SI để làm gì?
Các công ty Hãng tàu/Forwarder sẽ yêu cầu Shipper gửi SI để làm Bill of Lading bản nháp. Sau đó, sẽ gửi bản nháp đó cho khách hàng check và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó.
Si trong xuất hập khẩu là gì là gì?
SI là tên viết tắt của cụm từ Shipping instruction là thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến đại lý vận tải. Đảm bảo hàng được chuyển theo đúng yêu cầu của chủ hàng. Hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp trên chứng từ khác, việc chuyển các thông tin hướng dẫn về việc vận chuyển và giao hàng hóa của nhà xuất khẩu ( shipper ) đến cho công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa nhằm mục đích đảm bảo rằng người giao hàng của công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa dựa theo đúng các yêu cầu của người gửi hàng ( chủ hàng – shipper ) và đặc biệt chính là vận đơn vận chuyển qua đường biển bill of lading.
– Bình thường thì shipping instruction ( SI ) sẽ được người gửi hàng ( shipper ) gửi đến cho công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa để cho họ có thể hoàn thành vận đơn bill of lading – một trong những chứng từ vận tải rất quan trọng – Người ta thường gọi shipping instruction ( SI ) là mẫu hướng dẫn giao nhận hàng hóa.
Các thông tin cần phải có trong SI gồm:
- Ngày, tháng ,số booking ( mã đặt hàng ): đây là thông tin bắt buộc phải có để có thể phân biệt với các đơn đặt hàng của các chủ hàng. Đảm bảo hàng đi đúng tiến độ khi tới hạn giao hàng.
- Tên của hãng tàu, công ty vận chuyển hoặc là tên chuyến bay tùy thuộc vào vận chuyển bằng con đường nào và ai vận chuyển.
- Tên của người gửi hàng ( chủ hàng hóa – shipper ).
- Tên của người nhận hàng thực thụ ( consignee ).
- Thông tin về hàng hóa: tên hàng hóa, số lượng, khối lượng, tính chất của hàng hóa ( ví dụ như hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh ), thể tích hàng dạn lỏng như: xăng, dầu .
- Loại bao bì đóng gói, kích thước – kích cỡ thùng hàng, có thể yêu cầu kích thước cũng như số lượng của vỏ container rỗng để chở hàng hóa của mình. Trọng lượng tịnh cùng với phiếu VGM, CBM.
- Thông tin về cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng. ( Port of Loading – Port of discharge)
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng.
- Phương thức thanh toán áp dụng trong giao dịch.
- Các hồ sơ bổ sung thêm nếu có yêu cầu khác nữa.
Hướng dẫn lâp shipping instruction (SI):
Thông thường SI sẽ do Shipper gửi cho hãng tàu hoặc FWD lên bản nháp Bill of Lading . Sau đó, mới gửi bản nháp cho khách hàng check lại và xác nhận thông tin đã có trên bill.
có 2 cách lập SI hiện tại đang áp dụng:
+ Khai báo qua email:
nhân viên hãng tàu/FWD sẽ yêu cầu Shipper gửi SI qua email để dễ xử lý thông tin và báo lại khi có sai xót phát sinh.
+ Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu/Forwarder:
Cách này có nhược điểm là hỗ trợ của hàng tàu không thường xuyên do họ luôn quá tải lượng khách giao dịch nên nhân viên các hãng tàu này sẽ có xu hướng check mail nhiều hơn.
Nhìn chung là việc lập một bản hướng dẫn về việc giao nhận hàng hóa mà chủ hàng yêu cầu tới công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa là việc rất cần thiết, các bạn có thể thông qua SI để có thể đề cập tới các yêu cầu của mình trong việc vận chuyển hàng nếu như bạn đóng vị thế là chủ hàng hoặc nếu bạn là nhân viên của công ty giao nhận vận chuyển thì bạn hoàn toàn có thể nắm chắc yêu cầu của khách hàng để thực hiện một cách hợp lý nhất có thể.
Người yêu cầu SI
Thông thường nhân viên Forwarder/Hãng tàu sẽ gọi điện yêu cầu Shipper gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ. Nếu gửi SI khi Closing time, Shipper có thể bị phạt hoặc rớt hàng do Forwarder/Hãng tàu không thể phát hành B/L. Nếu bạn là Forwarder thì nên yêu cầu Khách hàng của mình, gửi SI cho bạn. (Bạn có thể tư vấn, hỗ trợ cho khách hàng để sớm Forward cho hãng tàu phát hành MB/L).
Cách khai báo SI
2 cách phổ biến:
+ Khai báo qua email:
Thông thường, nhân viên hãng tàu/FWD sẽ yêu cầu Shipper gửi SI qua email của họ để dễ xử lý các thông tin hơn. Đặc biệt khi xảy ra sai xót.
+ Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu/Forwarder:
Cách này thường ít được sử dụng, bởi vì tần suất check mail (hiện thông báo) của hãng tàu/FWD luôn lớn hơn trên website.