đâu hay thời điểm nào, đều có thể sử dụng dữ liệu chính xác và mới nhất.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Hệ thống ERP giúp cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao dễ dàng hơn. Nhân viên bán hàng có thể tương tác tốt hơn với khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn nhờ truy cập nhanh chóng và chính xác vào thông tin, lịch sử giao dịch của khách hàng.
- Truy cập di động: Một ưu điểm lớn của các hệ thống ERP hiện đại như phần mềm 3S ERP là khả năng truy cập cơ sở dữ liệu tập trung từ bất cứ đâu, trên các thiết bị di động. Người dùng có thể cập nhật hoạt động kinh doanh và xem báo cáo ngay cả khi đang ở nhà, văn phòng hay đang di chuyển.
- Cung cấp báo cáo tức thời và chính xác: Hệ thống ERP cung cấp cho nhà quản lý một loạt các báo cáo chi tiết: Báo cáo quản trị mua hàng, Báo cáo quản trị kho, Báo cáo quản trị chuỗi bán lẻ, Báo cáo quản trị tài chính – kế toán… giúp người quản lý nắm bắt đa chiều mọi hoạt động doanh nghiệp để đưa ra các quyết định kịp thời.
- Hỗ trợ dự báo: Hệ thống ERP trang bị cho người dùng, đặc biệt là nhà quản lý, những công cụ cần thiết để tạo ra các dự báo chính xác hơn. Với dữ liệu trong ERP ngày càng chính xác, doanh nghiệp có thể đưa ra những ước tính thực tế và kế hoạch dự báo hiệu quả hơn.
Tại Sao Cần Hệ Thống Quản Trị Doanh Nghiệp Tổng Thể?
Quản Lý Nhân Sự
Quản trị nhân lực là quá trình khai thác, sử dụng nguồn nhân lực của công ty một cách hiệu quả. Theo giáo sư Felix Migro: “Quản trị nhân lực là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”.
Nhân sự là bộ phận nòng cốt, nguồn lực quan trọng nhất và cũng là trung tâm của sự phát triển doanh nghiệp. Nếu bán hàng là mũi nhọn mang lại doanh thu, thì nhân sự là hậu phương vững chắc. Do đó, việc thu hút, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá, sắp xếp nhân tài phù hợp, đồng thời giám sát tuân thủ luật lao động là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị.
Quản Lý Bán Hàng và Mua Hàng
Quản lý toàn bộ quy trình bán hàng và mua hàng một cách tinh gọn và đồng bộ, tối thiểu hóa việc nhập liệu trùng lặp.
Quản Lý Bán Hàng: Vận hành hoạt động bán hàng và dịch vụ xuyên suốt từ chào giá đến xuất hóa đơn với toàn bộ thông tin dễ dàng truy xuất. Theo dõi hợp đồng dài hạn, tự động hóa xuất hóa đơn và thông báo cho nhân viên bán hàng về các tác vụ cần thực hiện.
Quản Lý Mua Hàng: Tự động tạo yêu cầu mua sắm, báo giá, theo dõi đơn hàng, quản lý thông tin nhà cung cấp, kiểm soát nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp. Hệ thống quản lý mua hàng cho phép thực hiện tất cả những nghiệp vụ này và nhiều hơn nữa.
Quản Lý Kho Bãi & Sản Phẩm
Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho đột phá theo phương pháp ghi sổ kép.
Giảm thời gian quản lý, tự động hóa các nghiệp vụ kho, giảm thiểu mức tồn kho và có được khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ về các hoạt động. Hệ thống ghi sổ kép của ERP đảm bảo hàng hóa chỉ chuyển đổi vị trí chứ không thất thoát, giảm hoặc mất mát.
Điều này cho phép truy xuất nguồn gốc toàn diện (từ khách hàng đến nhà cung cấp, không giới hạn địa điểm kho hàng), báo cáo nâng cao (ví dụ: định giá hàng tồn kho vào sản xuất tại vị trí tồn kho đối ứng) và giao diện người dùng đơn giản.
Quản Lý Marketing và Chăm Sóc Khách Hàng (CSKH)
Quản lý thông minh và hiệu quả các khách hàng tiềm năng (leads), cơ hội kinh doanh (opportunities), và các cuộc gọi (phone call). Hệ thống cung cấp nhiều loại hoạt động khác được định nghĩa sẵn.
Nhận dạng khách hàng, ưu tiên hóa các tác vụ bán hàng, phân công công việc, hướng xử lý và gửi thông báo tự động.
Các cơ hội kinh doanh và tác vụ được quản lý và thực thi kịp thời bởi nhân viên chuyên trách, khách hàng và nhà cung cấp. Hệ thống có thể tự động gửi nhắc nhở, tăng mức cảnh báo hoặc thực hiện các tác vụ dựa trên quy tắc định sẵn của doanh nghiệp.
