5/5 - (1 bình chọn)

Mục lục

Brief là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z Dành Cho Người Mới Bắt Đầu

Trong lĩnh vực Marketing và sáng tạo, “Brief” là một thuật ngữ quen thuộc và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất và cách thức hoạt động của nó. Bài viết này sẽ đi sâu vào giải thích “Brief là gì?”, phân loại, cách xây dựng một bản brief hiệu quả, đặc biệt là dành cho designer, cùng những lưu ý quan trọng.

Brief Là Gì?

Thuật ngữ “Brief” có thể được gọi dưới nhiều tên khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh, như “Bản yêu cầu sáng tạo”, “Bản định hướng sáng tạo”, hoặc một cách đầy đủ hơn là “Bản mô tả thông tin và yêu cầu công việc”.

Về bản chất, Brief là tập hợp những thông tin cốt lõi, được trình bày một cách cô đọng và súc tích. Nó là phương tiện để khách hàng (Client) truyền đạt những mong muốn, mục tiêu và yêu cầu cụ thể đến cho đơn vị cung cấp dịch vụ Marketing (Agency) hoặc đội ngũ sáng tạo. Dù có thể được truyền đạt qua văn bản hoặc lời nói, Brief dưới dạng PowerPoint thường mang lại sự trực quan và đầy đủ thông tin nhất.

Phân Loại Brief

Brief có thể được phân loại dựa trên đối tượng và mục đích sử dụng:

1. Communication Brief (Bản Yêu Cầu Truyền Thông)

Đây là bản Brief được sử dụng chính trong quá trình trao đổi giữa Khách hàng (Client) và bộ phận Account của Agency. Mục tiêu của Communication Brief là cung cấp một cái nhìn toàn diện về chiến dịch hoặc dự án.

Project: Mục tiêu tổng thể của chiến dịch.
Client: Tên đơn vị/công ty là chủ đầu tư hoặc yêu cầu dự án.
Brand: Thông tin chi tiết về thương hiệu, bao gồm giới thiệu chung, đặc trưng cốt lõi, và các hoạt động quảng bá đã thực hiện trong quá khứ.
Project Description: Mô tả chi tiết về yêu cầu và phạm vi của dự án.
Brand Background: Thông tin nền tảng về thương hiệu, bao gồm tình hình thị trường, các vấn đề thương hiệu đang đối mặt, phân tích đối thủ cạnh tranh (điểm mạnh, điểm yếu).
Objectives: Mục tiêu truyền thông cụ thể mà chiến dịch hướng tới (ví dụ: tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số, tái định vị thương hiệu).
Target Audience: Mô tả chi tiết đối tượng mục tiêu, bao gồm thông tin nhân khẩu học, tâm lý, hành vi, sở thích.
Message: Thông điệp truyền thông chính mà thương hiệu muốn gửi gắm đến đối tượng mục tiêu.
Coverage: Phạm vi địa lý hoặc kênh phân phối áp dụng cho dự án.
Budget: Ngân sách được phân bổ cho toàn bộ chiến dịch.
Timing: Khung thời gian dự kiến cho các giai đoạn của dự án, hoặc thời điểm hai bên gặp gỡ để thảo luận/trình bày ý tưởng.

2. Creative Brief (Bản Định Hướng Sáng Tạo)

Creative Brief là bản tóm tắt cô đọng hơn, được bộ phận Account chuẩn bị từ Communication Brief, dành riêng cho đội ngũ sáng tạo (Creative Team) làm việc. Việc này giúp đội ngũ sáng tạo tập trung vào những thông tin cốt lõi, tránh bị phân tán bởi các dữ liệu thị trường hay phân tích đối thủ quá chi tiết, đồng thời khơi gợi cảm hứng sáng tạo.

Nội dung chính của một Creative Brief bao gồm:

Job Description: Mô tả công việc cụ thể mà đội ngũ Creative cần thực hiện.
Target Audience: Thông tin về đối tượng khách hàng mục tiêu mà chiến dịch nhắm đến.
Single-Minded Proposition (SMP): Điểm khác biệt hoặc lợi ích cốt lõi nhất của sản phẩm/dịch vụ, có khả năng tác động mạnh mẽ đến hành vi và tâm lý của khách hàng mục tiêu.
Key Response: Hành động hoặc phản ứng mong muốn ở khách hàng sau khi tiếp nhận thông điệp truyền thông (ví dụ: thảo luận về sản phẩm, ghé thăm cửa hàng, trải nghiệm dịch vụ).
Desired Brand Character: Thái độ, cảm xúc hoặc tính cách mà khách hàng muốn cảm nhận về sản phẩm/dịch vụ.
Budget: Ngân sách được phân bổ cho khía cạnh sáng tạo hoặc toàn bộ chiến dịch.

Brief Cho Designer: Những Lưu Ý Quan Trọng Để Thiết Kế Hiệu Quả

Đối với một designer, việc thấu hiểu bản Brief là yếu tố tiên quyết để tạo ra những sản phẩm thiết kế đáp ứng đúng kỳ vọng của khách hàng. Dưới đây là những khía cạnh designer cần đặc biệt lưu ý:

1. Xác định Rõ Mục Đích và Mục Tiêu Dự Án

Điều đầu tiên và quan trọng nhất là designer phải hiểu rõ khách hàng mong muốn đạt được điều gì với thiết kế mới. Liệu đây là một bản nâng cấp cho thiết kế hiện có hay là một ý tưởng hoàn toàn mới? Khách hàng đã có định hướng cụ thể hay vẫn còn mơ hồ? Việc nắm bắt mục tiêu giúp designer có cơ sở để triển khai ý tưởng một cách mạch lạc và không đi sai hướng.

2. Ngân Sách và Tiến Độ Dự án

Ngân sách và tiến độ là hai yếu tố quan trọng nhưng đôi khi nhạy cảm. Designer cần thẳng thắn trao đổi với khách hàng về ngân sách dự kiến. Việc khách hàng cung cấp thông tin về ngân sách sẽ giúp designer điều chỉnh phạm vi công việc và đề xuất giải pháp tối ưu, mang lại lợi ích tốt nhất. Tương tự, giải thích rõ ràng về thời gian cần thiết để hoàn thành một thiết kế chất lượng, dựa trên sự đầu tư về thời gian và chất xám, là điều cần thiết để tránh những hiểu lầm về tiến độ.

3. Đối Tượng Mục Tiêu

Một bản Brief đầy đủ cần làm rõ đối tượng mà khách hàng muốn tiếp cận. Thiết kế cho giới trẻ sẽ có phong cách và cách thể hiện khác biệt hoàn toàn so với thiết kế dành cho cộng đồng doanh nghiệp. Nếu khách hàng chưa xác định rõ, hãy đặt câu hỏi để họ mô tả về “khách hàng lý tưởng” của mình. Điều này giúp designer hình dung được chân dung người dùng cuối.

4. Phạm Vi Dự Án

Các dự án có mức độ phức tạp và yêu cầu khác nhau. Một số khách hàng cần một giải pháp thiết kế toàn diện, trong khi số khác chỉ muốn điều chỉnh hoặc cập nhật lại mẫu có sẵn. Phạm vi dự án cần được làm rõ để tránh những thay đổi bất ngờ hoặc yêu cầu phát sinh. Ví dụ, mục tiêu bán hàng trực tuyến đòi hỏi một giải pháp thương mại điện tử, còn mục tiêu cung cấp thông tin cơ bản về công ty thì yêu cầu khác.

5. Phong Cách Thiết Kế Tổng Thể

Hiểu được phong cách thiết kế mà khách hàng yêu thích hoặc muốn hướng tới là rất quan trọng. Yêu cầu khách hàng cung cấp các ví dụ về thiết kế họ thích và không thích, bao gồm cả sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Qua đó, designer có thể khai thác được những insight quý giá về thị hiếu và thẩm mỹ cá nhân của khách hàng.

6. Những Điều Cần Tránh (“Không”)

Bên cạnh những gì khách hàng thích, việc nắm rõ những yếu tố họ tuyệt đối muốn tránh mới là chìa khóa. Ví dụ, nếu khách hàng có ác cảm với một màu sắc nhất định, dù màu đó phổ biến trong ngành, thì designer cũng không nên sử dụng. Hiểu rõ những “tránh kỵ” này giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và giảm thiểu rủi ro phải làm lại từ đầu.

Mẫu Brief Cho Communication và Creative

Nội dung Communication Brief Mẫu

(Bản tóm tắt nội bộ Agency do Account biên soạn cho đội ngũ Creative)

Project: Mục đích chính của chiến dịch.
Client: Tên đơn vị/công ty chủ đầu tư.
Brand: Giới thiệu, đặc trưng, các hoạt động quảng bá trước đây của thương hiệu.
Project Description: Mô tả chi tiết yêu cầu của dự án.
Brand Background: Tình hình thị trường, vấn đề thương hiệu đang đối mặt, phân tích đối thủ cạnh tranh (điểm mạnh, yếu).
Objectives: Mục tiêu truyền thông (tăng nhận diện, doanh thu, tái định vị…).
Target Audience: Thông tin nhân khẩu học, tâm lý, hành vi của đối tượng mục tiêu.
Message: Thông điệp truyền thông cốt lõi.
Coverage: Địa bàn thực hiện dự án.
Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch.
Timing: Thời gian dự kiến cho các giai đoạn quan trọng.

Nội dung Creative Brief Mẫu

(Bản tóm tắt sử dụng giữa bộ phận Account và khách hàng)

Job Description: Hạng mục công việc cụ thể cho đội ngũ Creative.
Target Audience: Thông tin chi tiết về khách hàng mục tiêu.
Single-Minded Proposition (SMP): Điểm khác biệt cốt lõi có sức ảnh hưởng đến khách hàng mục tiêu.
Key Response: Hành động mong muốn ở khách hàng sau chiến dịch.
Desired Brand Character: Cảm nhận mong muốn của khách hàng về thương hiệu.
Budget: Ngân sách được phân bổ cho phần sáng tạo.

Những Yếu Tố Cấu Thành Một Bản Brief Chuẩn

1. Ngắn Gọn, Dễ Hiểu và Xúc Tích

Thách thức lớn nhất khi xây dựng Brief là làm sao để truyền tải thông tin một cách cô đọng mà vẫn đầy đủ. Bắt đầu với những thông tin cốt lõi, đặt mục tiêu và trách nhiệm rõ ràng cho từng phần. Tóm lại, một bản Brief hiệu quả cần trả lời ba câu hỏi chính:

Vấn đề cần giải quyết là gì?
Đối tượng mục tiêu là ai?
Sản phẩm/dịch vụ/giải pháp nào sẽ giải quyết vấn đề đó?

2. Giải Thích Mục Tiêu Rõ Ràng

Đây là phần quan trọng nhất. Hãy suy nghĩ kỹ về lý do thực hiện dự án, những gì bạn kỳ vọng đạt được và làm thế nào để đo lường thành công. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng lượt tải ebook, thì số lượt tải là chỉ số thành công. Thông tin này giúp người thực hiện (designer, copywriter…) hiểu rõ mục tiêu và đưa ra giải pháp phù hợp.

3. Liệt Kê Các Bên Liên Quan Chính

Một dự án cần có người dẫn dắt và các bên liên quan rõ ràng. Bản Brief nên chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm chính, ai là đầu mối liên lạc khi có vấn đề phát sinh. Việc này giúp tránh sự nhầm lẫn và tối ưu hóa quy trình làm việc.

4. Xác Định Đối Thủ Cạnh Tranh

Hiểu rõ bối cảnh cạnh tranh là điều cần thiết. Phân tích đối thủ cạnh tranh giúp xác định điểm khác biệt và định hướng cho chiến lược. Ví dụ, khi làm mới logo, cần xem xét đối thủ đang sử dụng biểu tượng và màu sắc gì. Việc phân tích đối thủ trong Brief là một bước quan trọng để tạo ra kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ đầu.

5. Thời Gian Hợp Lý (Deadline)

Mốc thời gian là yếu tố “xương sống” của mọi dự án. Bản Brief cần nêu rõ các deadline cho từng hạng mục, cũng như ngày ký hợp đồng. Điều này giúp các thành viên trong đội hình dung rõ lộ trình, phối hợp nhịp nhàng và kịp thời phát hiện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ chung.

6. Ngân Sách Chủ Động và Hợp Lý

Ngân sách là yếu tố quyết định khả năng thực hiện. Khi lập Brief, cần có một khoản dự phòng cho những phát sinh ngoài kế hoạch. Nếu ngân sách hạn chế, hãy trao đổi thẳng thắn với đối tác để điều chỉnh kỳ vọng và phạm vi công việc, đảm bảo sự đồng thuận trước khi bắt đầu.

Tham Khảo Thêm Về Khái Niệm Briefing

Ngoài khái niệm Brief trong lĩnh vực Marketing và sáng tạo, thuật ngữ “Briefing” còn có thể được hiểu theo nghĩa khác.

Khái Niệm Briefing Khác: Phần Mềm Đọc Tin Tức

Đôi khi, “Briefing” còn được dùng để chỉ một ứng dụng phần mềm đọc tin tức, giúp người dùng cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác từ các nguồn uy tín. Tuy nhiên, ứng dụng này có thể có những hạn chế về hỗ trợ ngôn ngữ ở một số quốc gia.

Hiện nay, một số dòng điện thoại Samsung đời mới đã tích hợp tính năng Briefing với hỗ trợ tiếng Việt. Đối với các thiết bị Android và iOS khác, ứng dụng này có thể xuất hiện dưới tên gọi Flipboard.