Kinh nghiệm quản lý cửa hàng bán lẻ và phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả nhất 2025

5/5 - (5 bình chọn)

Mục lục

5 Bí Kíp Cần Biết Để Quản Lý Cửa Hàng Hiệu Quả

Thực tế cho thấy, một tỷ lệ đáng kể chủ cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam (lên đến 90%) còn thiếu hụt kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực này. Nhiều cửa hàng ra đời một cách tự phát, thiếu đi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kinh nghiệm quản lý và chiến lược phát triển bền vững. Vậy làm thế nào để vận hành một cửa hàng bán lẻ một cách hiệu quả và tối ưu hóa doanh số? KiotViet xin chia sẻ 5 bí kíp quản lý cốt lõi, đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công của cửa hàng.

1. Quản Lý Nhân Viên Bán Hàng Tinh Tế

Quản lý nhân sự luôn là một trong những thách thức lớn nhất đối với chủ cửa hàng hoặc quản lý cửa hàng. Để quản lý tốt, đòi hỏi sự tinh tế, am hiểu tâm lý nhưng cũng cần sự kiên quyết. Điều quan trọng là phải hiểu rõ tính cách, điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có những chính sách động viên, khen thưởng kịp thời và phù hợp.

Chủ cửa hàng có thể xây dựng các cơ chế thưởng đa dạng để khuyến khích nhân viên nỗ lực hơn. Ví dụ, với mỗi 10 triệu đồng doanh số bán hàng đạt được, nhân viên có thể nhận thêm một khoản thưởng bằng 5% trên mức lương cứng. Sự khích lệ đúng lúc và đúng cách sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ, thôi thúc nhân viên phấn đấu và gắn bó hơn với công việc.

2. Kiểm Soát Hàng Hóa Chặt Chẽ

Nếu không thể kiểm soát tốt các hoạt động liên quan đến hàng hóa như nhập, bán, tồn kho, chủ cửa hàng sẽ gặp khó khăn trong việc tính toán doanh số chính xác và lập kế hoạch hàng hóa cụ thể. Để khắc phục vấn đề này, hiện nay các chủ cửa hàng có thể tận dụng sự hỗ trợ đắc lực từ các phần mềm bán hàng. Những phần mềm này thường có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và chi phí hợp lý.

Phần mềm bán hàng cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hàng hóa theo từng thời điểm, thậm chí theo từng giờ. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp chủ cửa hàng đưa ra những quyết định quản lý sáng suốt về nhập hàng, điều chỉnh tồn kho và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

3. Tối Ưu Trưng Bày và Thiết Kế Cửa Hàng

Trong kinh doanh bán lẻ, cách thức trưng bày và bố trí hàng hóa đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Một cách trình bày ấn tượng, khoa học không chỉ giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy sản phẩm mình cần mà còn thúc đẩy quyết định mua hàng nhanh chóng hơn.

Hãy luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng để cảm nhận trọn vẹn trải nghiệm khi bước vào cửa hàng. Cần nhớ rằng, khách hàng không chỉ đánh giá sản phẩm ở chất lượng mà còn ở cảm nhận tổng thể về không gian, từ thiết kế, mùi hương cho đến cảm xúc trong quá trình mua sắm. Những yếu tố này chính là “điểm cộng” ghi dấu ấn trong lòng khách hàng.

5 Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Không Khí Cửa Hàng:

Hình ảnh trang trí: Bao gồm tên thương hiệu, logo, nhận diện thương hiệu.
Ánh sáng: Yếu tố quan trọng tạo nên không gian và thu hút sự chú ý.
Màu sắc: Lựa chọn màu sắc phù hợp có thể tác động đến tâm trạng của khách hàng.
Âm thanh: Âm nhạc hoặc tiếng ồn trong cửa hàng cần được điều chỉnh hợp lý.
Mùi hương: Một mùi hương dễ chịu có thể tạo ấn tượng tốt và kéo dài thời gian khách hàng ở lại.

Những yếu tố này cùng nhau tạo nên cảm xúc và trải nghiệm tích cực cho khách hàng, từ đó thúc đẩy hành vi mua sắm. Vì vậy, chủ cửa hàng cần chú trọng điều chỉnh 5 yếu tố trên để tạo dựng một không gian mua sắm lý tưởng.

4. Nuôi Dưỡng và Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng

Trong quá khứ, việc quản lý và chăm sóc khách hàng thường bị xem nhẹ, dù quan niệm “khách hàng là thượng đế” luôn đúng trong kinh doanh. Để làm tốt điều này, chủ cửa hàng cần lưu giữ thông tin của khách hàng đã ghé thăm, bao gồm cả khách vãng lai (nếu được sự cho phép). Dữ liệu này cần được phân loại rõ ràng để xây dựng kế hoạch chăm sóc phù hợp.

Ví dụ, bạn có thể phân loại khách hàng thành các nhóm như khách VIP, khách mới, hoặc phân loại theo khu vực địa lý. Từ đó, áp dụng các chính sách giá khác nhau hoặc thiết kế các chương trình khuyến mãi nhắm đúng vào nhu cầu riêng biệt của từng nhóm. Việc này giúp chủ cửa hàng có cái nhìn rõ ràng hơn về các chiến dịch quảng bá, tránh tình trạng truyền thông sai đối tượng hoặc triển khai chương trình giảm giá mà doanh số vẫn “lẹt đẹt”.

5. Quản Lý Tài Chính Minh Bạch

Để quản lý cửa hàng hiệu quả, chủ sở hữu cần nắm vững ba bộ chỉ số tài chính cốt lõi:

Bộ chỉ số về Lãi Lỗ: Bao gồm doanh số, giá vốn hàng bán (chi phí trả cho nhà cung cấp), lãi gộp, chi phí cửa hàng, lãi gộp trên doanh số, và lãi ròng trên doanh số. Các chỉ số này cần được tính toán cho toàn bộ cửa hàng và cho từng nhóm ngành hàng cụ thể.
Bộ chỉ số về Tài sản – Hiệu quả Đầu tư: Bao gồm các chỉ số về tồn kho, công nợ với khách hàng, tài sản cố định, công cụ, dụng cụ sử dụng tại cửa hàng, tổng tài sản đầu tư, và chỉ số tổng doanh số trên tài sản. Việc nắm vững các chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, ví dụ như với mỗi đồng tài sản tạo ra bao nhiêu đồng doanh số.
Bộ chỉ số về Dòng tiền: Bao gồm dòng tiền vào và dòng tiền ra. Việc kiểm soát chặt chẽ dòng tiền giúp chủ cửa hàng phòng tránh thất thoát và đảm bảo khả năng thanh toán, duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

TOP Phần Mềm POS Hỗ Trợ Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Bán Lẻ Tốt Nhất

1. Phần Mềm POS ERPViet

Được xây dựng trên nền tảng Odoo danh tiếng toàn cầu, phần mềm POS của ERPViet vươn xa hơn chức năng quản lý thanh toán thông thường. Đây là một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP toàn diện, hỗ trợ quản lý chuỗi cửa hàng từ khâu mua hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, kho, sản xuất, kế toán, nhân sự, và nhiều hơn nữa. Nhờ vậy, về mặt chức năng, phần mềm POS của ERPViet vượt trội hơn hẳn so với các giải pháp POS chỉ tập trung vào thanh toán.

Tính Năng Phần Mềm:

Quản lý phiên bán hàng: mở/đóng phiên, thao tác thanh toán, chốt két tiền mặt, …
Quản lý khách hàng: tạo mới, sửa/xóa thông tin, tìm kiếm nhanh chóng.
Quản lý sản phẩm: tạo mới, sửa/xóa, tìm kiếm.
Quản lý biến thể sản phẩm: tạo mới, sửa/xóa.
Quản lý bảng giá: định nghĩa bảng giá, công thức tính giá, tạo/sửa bảng giá.
Báo cáo: tổng hợp các phiên bán hàng và thông tin bán hàng, hỗ trợ ra quyết định.
Cấu hình: thiết lập điểm bán hàng, nhóm POS, thuộc tính, giá trị thuộc tính.

Lợi Ích:

Quản lý doanh thu chính xác và đánh giá hiệu quả bán hàng qua dashboard thông minh.
Dễ dàng theo dõi, tra cứu tồn kho trực tiếp từ giao diện POS.
Thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi linh hoạt.
Quản lý tính điểm đồng bộ và tự động trên toàn hệ thống chuỗi cửa hàng.
Quản trị đồng bộ và liên kết dữ liệu trên tất cả các phân hệ: bán hàng, kho, kế toán, CRM, mua hàng.
Tra cứu thông tin khách hàng dễ dàng, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc.
Tích hợp dễ dàng với Facebook, SMS, Callcenter.
Thân thiện với mọi trình duyệt và thiết bị.
Tự động tổng hợp báo cáo theo thời gian thực.
Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ với thiết bị có kết nối internet.
Đáp ứng mọi nghiệp vụ kinh doanh của hệ thống chuỗi bán hàng.
Linh hoạt trong phát triển và mở rộng tính năng.
Phân quyền chi tiết theo người dùng.
Có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Đối Tượng Sử Dụng: Các doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm ERP tổng thể hoặc giải pháp quản lý chuỗi bán hàng cho các ngành hàng thời trang, thực phẩm, mỹ phẩm, spa, dịch vụ ăn uống.

Casestudy: Mỹ phẩm & Spa Menard Việt Nam, Golden Gate, Thời trang Biluxury, Siêu thị Nhật Bản Sakuko, Thời trang Ý Gustavo Gano, Thực phẩm sạch Homefarm, …

Giá: Xem chi tiết tại đây

Xem thêm: Phần mềm bán lẻ POS dành cho cửa hàng

2. Phần Mềm POS KiotViet

KiotViet là một trong những phần mềm quản lý bán hàng phổ biến dành cho các cửa hàng bán lẻ, giúp hỗ trợ quản lý doanh số và hàng hóa hiệu quả.

Lợi Ích:

Thao tác nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.
Giao diện trực quan, dễ quan sát.
Giám sát bán hàng mọi lúc, mọi nơi.
Sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau.

Tính Năng:

Quản lý bán hàng: Thêm mới thông tin khách hàng, tạo và in hóa đơn, order đặt hàng và thông báo phục vụ.
Quản lý tồn kho: Báo cáo tồn kho, thông tin nhập kho, quản lý nhà cung cấp.
Báo cáo: Báo cáo doanh thu – chi phí hàng ngày, hàng tháng; báo cáo hiệu quả bán hàng theo nhân viên; báo cáo doanh số theo sản phẩm.

Đối Tượng Sử Dụng: Chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ muốn quản lý tốt doanh số và hạn chế thất thoát hàng hóa.

Case study: LAZIO, Híu Sunglasses, J27, COCO DIVA, YOLO SPORT, ANTELO, KaPO, Wi Bags, HẾN STORE, WOMAN’S SECRET, THỜI TRANG CHIVARO, …

Giá: Xem chi tiết tại đây

Xem thêm: Phần mềm bán lẻ POS dành cho nhà hàng

3. Phần Mềm POS App

Phần mềm POS App hỗ trợ doanh nghiệp quản lý bán hàng nhanh chóng trên mọi thiết bị, đặc biệt phù hợp với các loại hình kinh doanh bán lẻ, nhà hàng, quán trà sữa, salon, spa, thẩm mỹ viện, và rất được ưa chuộng trong các quán cà phê.

Lợi Ích:

Không yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu tốn kém.
Hoạt động linh hoạt trên nhiều thiết bị.
Cho phép bán hàng theo nhiều hình thức đa dạng.
Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.
Quản lý nhân viên chặt chẽ thông qua phân quyền truy cập, quản lý lịch làm việc và chấm công.
Hạn chế tối đa thất thoát và gian lận.
Kiểm soát dòng tiền hiệu quả qua các báo cáo thu chi.
Tương thích với nhiều thiết bị phần cứng khác nhau.

Đối Tượng Sử Dụng: Các cửa hàng cafe, quán trà sữa, nhà hàng có nhu cầu quản lý cửa hàng hiệu quả hơn.

Case study: SK coffee, GANGS BEER & COFFEE, Pinkroom, New Land Coffee, Contigo VN, VTCosmetics, Lotus Tea Coffee Express, My Cafe, …

Giá: Xem chi tiết tại đây

Xem thêm: Phần mềm bán lẻ POS – công cụ không thể thiếu trong thời đại 4.0

4. Phần Mềm Now POS

Now POS là giải pháp tối ưu hóa quy trình bán hàng với những lợi ích vượt trội.

Lợi Ích:

Bán hàng dễ dàng nhanh chóng: Tự động phân loại và chuyển in order tại quầy bar, bếp, giúp nhân viên chế biến nhanh và chính xác hơn.
Hạn chế thất thoát nguyên liệu: Dựa trên dữ liệu bán hàng, phần mềm tự động thống kê số lượng nguyên vật liệu đã sử dụng, tính toán chênh lệch, giúp hạn chế thất thoát tối đa.
Tiết kiệm chi phí quản lý tối đa: Hỗ trợ nghiệp vụ bán hàng, thống kê doanh thu, hàng nhập tồn, giảm bớt chi phí nhân công, đảm bảo cửa hàng hoạt động hiệu quả.
Cung cấp đầy đủ báo cáo: Chủ cửa hàng có thể kiểm tra đơn hàng, dòng tiền vào ra, nhóm sản phẩm mọi lúc mọi nơi thông qua các báo cáo trực quan.
Quản lý và phân quyền nhân viên: Cho phép chủ cửa hàng thiết lập ca làm việc, phân quyền nhân viên phù hợp với từng vị trí.

Đối Tượng Sử Dụng: Các cửa hàng nhỏ có nhu cầu quản lý POS.

Casestudy: The Little Door, Bánh đa cua Dì Lý, …

Giá: Xem chi tiết tại đây

Xem thêm: 5 tính năng ưu việt của phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ POS

5. Phần Mềm POS365

POS365 cung cấp giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho các cửa hàng.

Lợi Ích:

Bán hàng nhanh hơn: Xử lý đồng thời nhiều đơn hàng, lưu lại lịch sử đơn hàng để đối chiếu khi cần thiết.
Quản lý kho tốt hơn: Kiểm soát số lượng hàng hóa, ngày nhập hàng, thông tin nhà cung cấp một cách dễ dàng.
Quản lý bằng điện thoại: Cập nhật mọi đơn hàng, số lượng hàng hóa, thu chi trực tiếp trên điện thoại di động.
Quản lý khách hàng: Lưu trữ không giới hạn thông tin khách hàng, đơn hàng. Tích điểm để chăm sóc khách hàng thân thiết.
Quản lý công nợ: Nắm bắt tình hình công nợ nhanh chóng thông qua các biểu đồ thống kê trực quan.
Báo cáo thống kê chi tiết: Cung cấp báo cáo thu chi, hàng hóa, doanh thu dưới dạng biểu đồ trực quan, giúp nắm bắt tình hình kinh doanh tốt hơn.
Giao diện phần mềm bán hàng: Đơn giản, dễ sử dụng với nhiều tính năng đáp ứng mọi nhu cầu bán hàng.
Quản lý tập trung: Hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh cùng lúc trong một phần mềm duy nhất.
Bán hàng online và offline: Đồng bộ dữ liệu bán hàng online với tất cả các thiết bị bán hàng khác của bạn.