Bản kế hoạch kinh doanh là gì?
Bản kế hoạch kinh doanh chính là một kế hoạch mô tả quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trong bản kế hoạch, doanh nghiệp xác định bối cảnh thị trường trọng tâm, đối tượng khách hàng chính, tình hình kinh doanh hiện tại, đối thủ cạnh tranh trong ngành, và phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Tại sao cần lập bản kế hoạch kinh doanh?
Bản kế hoạch kinh doanh đóng vai trò vô cùng quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào.
Về mặt đối nội, kế hoạch kinh doanh chính là thước đo đánh giá tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp đó, giúp họ xác định thế mạnh họ đang nắm vững, điểm yếu cần sửa đổi, cơ hội thị trường cần nắm bắt, và những thách thức của yếu tốbên ngoài để có kế hoạch đối phó.
Về mặt đối ngoại, bản kế hoạch kinh doanh cũng là tài liệu quan trọng để các đối tượng bên ngoài (như đối tác, nhà đầu tư, khách hàng) nhận biết quá trình hoạt động của doanh nghiệp và ra quyết định trong quá trình hợp tác sau này.
Trước khi đi vào từng nội dung, chúng tôi đề cập tới 3 quy tắc cần nắm để xây dựng kế hoạch kinh doanh:
1. Kế hoạch kinh doanh cần ngắn gọn và súc tích
Không ai muốn đọc một bản kế hoạch kinh doanh dài tận 100 trang hay kể cả là 40 trang. Việc làm một bản kế hoạch dài dòng, lan man sẽ chỉ khiến người đọc không thể chọn lọc được hết thông tin, thậm chí là bỏ dở giữa chừng vì quá nhàm chán.
Hơn thế nữa, mục đích của bản kế hoạch kinh doanh là công cụ để quản lý dự án hiệu quả và phát triển doanh nghiệp trong thời gian dài, và nó cần được điều chỉnh, bổ sung liên tục. Việc sửa đổi một xấp giấy tờ dày cộm quả thực rắc rối và dễ mắc sai lầm, cho dù đó là người có kinh nghiệm.
2. Kế hoạch kinh doanh cần phù hợp với người đọc
Một bản kế hoạch kinh doanh có thể gửi tới nhiều người: sếp, nhân viên, đối tác, nhà đầu tư, khách hàng,… Không phải ai trong số đó cũng hiểu hết về những thuật ngữ và danh từ riêng, từ viết tắt,… mà bạn nói.
Bởi thế, trước khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, hãy dự tính trước nó sẽ được gửi đến ai và sử dụng ngôn ngữ phù hợp, dễ hiểu nhất đối với họ, đồng thời giải thích rõ ràng đối với các danh từ riêng, từ viết tắt,…
Ví dụ, với khách hàng không phải người hiểu rõ kiến thức trong ngành, việc giải thích rõ ràng các thuật ngữ là điều nên làm.
Bạn cũng có thể sử dụng phụ lục của bản kế hoạch để cung cấp thêm chi tiết cụ thể.
3. Đừng quá sợ hãi khi lập kế hoạch kinh doanh
Đại đa số doanh nhân không phải là chuyên gia kinh doanh với bằng cấp cao mà chỉ tích luỹ kiến thức, kinh nghiệm và hình thành thói quen tốt trong quá trình làm việc. Bạn cũng giống họ, nên đừng quá lo lắng nếu chưa thể lập một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo.
Nếu bạn đủ hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh của mình và đam mê với nó, việc viết ra một kế hoạch kinh doanh sẽ không khó khăn như bạn nghĩ.
Trên thực tế, bạn có thể bắt đầu với bản kế hoạch kinh doanh đơn giản chỉ trên một mặt giấy giống như đề cương sơ bộ, rồi dựa vào đó để triển khai chi tiết sau.
Chuẩn bị lập kế hoạch kinh doanh
Để xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, bạn cần chuẩn bị và thu thập một số tài liệu cần thiết như sau
1. Thu thập thông tin số liệu
Mỗi một bản kế hoạch kinh doanh được tạo lập để phục vụ đối tượng người đọc nhất định. Chính vì vậy, công việc đầu tiên của bạn là phải tìm hiểu mục đích xây dựng bản kế hoạch kinh doanh này là để làm gì. Đối tượng người đọc bản kế hoạch là ai…
Sau khi trả lời những câu hỏi cơ bản nhất của bản kế hoạch kinh doanh, ta bắt đầu đi thu thập thông tin số liệu, các thông tin này bao gồm:
- Mô hình kinh doanh: Doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào?
- Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp có bao nhiêu người? Quy mô nguồn vốn của doanh nghiệp là bao nhiêu?
- Sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp là gì?
- Thông tin về doanh nghiệp, gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, website,…
- Sơ đồ bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
- Thông tin về những sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp ra thị trường.
- Một số thông tin tổng quan về thị trường, ngành, khách hàng trọng tâm, đối tác mà doanh nghiệp đã và đang làm việc cùng.
- Thông tin về quy mô sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm tài nguyên, công nghệ, và các nguồn lực khác có liên quan.
- Hoạt động marketing của doanh nghiệp: kênh phân phối, kênh truyền thông, giá trị thương hiệu, các chương trình quảng bá,…
- Tài chính: các thông tin về tài sản, nguồn vốn, dòng tiền,…
- Quản trị rủi ro: Chính là những yếu tố rủi ro mà doanh nghiệp có thể mắc phải trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Bạn cần cân nhắc kỹ khối lượng thông tin cần cung cấp trong bản kế hoạch, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin không mong muốn.
2. Chuẩn bị các tài liệu có liên quan
Sau khi thu thập các số liệu và thông tin quan trọng, đã đến lúc bạn chuẩn bị một số tài liệu có cần phải đính kèm với bản kế hoạch kinh doanh. Những tài liệu này bao gồm:
- Logo và bộ nhận diện thương hiệu.
- Các tài liệu về kế toán, như báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo luân chuyển tiền tệ,…
- Các tài liệu liên quan tới tính xác thực của doanh nghiệp, như giấy phép kinh doanh, các loại chứng chỉ có liên quan.
- Tài liệu phân tích ngành, thị trường, đối thủ cạnh tranh, khách hàng.
Những tài liệu này có thể nhiều hơn, tùy thuộc vào mục đích và đối tượng người đọc bản kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
3. Xác định đối tượng thực hiện
Một khi hoàn tất các công đoạn thu thập số liệu và tài liệu cần thiết, doanh nghiệp bạn cần xác định đối tượng thực hiện bản kế hoạch kinh doanh. Người thực hiện có thể là bộ phận hành chính của doanh nghiệp, kết hợp với việc outsource thiết kế để bảng kế hoạch có phần trực quan chuyên nghiệp hơn.
Ở bước chuẩn bị này, doanh nghiệp cần lưu ý đến một số yếu tố, như chi phí lập kế hoạch, yêu cầu người lập thống nhất quan điểm và định hướng của doanh nghiệp trong bản kế hoạch.
Hướng dẫn viết bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả
Khi bắt tay viết một bản kế hoạch cụ thể, bạn cần quan tâm những thành tố cần phải có, nội dung và mẫu viết bảng kế hoạch kinh doanh sao cho chuyên nghiệp nhất có thể.
1. 6 đề mục nhất định phải có trong bản kế hoạch kinh doanh
#1: Tóm tắt bản kế hoạch
Một bản kế hoạch tài chính thường khá là dài, có thể lên tới hàng chục trang. Một trang tóm tắt sơ lược và cô đọng nhất là cần thiết để họ nắm bắt toàn bộ nội dung. Phần này chỉ nên kéo dài từ một tới hai trang.
#2: Mô tả về doanh nghiệp
Toàn bộ các thông tin liên quan tới doanh nghiệp, từ loại hình kinh doanh, lịch sử hình thành, thành tựu, quy mô, cơ sở vật chất,… nên được liệt kê khái quát trong mục này.
#3: Thông tin về sản phẩm, dịch vụ
Ngoài những thông tin cơ bản về doanh nghiệp, bạn cũng nên trình bày khái quát những đặc điểm, tính chất về sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp ra ngoài thị trường.
#4: Phân tích thị trường
Tất cả những thông số liên quan tới thị trường, như đối thủ cạnh tranh, nhà cung ứng và khách hàng trọng tâm cần phải được miêu tả cụ thể trong mục này. Nhận thức được bức tranh của thị trường, bạn sẽ vạch ra cho mình đường đi nước bước cụ thể trong hoạt động kinh doanh sau này.
#5: Báo cáo về nhân lực, Marketing và tài chính
Đây là ba thành tố nhất định phải có trong bảng kế hoạch kinh doanh. Số lượng nhân sự các phòng ban là bao nhiêu, sơ đồ tổ chức các phòng ban, các mục tiêu và chiến lược Marketing cần triển khai trong thời gian tới, bức tranh tài chính hiện tại của doanh nghiệp như thế nào, cách phân bổ nguồn vốn ra sao, kế hoạch huy động vốn trong tương lai…
>> Bí quyết xây dựng chiến lược Marketing hiệu quả
#6: Tài liệu đính kèm
Để làm rõ hơn cho kế hoạch kinh doanh của bạn trong tương lai, chắc chắn không thể thiếu những tài liệu đính kèm bổ trợ. Những tài liệu này bao gồm bảng cân đối kế toán, bảng luân chuyển tiền tệ, giấy phép kinh doanh (cũng như các chứng chỉ đi kèm),…
9 bước lập bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả
Để lập một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả, đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo quy trình 9 bước của Uplevo như sau
#1: Xác định tầm nhìn dài hạn
Muốn đi xa và ổn định, doanh nghiệp của bạn phải có được cho mình một chiến lược kinh doanh trong dài và ngắn hạn. Đây sẽ là kim chỉ nam cho bạn và đồng nghiệp để follow trong quá trình kinh doanh trong tương lai.
Bạn nên viết tầm nhìn dài hạn của công ty trong mụcSứ mệnh, tầm nhìn định hướngtrong bản kế hoạch kinh doanh của mình.
#2: Đặt mục tiêu cụ thể
Mục tiêu trong bảng kế hoạch kinh doanh là hạng mục bắt buộc phải có. Nhưng mục tiêu ấy cũng cần phải cụ thể, dễ thiết lập, thiết thực và mang tính thử thách. Một mục tiêu tốt là mục tiêu tuân theo nguyên tắc S.M.A.R.T.
Nguyên tắc S.M.A.R.T
#3: Xác định lợi thế bán hàng độc nhất
Lợi thế bán hàng độc nhất (USP) là điểm khác biệt của doanh nghiệp bạn so với đối thủ cạnh tranh. Đây chính là thứ giúp bạn nổi bật trong mắt của khách hàng.
Hãy lồng ghép USP vào bản kế hoạch kinh doanh. Điều này giúp bạn nhận biết thế mạnh của bản thân, và làm bản kế hoạch của bạn nổi bật hơn trong mắt của người đọc.
>> USP là gì? Ứng dụng USP để tối ưu hóa doanh thu
#4: Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh
Bạn cần tìm hiểu xem hình thái thị trường bạn đang nhắm vào như thế nào, có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh, họ là những ai, quy mô của họ như thế nào. Từ đó, bạn có thể dễ dàng vạch ra kế hoạch đúng đắn trong tương lai.
#5: Tìm hiểu khách hàng trọng tâm
Khách hàng trọng tâm chính là đối tượng sẽ trực tiếp tiêu thụ sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Một điều quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh, đó chính là xác định chính xác đối tượng mình sẽ phục vụ, để có phương hướng lối đi thích hợp.
#6: Nghiên cứu cung – cầu thị trường
Xác định thật chính xác nguồn cung và nguồn cầu của thị trường có tác động quan trọng tới việc bạn lập kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm ra bên ngoài.
#7: Xây dựng các mục tiêu kinh doanh
Sau bước nghiên cứu thị trường, đã đến lúc bạn vạch ra cho mình những mục tiêu cụ thể về tài chính, bán hàng và tiếp thị cho sản phẩm của mình.
Đừng quên các mục tiêu kinh doanh cũng cần phải tuân thủ theo nguyên tắc SMART đã được đề cập ở phần trên.
#8: Viết chiến lược kinh doanh cụ thể
Với những mục tiêu nhất định, bạn cần phải xay dựng chiến lược cụ thể cho từng mục tiêu. Kênh truyền thông là gì, áp dụng những chương trình Marketing ra sao? Thời gian áp dụng kéo dài tới bao lâu? Lượng vốn cần thu về là bao nhiêu? Cần bao nhiêu nguồn vốn kinh doanh?
#9: Hành động
Sau khi đã lập các mục tiêu và chiến lược cụ thể, đã đến lúc bạn áp dụng những kế hoạch mình vạch ra vào thực tế.
Bạn cũng đừng quên thường xuyên theo dõi quá trình thay đổi của thị trường để có những cập nhật nhất định cho bảng kế hoạch kinh doanh của mình.
3 nguyên tắc khi viết kế hoạch kinh doanh hoàn hảo
Khi viết một bản kế hoạch kinh doanh, bạn nên tuân thủ một số nguyên tắc sau:
#1: Viết bản kế hoạch với dung lượng cô động nhất có thể
Sẽ thật là mệt mỏi nếu người đọc phải lần mở tới 100 trang kế hoạch kinh doanh. Đó là lý do vì sao bạn nên cân nhắc lựa chọn thông tin cụ thể để lồng ghép vào trong bản kế hoạch của mình. Lý tưởng nhất, số trang của bản kế hoạch kinh doanh nên rơi vào tầm 10 – 20 trang giấy A4.
#2: Nhận biết đối tượng người đọc là ai
Xác đinh chính xác đối tượng người đọc sẽ quyết định việc bạn lựa chọn nhặt yếu tố nào vào bản kế hoạch. Ví dụ, nếu người đọc là cổ đông của công ty, thông tin chính trong bảng kế hoạch phải là báo cáo tài chính trong năm và kế hoạch tài chính trong năm tới.
#3: Đừng quá đặt nặng vấn đề chuyên môn trong bản kế hoạch
Hầu hết những người đọc bản kế hoạch của bạn có thể không am hiểu quá tường tận các yếu tố liên quan tới chuyên môn ngành nghề. Bạn cần diễn giải thông tin trong bản kế hoạch làm sao để đến cả đứa trẻ 5 tuổi cũng hiểu bạn đang nói gì.
Việc đưa ra các số liệu mang tính quá hàn lâm chỉ khiến bản kế hoạch của bạn trở nên rối ren và phức tạp quá mức cần thiết.