SI trong Xuất Nhập Khẩu: Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, SI (Shipping Instruction) đóng vai trò là một chứng từ không thể thiếu, là cầu nối quan trọng giữa người gửi hàng (Shipper) và các đơn vị vận chuyển như hãng tàu hoặc công ty Forwarder. Việc hiểu rõ và thực hiện SI một cách chính xác sẽ giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển suôn sẻ, đúng tiến độ và hạn chế tối đa các sai sót phát sinh trên các chứng từ vận tải khác, đặc biệt là Vận đơn (Bill of Lading).

SI là gì và tại sao cần thiết?

SI là viết tắt của Shipping Instruction, có nghĩa là Hướng dẫn Vận chuyển. Đây là văn bản mà nhà xuất khẩu (Shipper) cung cấp cho đại lý vận tải (hãng tàu hoặc Forwarder) để đưa ra các chỉ dẫn chi tiết về việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Mục đích chính của SI là đảm bảo hàng hóa được chuyển đi theo đúng yêu cầu của chủ hàng và được thể hiện chính xác trên Vận đơn.

Khi nhận được SI, các công ty vận tải sẽ sử dụng thông tin này để soạn thảo bản nháp Vận đơn (Draft Bill of Lading). Bản nháp này sau đó sẽ được gửi lại cho khách hàng (Shipper) để kiểm tra và xác nhận các thông tin. Quá trình này nhằm mục đích đảm bảo mọi chi tiết trên Vận đơn là chính xác và phản ánh đúng thỏa thuận giữa các bên.

Nói cách khác, Shipping Instruction (SI) giống như một “bản đồ” chi tiết mà Shipper cung cấp cho đơn vị vận chuyển. Nó bao gồm tất cả các thông tin cần thiết để họ có thể hoàn thành Vận đơn – một trong những chứng từ vận tải quan trọng nhất. Do đó, SI thường được ví von như “mẫu hướng dẫn giao nhận hàng hóa”.

Các thông tin quan trọng cần có trong Shipping Instruction (SI)

Để SI phát huy tối đa vai trò của mình, nó cần chứa đựng đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

• Ngày, tháng, số booking (mã đặt chỗ): Đây là thông tin bắt buộc để phân biệt lô hàng của bạn với các đơn hàng khác, đồng thời đảm bảo hàng hóa được xử lý theo đúng tiến độ đã đặt.
• Tên đơn vị vận chuyển: Thông tin về hãng tàu, công ty vận chuyển hoặc tên chuyến bay (tùy thuộc vào phương thức vận chuyển) để biết ai là người phụ trách lô hàng.
• Tên và địa chỉ người gửi hàng (Shipper): Thông tin đầy đủ của bên xuất khẩu.
• Tên và địa chỉ người nhận hàng thực thụ (Consignee): Thông tin đầy đủ của bên nhập khẩu.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa: Bao gồm tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng (gross weight, net weight), tính chất đặc biệt của hàng hóa (ví dụ: hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh, hàng nguy hiểm), thể tích (volume) đối với hàng lỏng như xăng, dầu.
• Thông tin về bao bì và đóng gói: Loại bao bì sử dụng (thùng carton, pallet, vv.), kích thước, số lượng các đơn vị đóng gói. Số lượng và loại container rỗng cần thiết để vận chuyển hàng hóa cũng cần được nêu rõ. Thông tin phiếu cân nặng (VGM – Verified Gross Mass) và thể tích (CBM – Cubic Meter) là cực kỳ quan trọng.
• Thông tin cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng (Port of Loading – Port of Discharge): Địa điểm hàng hóa bắt đầu hành trình và địa điểm hàng hóa sẽ được dỡ xuống.
• Thời gian giao hàng và địa điểm giao hàng: Xác định rõ thời hạn và địa điểm mà hàng hóa cần được giao.
• Phương thức thanh toán: Thông tin về phương thức thanh toán áp dụng trong giao dịch thương mại.
• Các yêu cầu đặc biệt hoặc hồ sơ bổ sung (nếu có): Bất kỳ yêu cầu nào khác từ Shipper liên quan đến quy trình vận chuyển hoặc các tài liệu cần thiết đi kèm.

[IMAGE_2]

Hướng dẫn lập Shipping Instruction (SI)

Thông thường, Shipper sẽ là người lập SI và gửi cho hãng tàu hoặc Forwarder để họ tiến hành lên bản nháp Vận đơn. Sau khi nhận được Draft B/L, Shipper sẽ thực hiện việc kiểm tra và phản hồi lại các yêu cầu chỉnh sửa (nếu có) trước khi bản nháp cuối cùng được xác nhận.

Hiện nay, có hai phương thức chính để khai báo SI:

• Khai báo qua Email: Đây là phương thức phổ biến và được nhiều người ưa chuộng. Các nhân viên của hãng tàu/Forwarder sẽ yêu cầu Shipper gửi SI trực tiếp qua email. Phương thức này giúp việc trao đổi thông tin dễ dàng, thuận tiện cho việc lưu trữ, xử lý và nhanh chóng phản hồi khi có sai sót phát sinh.
• Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu/Forwarder: Một số hãng tàu/Forwarder cung cấp hệ thống khai báo trực tuyến. Tuy nhiên, phương thức này đôi khi có nhược điểm là sự hỗ trợ của nhân viên hãng tàu không thường xuyên bằng việc check email, do khối lượng công việc xử lý lớn.

Nhìn chung, việc lập một bản SI chi tiết và đầy đủ là cực kỳ quan trọng. Nếu bạn là Shipper, SI là cơ hội để bạn truyền đạt rõ ràng mọi yêu cầu của mình trong quá trình vận chuyển. Nếu bạn là nhân viên của công ty giao nhận vận chuyển, việc nắm chắc thông tin từ SI của khách hàng sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Ai là người yêu cầu SI?

Thông thường, nhân viên của các công ty Forwarder hoặc hãng tàu sẽ chủ động liên hệ với Shipper để yêu cầu gửi SI. Việc này nhằm mục đích đảm bảo lô hàng được sắp xếp và vận chuyển đúng tiến độ.

Lưu ý quan trọng: Nếu Shipper gửi SI sau thời điểm Closing Time (thời gian chốt thông tin hàng hóa của hãng tàu), có thể dẫn đến việc lô hàng bị phạt hoặc bị rớt lại, bởi vì Forwarder/Hãng tàu sẽ không kịp thời gian để phát hành Vận đơn.

Do đó, nếu bạn là Forwarder, hãy chủ động nhắc nhở và hướng dẫn khách hàng của mình gửi SI sớm. Bạn có thể tư vấn và hỗ trợ khách hàng để đảm bảo SI được Forward (chuyển tiếp) cho hãng tàu kịp thời, giúp họ phát hành Master Bill of Lading (MB/L) một cách suôn sẻ.

[IMAGE_3]

Cách khai báo SI hiệu quả

Như đã đề cập, có hai cách phổ biến để khai báo SI:

• Khai báo qua Email: Đây là cách truyền thống và hiệu quả nhất. Việc gửi SI qua email giúp nhân viên hãng tàu/Forwarder dễ dàng xử lý thông tin, quản lý lịch sử trao đổi và xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
• Khai báo trực tuyến trên website: Mặc dù tiện lợi về mặt giao diện, cách này thường ít được ưu tiên hơn do tần suất kiểm tra thông báo trên hệ thống website đôi khi không bằng việc kiểm tra email. Nhân viên vận tải thường ưu tiên kiểm tra email để giải quyết công việc.

Việc lựa chọn phương thức khai báo SI phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc của từng hãng tàu hoặc Forwarder. Tuy nhiên, dù bằng cách nào, sự chính xác và đầy đủ của thông tin SI vẫn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của một lô hàng xuất nhập khẩu.

“`