Giải mã POS: Hệ thống quản lý bán hàng toàn diện và các giải pháp phổ biến

POS là gì?

POS là từ viết tắt của Point Of Sale, thuật ngữ dùng để chỉ điểm bán hàng hoặc quầy giao dịch. Đây là nơi diễn ra các giao dịch mua bán cuối cùng giữa doanh nghiệp và khách hàng. POS không chỉ đơn thuần là một địa điểm vật lý như cửa hàng tạp hóa, chuỗi cửa hàng thời trang, hay trung tâm thương mại mà còn là một hệ thống các công cụ và quy trình giúp quản lý hoạt động kinh doanh tại điểm bán.

Mỗi hệ thống POS đều có vai trò ghi nhận lại các giao dịch, phản ánh lượng tiền mặt và hàng hóa ra vào trong một khoảng thời gian nhất định. Các công cụ ghi nhận này có thể đơn giản như sổ tay, tập tin Excel, hoặc phức tạp và hiệu quả hơn là các loại máy tính tiền (máy POS), phần mềm theo dõi bán hàng (phần mềm POS).

Máy POS hiện đại hỗ trợ nhiều chức năng

Việc trang bị và áp dụng hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm POS hiện đại không chỉ giúp các chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hóa, tiền mặt, hạn chế thất thoát mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm và thanh toán cho khách hàng trở nên nhanh gọn, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Máy POS là gì và cách thức hoạt động

Máy POS (Point of Sale terminal), hay còn gọi là máy chấp nhận thẻ, là một thiết bị điện tử được thiết kế để xử lý các giao dịch thanh toán bằng thẻ ngân hàng. Thiết bị này thường nhỏ gọn, dễ dàng cầm nắm và sử dụng. Máy POS cho phép khách hàng thanh toán các hóa đơn dịch vụ, mua sắm bằng thẻ quốc tế hoặc thẻ nội địa. Chúng ta thường thấy máy POS tại các trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, siêu thị, cửa hàng bán lẻ, thậm chí trên xe taxi để khách hàng thanh toán phí dịch vụ, nạp tiền điện thoại, đóng bảo hiểm hoặc kiểm tra số dư tài khoản.

Khả năng lắp đặt linh hoạt của máy POS giúp chúng hiện diện ở mọi nơi, từ các cửa hàng lớn đến các shop nhỏ lẻ mà không chiếm nhiều diện tích, góp phần tạo nên môi trường mua sắm hiện đại và tiện lợi.

Nhiều người dùng thẻ ATM băn khoăn về việc thanh toán qua máy POS có phát sinh phí hay không. Theo quy định chung từ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, các giao dịch thanh toán bằng thẻ qua máy POS thường không thu phí trực tiếp từ người sử dụng hoặc chủ thẻ. Mức phí giao dịch (phí thương mại) được các đơn vị kinh doanh (cửa hàng, doanh nghiệp) chi trả cho ngân hàng cung cấp dịch vụ máy POS. Phí này thường dao động từ dưới 1% cho thẻ nội địa đến khoảng 2-2.5% cho thẻ quốc tế, tính trên tổng giá trị giao dịch.

Tuy nhiên, có một số trường hợp cửa hàng nhỏ có thể áp dụng phụ phí cà thẻ như một hình thức ưu đãi cho khách hàng thanh toán tiền mặt, điều này có thể gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng. Việc thanh toán bằng thẻ qua máy POS mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng. Đối với doanh nghiệp, nó thu hút thêm khách hàng có xu hướng sử dụng thẻ, tăng doanh số và cải thiện khả năng quản lý bán hàng. Đối với người tiêu dùng, việc ít mang tiền mặt giúp giảm thiểu rủi ro mất cắp, đồng thời mang lại sự an tâm và tiện lợi khi giao dịch. Máy POS hỗ trợ quy trình bán hàng nhanh chóng, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí quản lý và nhân công, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng.

Khi giao dịch bằng máy POS, người dùng nên cẩn trọng, quan sát quá trình nhân viên thực hiện giao dịch để tránh rủi ro lộ thông tin thẻ. Luôn luôn kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn trước khi xác nhận thanh toán. Đăng ký dịch vụ SMS Banking từ ngân hàng của bạn là một cách hiệu quả để kiểm soát chặt chẽ các giao dịch phát sinh từ tài khoản cá nhân.

Vậy POS là gì? Tại sao POS có thể nâng cao khả năng quản lý bán hàng

Như đã đề cập, POS là viết tắt của Point of Sale, nghĩa là điểm bán hàng. Một hệ thống POS hiện đại bao gồm nhiều thành phần, mang lại hiệu quả quản lý vượt trội so với các phương pháp thủ công.

Một hệ thống POS điển hình bao gồm:

– Phần mềm bán hàng:

Phần mềm này là cốt lõi của hệ thống POS, cho phép cập nhật liên tục số lượng hàng hóa (nhập, xuất, tồn kho) theo thời gian thực. Nó giúp theo dõi chi tiết tình hình doanh thu, công nợ của từng khách hàng, loại bỏ hoàn toàn việc tính toán thủ công phức tạp. Nhà quản lý có thể theo dõi hoạt động kinh doanh của nhiều cửa hàng từ một điểm duy nhất, ngay cả khi di chuyển xa, bằng cách truy cập dữ liệu qua các thiết bị như iPad, máy tính bảng hay iPhone.

– Các thiết bị bán hàng đi kèm:

Bao gồm máy đọc mã vạch để quét sản phẩm nhanh chóng, máy in hóa đơn tích hợp với phần mềm để in biên lai cho khách hàng. Việc sử dụng các thiết bị này không chỉ tăng tính chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính minh bạch về giá cả, dịch vụ cho khách hàng.

Các hệ thống POS hiện đang được sử dụng ở Việt Nam

1. Máy tính tiền (máy POS vật lý)

Máy POS vật lý là một thiết bị chuyên dụng để tính tiền, lưu trữ dữ liệu bán hàng và có thể kết hợp với nhiều thiết bị ngoại vi khác như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn, máy thanh toán thẻ, ngăn kéo đựng tiền.

Tại Việt Nam, một số nhà cung cấp máy tính tiền nổi tiếng bao gồm Lý Phú Vinh (với các thương hiệu Uniwell, Sam4s), Tấn Phát (thương hiệu Casio, Aures), và Tân Phú Vinh (thương hiệu Casio, Quorion).

Bạn có thể tìm hiểu thêm các mẫu máy POS khác tại đây.

Máy tính tiền Lý Phú Vinh điển hình

Ưu điểm:

• Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng.
• Ít bị ảnh hưởng bởi virus máy tính.
• Phổ biến tại các siêu thị, cửa hàng, nhà hàng, khách sạn, quán karaoke.
• Đáp ứng tốt các nhu cầu cơ bản như in hóa đơn, quản lý thanh toán.

Nhược điểm:

• Thiết kế cồng kềnh, khó di chuyển.
• Hạn chế về khả năng cung cấp các báo cáo quản lý chi tiết (tồn kho, công nợ…).
• Không hỗ trợ quản lý kinh doanh trực tuyến.
• Chi phí đầu tư ban đầu khá cao (thường trên 10 triệu đồng), có thể là rào cản với nhiều doanh nghiệp nhỏ.

2. Phần mềm POS cài đặt trên máy tính (Offline)

Đây là các phần mềm được cài đặt trực tiếp lên máy tính cá nhân hoặc máy chủ của doanh nghiệp. Mặc dù được gọi chung là “phần mềm tính tiền”, nó bao gồm nhiều chức năng quản lý bán hàng và kho hàng phức tạp hơn.

Trong những năm gần đây, các phần mềm này trở nên phổ biến nhờ khả năng tùy biến và đáp ứng nhu cầu đa dạng của các ngành nghề. Khách hàng cần mua hoặc đặt hàng một gói phần mềm phù hợp và tiến hành cài đặt.

Cài đặt phần mềm POS trên máy tính

Ưu điểm:

• Dễ dàng cài đặt và sử dụng ngay khi hoàn tất.
• Thiết kế đặc thù cho từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.
• Tích hợp nhiều tính năng hữu ích như quản lý thành viên, báo cáo chi tiết.
• Hỗ trợ phân quyền quản trị cho từng nhóm người dùng.
• Cung cấp báo cáo chi tiết và đa dạng hơn so với máy tính tiền vật lý.
• Giá thành hợp lý, dễ dàng tiếp cận.

Nhược điểm:

• Dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên máy tính, có nguy cơ mất dữ liệu do virus, lỗi phần cứng hoặc sự cố cháy nổ.
• Hiệu suất hệ thống có thể suy giảm sau thời gian dài sử dụng.
• Yêu cầu người dùng có kiến thức nhất định về máy tính.
• Không thể truy cập và xem thông tin tức thời khi không có mặt tại máy tính đã cài đặt.
• Có thể chứa nhiều tính năng không cần thiết đối với một số người dùng.

3. Phần mềm POS online, chạy trên nền web (Web-based POS)

Đây là xu hướng phát triển mới nhất, cung cấp giải pháp quản lý bán hàng dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Web-based POS trở nên phổ biến tại các thị trường quốc tế nhờ khả năng thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến liên tục.

Tại Việt Nam, giải pháp này đang dần chiếm lĩnh thị trường nhờ tính linh hoạt và hiện đại.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với người không rành về máy tính.
• Không yêu cầu cài đặt cố định trên một máy tính, chỉ cần trình duyệt web là có thể truy cập.
• Cho phép quản lý và truy xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet (máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh).
• Tính năng đa dạng, tùy biến cao, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Khả năng xuất báo cáo chi tiết theo yêu cầu người dùng.
• Dữ liệu được bảo mật cao và mã hóa theo tiêu chuẩn quốc tế.
• Cập nhật giao dịch kinh doanh tức thời trên máy chủ, giúp chủ doanh nghiệp theo dõi sát sao hoạt động.
• Chi phí hợp lý, thường theo hình thức thuê bao hàng tháng, phù hợp túi tiền của nhiều cửa hàng bán lẻ, shop online.
• Hoàn toàn miễn nhiễm với virus máy tính.

Nhược điểm:

• Yêu cầu kết nối Internet ổn định để hoạt động.
• Mô hình thanh toán phí hàng tháng có thể còn khá mới lạ với một số người dùng, tuy nhiên đây là xu hướng tất yếu của tương lai.

Vậy phần mềm tính tiền là gì?

Đúng như tên gọi, phần mềm tính tiền chủ yếu tập trung vào chức năng tính toán và xuất hóa đơn cho khách hàng. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện đại, “phần mềm tính tiền” thường được ngầm hiểu là một phần của hệ thống POS toàn diện, bao gồm nhiều chức năng quản lý hơn là chỉ đơn thuần tính toán.

Trước đây, việc tính toán hóa đơn thường được thực hiện thủ công bằng giấy ghi tay hoặc máy tính cầm tay. Sự phát triển của công nghệ và nhu cầu quản lý kinh doanh ngày càng phức tạp đã thúc đẩy sự ra đời của các phần mềm tích hợp khả năng tính tiền, quản lý tồn kho, nhập xuất, công nợ, thậm chí là kênh đặt hàng online.

Máy tính cầm tay từng là công cụ phổ biến

Do đó, dù vẫn được gọi là “phần mềm tính tiền”, chức năng của nó đã mở rộng đáng kể, đóng vai trò là một bộ phận quan trọng trong hệ thống POS. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh của mình.

Hệ thống POS ERP (Enterprise Resource Planning)

POS ERP là một giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp, tích hợp các chức năng của POS vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nó giúp kiểm soát chặt chẽ các nguồn lực hiện có, lên kế hoạch phát triển kinh doanh dài hạn và tối ưu hóa quy trình hoạt động trên phạm vi toàn công ty.

Ưu điểm:

Giải pháp ERP tích hợp nhiều chức năng quản lý

Một hệ thống POS ERP mang lại khả năng quản lý đồng bộ và toàn diện, từ tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất cho đến bán hàng và dịch vụ khách hàng. Nó giúp doanh nghiệp có cái nhìn chiến lược, ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và cải thiện hiệu quả hoạt động về mọi mặt.

Chi phí triển khai từng loại POS và các thiết bị đi kèm

Máy tính tiền (Electronic Cash Register)

Chi phí đầu tư ban đầu cho một hệ thống máy tính tiền đầy đủ có thể dao động khoảng 30 triệu đồng. Bao gồm:

• Máy tính tiền: 10 – 15 triệu đồng
• Máy đọc mã vạch: 2 – 5 triệu đồng
• Máy in hóa đơn: khoảng 5 triệu đồng
• Két tiền: khoảng 2 triệu đồng
• Các thiết bị phụ trợ khác.

Phần mềm POS cài đặt trên máy tính (Offline)

Chi phí mua license phần mềm cho 1 máy chủ thường vào khoảng 4 triệu đồng. Ngoài ra, cần thêm chi phí cho việc lắp đặt các thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch. Tổng chi phí để triển khai một hệ thống phần mềm POS offline có thể vào khoảng 15 triệu đồng.

Phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây, chạy trên nền web (Web-based POS)

Các giải pháp này thường có nhiều gói chi phí khác nhau, tùy thuộc vào tính năng và quy mô sử dụng. Nhìn chung, chi phí hàng tháng thường khá thấp, chỉ khoảng vài trăm ngàn đồng. Tuy nhiên, người dùng cần tính thêm chi phí Internet hàng tháng và chi phí lắp đặt các thiết bị hỗ trợ bán hàng như máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch.

Xu thế của POS hiện nay

Việc lựa chọn giải pháp POS phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô và định hướng phát triển của từng doanh nghiệp, cửa hàng. Nếu doanh nghiệp đặt nặng vấn đề bảo mật, muốn tự quản lý và bảo quản dữ liệu, giải pháp POS Offline là một lựa chọn đáng cân nhắc. Với những cửa hàng muốn xây dựng hình ảnh hiện đại, chuyên nghiệp như các trung tâm mua sắm lớn, máy tính tiền vật lý có thể đáp ứng tốt.

Tuy nhiên, xu hướng hiện nay và trong tương lai đang nghiêng về các giải pháp POS online, chạy trên nền web. Đây là lựa chọn tối ưu cho các nhà kinh doanh năng động, muốn nắm bắt cơ hội từ sự phát triển của internet, sở hữu khả năng quản lý linh hoạt, hiện đại và hiệu quả từ mọi nơi, mọi lúc. Các doanh nghiệp hướng tới sự phát triển bền vững và khả năng mở rộng thường ưu tiên các giải pháp đám mây nhờ tính linh hoạt, chi phí hợp lý và khả năng cập nhật công nghệ liên tục.

“`