Hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký và sử dụng dịch vụ ZNS của Zalo

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc xây dựng kênh giao tiếp hiệu quả và cá nhân hóa với khách hàng trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công. Zalo Notification Service (ZNS) nổi lên như một giải pháp mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp gửi thông báo đến người dùng Zalo một cách có chọn lọc và hiệu quả, từ đó tối ưu hóa khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước để doanh nghiệp có thể đăng ký và bắt đầu triển khai dịch vụ ZNS.

Bước 1: Thiết lập Tài khoản Official Account (OA) trên Zalo

Nền tảng cơ bản để triển khai ZNS là Tài khoản Official Account (OA). Đây chính là bộ mặt trực tuyến và kênh giao tiếp chính thức của doanh nghiệp trên Zalo, nơi mọi hoạt động tương tác với người dùng sẽ diễn ra. Việc sở hữu một OA được xác thực và chuyên nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất.

• Để bắt đầu, doanh nghiệp cần truy cập vào trang đăng ký OA tại địa chỉ: //oa.zalo.me/manage/oa?option=create.
• Tại đây, hãy lựa chọn loại OA phù hợp nhất với mô hình hoạt động của bạn, bao gồm: Doanh nghiệp (dành cho các công ty, tập đoàn), Tổ chức (dành cho các cơ quan nhà nước, trường học, tổ chức phi lợi nhuận), hoặc Cửa hàng (dành cho các điểm kinh doanh nhỏ lẻ).
• Điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu của Zalo. Bao gồm: tên OA (nên trùng với tên thương hiệu), mô tả ngắn gọn về doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động chính, địa chỉ giao dịch, thông tin liên hệ, v.v. Sự minh bạch và chi tiết trong khâu này sẽ giúp tăng độ tin cậy.
• Tải lên một logo chất lượng cao và ảnh bìa hấp dẫn, phản ánh đúng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp bạn. Hình ảnh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu.
• Cuối cùng, xem xét lại toàn bộ thông tin đã nhập và nhấn nút “Tạo OA” để hoàn tất quá trình đăng ký ban đầu.

Hình 1: Giao diện đăng ký Tài khoản Official Account (OA) trên Zalo là bước đầu tiên để doanh nghiệp tiếp cận hệ sinh thái của Zalo.

Bước 2: Xác thực Thông tin Tài khoản OA

Sau khi Tài khoản OA được tạo, việc xác thực danh tính là yêu cầu bắt buộc để nâng cao uy tín và bảo mật cho tài khoản. Quá trình này đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và minh bạch.

• Khi đã vào trang quản lý OA, tìm đến mục “Cài đặt” hoặc “Thông tin tài khoản”.
• Chọn lựa chọn “Xác thực tài khoản” hoặc một tùy chọn tương đương do Zalo cung cấp.
• Doanh nghiệp sẽ cần cung cấp các giấy tờ pháp lý chứng minh sự tồn tại và hoạt động hợp pháp của mình. Các loại giấy tờ phổ biến bao gồm: Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy đăng ký hoạt động, Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, v.v.
• Thực hiện việc chụp ảnh hoặc tải lên các giấy tờ này theo đúng định dạng và chất lượng yêu cầu.
• Hoàn tất quy trình bằng cách gửi hồ sơ xác thực.

Đội ngũ Zalo sẽ tiến hành xem xét hồ sơ xác thực của bạn. Thời gian xử lý có thể dao động tùy thuộc vào quy trình nội bộ và khối lượng yêu cầu tại thời điểm gửi. Sự kiên nhẫn trong giai đoạn này là cần thiết.

Hình 2: Quy trình xác thực thông tin Tài khoản OA trên hệ thống Zalo giúp nâng cao độ tin cậy và bảo mật cho doanh nghiệp.

Bước 3: Tạo Tài khoản Zalo Business Account (ZBA) và Tích hợp Ứng dụng

Tài khoản Zalo Business Account (ZBA) là một công cụ chuyên biệt được Zalo cung cấp để doanh nghiệp có thể quản lý tập trung các dịch vụ có trả phí, trong đó ZNS là một dịch vụ trọng tâm. Việc kết nối OA với ZBA là điều kiện tiên quyết để khai thác sức mạnh của ZNS.

• Truy cập vào trang tạo ZBA tại: //zns.oa.zalo.me/account/create.
• Chọn chức năng “Tạo Zalo Business Account” hoặc tùy chọn tương tự.
• Ở bước này, bạn sẽ tiến hành liên kết Tài khoản OA đã tạo ở Bước 1 với ZBA của mình.
• Điểm quan trọng: Để có thể gửi được thông báo ZNS, doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất một ứng dụng (App) được tạo trên nền tảng Zalo for Developers. Ứng dụng này sẽ là cầu nối kỹ thuật để gửi ZNS đến người dùng. Nếu chưa có, hãy truy cập //developers.zalo.me/createapp để tạo ứng dụng mới và làm theo các hướng dẫn chi tiết.
• Sau khi ứng dụng được tạo thành công, quay trở lại trang tạo ZBA và thực hiện việc liên kết ứng dụng này với tài khoản ZBA của bạn. Quá trình này đòi hỏi bạn phải cung cấp các thông tin xác thực của ứng dụng.

Hình 3: Giao diện tạo và liên kết Tài khoản Zalo Business Account (ZBA) là bước trung gian quan trọng để kích hoạt các dịch vụ ZNS.

Hình 4: Trang tạo ứng dụng (App) trên Zalo for Developers là nơi bạn thiết lập công cụ kỹ thuật để tích hợp dịch vụ.

Bước 4: Yêu cầu Mã truy cập (Access Token) và Cấp quyền Sử dụng API

Để ứng dụng của doanh nghiệp có thể “giao tiếp” với hệ thống Zalo, gửi và nhận dữ liệu, việc sở hữu mã truy cập (access token) và được cấp quyền sử dụng các API là cần thiết.

• Sau khi đã hoàn tất việc liên kết ứng dụng với ZBA, bạn cần lấy một mã truy cập (access token) đại diện cho Tài khoản OA của mình. Hãy sử dụng công cụ Zalo API Explorer tại địa chỉ: //developers.zalo.me/tools/explorer/.
• Đăng nhập vào Zalo API Explorer bằng tài khoản Zalo có vai trò quản trị (admin) của OA mà bạn muốn lấy token.
• Chọn chính xác Tài khoản OA liên quan và làm theo các hướng dẫn trên giao diện để thực hiện quy trình lấy token. Mã truy cập này thường có thời hạn sử dụng nhất định và cần được gia hạn hoặc cập nhật định kỳ.

Hình 5: Giao diện công cụ Zalo API Explorer là nơi nhà phát triển có thể lấy mã truy cập (Access Token) để xác thực các yêu cầu gửi tin nhắn.

Bước tiếp theo, bạn cần gửi một yêu cầu chính thức lên Zalo để được cấp quyền sử dụng các API liên quan đến gửi ZNS cho Tài khoản Doanh nghiệp của mình.

• Truy cập vào mục “Yêu cầu quyền sử dụng API” trên nền tảng Zalo for Developers hoặc tìm kiếm chức năng này trong giao diện quản lý ZBA.
• Lựa chọn loại API mà doanh nghiệp của bạn cần sử dụng, ví dụ cụ thể là “API gửi tin nhắn ZNS”.
• Điền đầy đủ và chi tiết các thông tin được yêu cầu, bao gồm: mục đích sử dụng API, mô tả về loại thông báo ZNS dự kiến gửi (ví dụ: thông báo đơn hàng, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng), và các thông tin hỗ trợ khác mà Zalo yêu cầu nhằm đánh giá tính hợp lý của việc sử dụng API.
• Sau khi hoàn tất điền thông tin, hãy kiểm tra kỹ lại và gửi yêu cầu.

Hình 6: Quy trình gửi yêu cầu cấp quyền sử dụng API cho OA là thủ tục bắt buộc để Zalo phê duyệt cho phép gửi ZNS.

Hệ thống Zalo sẽ xem xét yêu cầu của bạn một cách kỹ lưỡng. Thông thường, quá trình này có thể mất khoảng 7 ngày làm việc để Zalo thẩm định và đưa ra phản hồi về việc cấp quyền. Doanh nghiệp nên chủ động theo dõi tình trạng yêu cầu của mình.

Bước 5: Triển khai và Gửi Thông báo ZNS

Khi mọi điều kiện đã hội tụ: Tài khoản OA đã được xác thực, Zalo Business Account (ZBA) đã được tạo và liên kết thành công, mã truy cập (access token) đã được lấy, và quan trọng nhất là quyền sử dụng API đã được Zalo cấp, doanh nghiệp đã hoàn toàn sẵn sàng để khai thác dịch vụ ZNS.

• Truy cập trực tiếp vào tài khoản ZBA của doanh nghiệp tại địa chỉ: //zns.oa.zalo.me/account/billing/overview.
• Tại đây, bạn sẽ khám phá một giao diện quản lý toàn diện, cho phép tạo mới, chỉnh sửa các mẫu thông báo ZNS. Quan trọng hơn, đây là nơi bạn có thể thực hiện việc gửi thông báo ZNS theo các chiến dịch đã định sẵn.
• Tận dụng các công cụ thiết kế để tạo ra các mẫu thông báo ZNS đa dạng và hấp dẫn. Các mẫu này có thể bao gồm văn bản rõ ràng, các nút bấm hành động (Call-to-Action) mời gọi tương tác (ví dụ: “Xem chi tiết”, “Thanh toán ngay”), và các liên kết trực tiếp đến website hoặc landing page của bạn, nhằm tăng cường trải nghiệm và thúc đẩy hành động từ người nhận.
• Lựa chọn đối tượng khách hàng mục tiêu cho chiến dịch gửi thông báo. Hệ thống ZNS cho phép bạn phân loại và lựa chọn danh sách người dùng một cách thông minh để tối ưu hóa hiệu quả. Bạn cũng có thể lên lịch gửi thông báo vào các thời điểm cụ thể để tiếp cận khách hàng tốt nhất.

Hình 7: Giao diện tạo và quản lý các mẫu thông báo ZNS trên ZBA cung cấp cho doanh nghiệp công cụ để cá nhân hóa và tự động hóa việc gửi tin nhắn.

Bằng cách tuân thủ một cách hệ thống và cẩn thận các bước nêu trên, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể khai thác tối đa tiềm năng của dịch vụ ZNS. Từ đó, không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, mà còn tạo động lực mạnh mẽ cho sự phát triển bền vững của hoạt động kinh doanh.

“`